Vielen Unternehmen fällt die Auswahl einer (neuen) Unternehmenssoftware nicht leicht. Zu groß und vielfältig ist der Softwaremarkt. Hier als branchenfremdes Unternehmen den Überblick zu behalten, ist utopisch. Ein CRM-Berater kann Ihnen als Betrieb dabei helfen, ein System zu finden, welches Ihren Anforderungen gerecht wird.
Sie sind auf der Suche nach einem CRM-System? Erfahren Sie hier, wie unsere unabhängigen Softwareberater Ihnen helfen können.
Wichtige Faktoren, die Sie bei der Suche nach einem geeigneten CRM-Berater berücksichtigen sollten.
Guter Rat bei der CRM-Auswahl ist teuer. Um so besser, wenn Sie auf die Erfahrung guter Bekannter zurückgreifen können.
Viele Unternehmen greifen bei der Suche nach einer CRM-Software auf externe Beratung zurück. Doch ist das immer eine gute Idee?
Die Abkürzung “CRM“ steht für den englischen Begriff des Customer Relationship Managements. Dieser ist im Deutschen ebenso gebräuchlich wie die Bezeichnung „Kundenbeziehungsmanagement“. Das CRM umfasst die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens oder einer Organisation auf der eigenen Seite, und die damit einhergehende, systematische Gestaltung aller Kundenbeziehungsprozesse auf der anderen Seite. Eine CRM-Software bzw. ein CRM-System unterstützt Unternehmen dabei, diese Prozesse digital abzubilden und zu optimieren.
Im System wird dabei auch für jeden Kunden eine digitale Akte erstellt, in der alle wichtigen Daten über ihn gesammelt werden. Innerhalb des Systems lassen sich diese Daten dann mithilfe von Analyse- und Reporting-Funktionen auswerten und übersichtlich darstellen. Dies hilft Unternehmen dabei, ihre Kunden besser zu verstehen und ihren Anforderungen besser gerecht werden zu können. Weiterführende Informationen über CRM-Software finden Sie auf der Seite: Was ist CRM?
Die Einführung einer (neuen) Unternehmenssoftware stellt immer einen wichtigen Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung des eigenen Unternehmens dar. Digitalisierung sollte keinesfalls als Selbstzweck verstanden werden. Richtig umgesetzt kann sie für Unternehmen mit zahlreichen Vorteilen einhergehen; von Kosteneinsparungen über die effektivere Gestaltung der Kundenakquise.
Damit sich diese potenziellen Vorteile jedoch auch in der Praxis einstellen, muss eine CRM-Software die jeweiligen Kundenbeziehungsprozesse eines Unternehmen vollumfänglich digital abbilden können. Je nach Branchenausrichtung, Zielgruppe und der Beschaffenheit internen Prozesse kann eine Standardsoftware hier schnell an ihre Grenzen kommen.
Grundsätzlich stellt die Implementierung einer CRM-Software eine gute Gelegenheit dar, die bestehenden Geschäftsprozesse einmal zu hinterfragen und gegebenenfalls festgefahrene Strukturen aufzubrechen und zu optimieren. Keinesfalls sollten effiziente Prozesse jedoch umstrukturiert werden, um der CRM-Software angepasst und von ihr abgebildet werden zu können. Anderenfalls werden größere Ineffizienzen in Kauf genommen. Stattdessen sollte ein neues System sich dem Unternehmen und seinen Prozessen anpassen.
Ein solches System zu finden, ist jedoch nicht leicht. Das hat unterschiedliche Gründe. Einerseits leben wir in Zeiten beispielloser Informationsverfügbarkeit.
„Das Einzige, was man wirklich wissen muss, ist der Standort der Bibliothek“
, so ein Zitat, welches häufig Albert Einstein zugesprochen wird, obgleich dies nicht belegt ist. Unabhängig davon, von wem dieses Zitat tatsächlich stammt; im Zeitalter der digitalen Transformation haben die meisten die „Bibliothek“ immer bei sich: Ihr Smartphone, Tablet oder Notebook. Das Internet hat in vielen Bereichen analoge Nachschlagewerkzeuge abgelöst. Stattdessen ist die vermeintliche Antwort heutzutage nur eine Suchmaschinen-Abfrage entfernt. Doch im Zuge dieser hohen Informationsverfügbarkeit sind wir es als Gesellschaft auch mehr und mehr gewohnt, in Sekundenschnelle die Antwort auf unsere Frage zu erhalten.
Wir erwarten, dass Suchmaschinen und schnell die richtige Antwort liefern und vertrauen teilweise blind auf die Quellen, die uns weit oben in den Ergebnissen angezeigt werden. Dabei vernachlässigen wir häufig, dass es auf manche Fragen schlichtweg keine einfachen Antworten gibt, die sich kurzerhand online nachschlagen lassen. Stellen wir also beispielsweise eine Anfrage nach dem besten CRM-System, so werden wir sofort zahlreiche Ergebnisse erhalten.
Diese umfassen zumeist Top-10-Rankings, ebenso wie bezahlte Werbung von Anbietern. Keines dieser Ergebnisse berücksichtigt jedoch die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. So lässt sich also auch in der Regel nicht „einfach“ über eine Suchmaschinenabfrage schnell ein passendes System finden, welches auch entsprechende Vorteile in den eigenen Betrieb tragen kann.
Erschwerend hinzu kommen die Größe und Vielfalt des wettbewerbsstarken CRM-Marktes. Zu groß, vielfältig und ausdifferenziert sind der hiesige und internationale CRM-Markt. Beim ersten Versuch, sich einen Überblick über potenzielle Systeme und Anbieter zu verschaffen, wird man daher schnell von der Vielfalt erschlagen. Neben der bekannten Namen renommierter, internationaler Systemhäuser finden sich nämlich auch etliche kleine und mittelständische Anbieter, die ebenfalls hochwertige Lösungen im Portfolio haben.
Die Aufgabe eines CRM-Beraters ist es, Unternehmen bei der Formulierung von Anforderungen oder bei der Marktsondierung unter die Arme zu greifen. Er kann dabei an unterschiedlichen Stellen ansetzen.
So gibt es beispielsweise Softwareberater, die gemeinsam mit dem Unternehmen einen Blick auf dessen Prozesse werfen und ihnen dabei helfen, herauszustellen, welche Anforderungen sie an ein geeignetes System haben. Dabei werden unterschiedliche Einsatzbereiche, wie beispielsweise Marketing, Vertrieb und Kundenservice genau durchleuchtet. Anschließend werden die konkreten Anforderungen in einem Lastenheft zusammengetragen, welches Anbietern bei der Beurteilung hilft, ob sie ein Projekt betreuen können.
Andere CRM-Berater übernehmen die Marktsondierung für Unternehmen. Sie erfassen ihr Anforderungsprofil und sprechen auf dieser Grundlage potenzielle Anbieter an, die für ihr Projekt in Frage kommen würde. In diesem Fall zahlen häufig die Anbieter für die Dienstleistung des Beraters, sodass für das Unternehmen auf der Suche nach einem System keine Kosten anfallen.
Die Dienstleistung eines CRM-Beraters kann für Unternehmen zahlreiche Vorteile haben. Wie bei allen Dingen im Leben gibt es jedoch auch potenzielle Nachteile, derer sich Unternehmen vor der Inanspruchnahme dieser Dienstleistung bewusst sein sollten. Im Artikel „Vor- und Nachteile von CRM-Beratern“ werden die Vor- und Nachteile übersichtlich zusammengefasst.
Ein CRM-System erfüllt nur in Kombination mit einer soliden, detaillierten CRM-Strategie ihr volles Potenzial. Die bloße Einführung einer CRM-Software genügt demnach nicht, damit sich mögliche Vorteile wie Kosteneinsparungen oder eine verbesserte Neukundengewinnung oder Kundenbindung einstellen. Vielmehr dient die CRM-Software als digitale Unterstützung bei der Umsetzung der CRM-Strategie.
Unternehmen sollten sich demnach erst auf die Suche nach einer geeigneten CRM-Software begeben, wenn sie im CRM-Bereich grundlegende Prozesse im Einklang mit einer soliden CRM-Strategie definiert haben. Auch bei der Formulierung einer derartigen Strategie gibt es Beratungsunternehmen, die Unternehmen unterstützen. Ob eine derartige Dienstleistung in Anspruch genommen werden sollte, ist sehr individuell.
Egal, ob Sie sich für die Inanspruchnahme einer CRM-Beratung entscheiden: Die finale Entscheidung für ein System liegt bei Ihnen als Unternehmen. Nachdem potenziell geeignete Anbieter über den Berater identifiziert wurden, gibt es unter Umständen die Möglichkeit, das System zu testen.
Viele Softwareanbieter stellen potenziellen Kunden eine kostenlose Testversion für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung. Diesen können Unternehmen nutzen, um sich mit dem System vertraut zu machen und zu entscheiden, ob es nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis für die eigenen Zwecke geeignet ist.
Letzten Endes sollte auch die Chemie zwischen Ihnen als Unternehmen und dem Anbieter stimmen. Schließlich sind Unternehmenssoftware wie CRM-Systeme zumeist auf eine längerfristige Nutzung im Unternehmen ausgelegt. Somit geht man mit der Auswahl eines Systems auch eine langjährige Geschäftspartnerschaft mit dem jeweiligen Anbieter ein. Auch zwischenmenschliche Faktoren sollten daher nicht gänzlich außer Acht gelassen werden.