Der SharePoint Server als Mediathek für den Außendienst

Präsentationen, Datenblätter, technische Dokumentation im technischen Vertrieb

Mit der Nutzung des SharePoint Servers im technischen Vertrieb erhält der Außendienst eine machtvolle und attraktive Mediathek, mit der auf viele vertriebliche Herausforderungen reagiert werden kann. Die Zusammenarbeit der Vertriebsmitarbeiter mit der Marketingabteilung wird dadurch noch enger und nahtlos.

Die Vorteile der Kriegerkollegen Mediathek einen Blick

• Branding entsprechend Unternehmensvorgaben
• Ständig aktuelle Informationen, keine doppelte Datenhaltung
• Saubere Strukturen und beste Suchfunktionen

Die Aktualisierung der Vertriebsunterlagen erfolgt in der Mediathek „just-in-time“. Doppelte Datenhaltung gehört zur Vergangenheit, da Vertrieb und Marketing dieselbe Datenbasis nutzt. Die Mediathek kann aus dem CRM, aus Microsoft Teams oder direkt aufgerufen werden.

Datenbasis: OneDrive for Business

Zunächst übernehmen wir alle Vertriebsunterlagen auf OneDrive for Business. Dort werden alle Dokumente – unabhängig von ihrem Format – gespeichert. Auf OneDrive for Business können die Dokumente online und offline zugegriffen werden. Voraussetzung für den Offline-Zugriff ist die Synchronisierung der einzelnen Dokumente und/oder Verzeichnisse.

Dokumente können beispielsweise PDF Dateien, Excel Sheets oder PowerPoint Präsentationen sein. Die Kunden der Kriegerkollegen speichern Produktdatenblätter, technische Zeichnungen, Filme und Broschüren, letztlich alle Dokumente, mit denen der Vertrieb arbeitet. Diese Dokumente können direkt aus der Mediathek aufgerufen werden.  

Auch noch nicht für die vertriebliche Nutzung freigegebene Dokumente können dort gespeichert und weiterbearbeitet werden.

Die Kriegerkollegen stellen dann in OneDrive for Business spezifische Tabellen und Stichworte bereit. Besonders wichtig ist die Unterscheidung, ob ein Dokument für die Mediathek bereit gestellt werden soll oder nicht. Bei einer neuen Version eines Dokuments, wird die frühere Version einfach „kaltgestellt“ und die neue veröffentlicht.

Sharepoint als attraktive Mediathek

Alle Dokumente die veröffentlicht sind, stehen nun in der Mediathek zur Verfügung. Die Eigenschaften der Dokumente ordnen das Dokument dann auch beispielsweise einer Kundenzielgruppe oder einem Produktsegment zu. Bei manchen Dokumenten ist es auch sinnvoll, sie in mehreren Produktgruppen oder Anwendungsbereichen zu zeigen. Auch das ist durch eine Art der Verschlagwortung möglich.

Die Mediathek steht damit dem Vertriebsmitarbeiter zur Verfügung. Auf seinem Computer, auf seinem Windows Tablet oder iPAD kann er durch die intuitive Benutzerführung sofort das richtige Dokument aufrufen und den Imagefilm präsentieren oder gemeinsam mit dem Kunden eine Aufrisszeichnung besprechen.