CRM für die Mitgliederverwaltung

Vereinsverwaltung, Öffentlichkeitsarbeit, Dokumentenmanagement u.v.m.: Erfahren Sie mehr über die Einsatzbereiche eines CRMs für die Mitgliederverwaltung.

Sind Sie auf der Suche nach einer Software für die Mitgliederverwaltung in Ihrem Verein? Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit einigen wichtigen Funktionen und Einsatzbereichen einer CRM-Software für die Mitgliederverwaltung auseinandersetzen und aufzeigen, worauf Sie bei der Suche nach einem geeigneten System achten sollten. Zunächst muss jedoch einmal definiert werden, worum es sich bei der Mitgliederverwaltung eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis

• Mitgliederverwaltung
• Vereinsverwaltung
• Automatische Protokollierung
• Dokumentenmanagement
• Öffentlichkeitsarbeit
• Event-Management
• Beitragsverwaltung
• Newsletter-Tool
• Fazit

Was ist die Mitgliederverwaltung? 

Die Mitgliederverwaltung ist für Körperschaften wie Verbände, Vereine, Gewerkschaften, Kammern und Parteien gleichermaßen von Relevanz. Dabei muss sie in vielen Fällen die Aufgaben eines klassischen CRMs erfüllen. Obgleich es einige, wesentliche Unterschiede zwischen Kunden und Mitgliedern gibt, ist der Ansatz dennoch ähnlich. Grundsätzlich sind Vereine ebenso gewillt, neue Mitglieder zu gewinnen und diese langfristig zu binden, wie Unternehmen, neue Kunden zu gewinnen.

CRM-Software für die Mitgliederverwaltung nutzen 

Aus diesem Grund bietet sich auch die Nutzung einer CRM-Software für die Mitgliederverwaltung an; die Einsatzbereiche sind weitgehend deckungsgleich. Auch auf operativer und administrativer Ebene, wie beispielsweise bei der Abrechnung, finden sich mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede. Grundsätzlich finden sich zwischen der Beitragsverwaltung in Körperschaften wie Vereinen und Verbänden und der Rechnungsstellung in For-Profit Organisationen zahlreiche Parallelen.

Kategorisierung von Mitliedern 

Auch lassen sich Mitglieder ebenso kategorisieren, wie sich Kunden beispielsweise segmentieren lassen. In manchen Systemen ist dies beispielsweise über Schlagworte möglich. In der Praxis lassen sich so beispielsweise alle Spender des vergangenen Jahres aus einem bestimmten Postleitzahlbereich anzeigen (vgl. centralstationcrm.de, 02.04.2022).

CRM-Software für die Vereinsverwaltung 

Der CRM-Markt ist ebenso vielfältig wie auch ausdifferenziert. So finden sich für Einrichtungen jeder Branche geeignete Lösungen am Markt. Dies gilt grundsätzlich auch für Vereine. In gewisser Weise handelt es sich hierbei auch nur um eine besondere Form einer Organisation. Ob der Verein dabei einen gemeinnützigen Zweck erfüllt oder es sich um einen Sportverein handelt, ist zunächst unwesentlich. Es bedarf in jedem Fall einer Softwarelösung, mithilfe welcher Vereine den Überblick über aktuelle aktuellen Mitglieder behalten.

Ganzheitliche Vereinsverwaltung mit dem CRM 

Über das System können dann beispielsweise Beiträge abgerechnet werden oder Newsletter verschickt werden. Auch lässt sich das System nutzen, um neue Mitglieder anzuwerben. Vereine sind dabei selbstverständlich nur eine mögliche Körperschaftsform, die von einer softwaregestützten Mitgliederverwaltung profitiert. Auch haben Vereine selbstverständlich weitere Anforderungen, die über den Einsatzbereich einer Mitgliederverwaltungs-Software hinausgehen. Im Folgenden wollen wir uns jedoch einmal explizit mit der Mitgliederverwaltung befassen und aufzeigen, welche Einsatzbereiche und Funktionen sie abdecken kann. Einige dieser Funktionen und Einsatzbereiche spielen auch in generischen CRM-Systemen oder in Lösungen für andere Branchen eine wichtige Rolle. Zudem wird keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhoben. 

Automatische Protokollierung in der Mitgliederverwaltung 

Im Zeitalter der digitalen Transformation sind Daten von unschätzbarer Relevanz. Sie helfen es Vereinen, Verbänden und anderen Körperschaften, ein besseres Bild der eigenen Mitglieder und ihrer Anforderungen und Wünsche zu erhalten. Aus diesem Grund sollten an jedem Berührungspunkt (Touch Point) von Verein und Mitgliedern Informationen gesammelt werden, die dann an späterer Stelle über das CRM-System ausgewertet werden können.

Automatisierung schafft Effizienz 

Mithilfe eines modernen CRM-Systems kann diese Datenerfassung automatisiert erfolgen. Bei jedem neuen Touch Point werden so alle wichtigen Informationen des Austausches im System in der jeweiligen Akte des entsprechenden Mitglieds hinterlegt und sind dort zentral für alle Beteiligten zugänglich. Auf diese Weise entsteht eine 360°-Sicht der eigenen Mitglieder und es wird im Laufe der Zeit eine solide Datenbasis aufgebaut, die bei der fundierten Entscheidungsfindung unterstützt.

Dokumentenmanagement 

Das Dokumentenmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben einer jeden Organisation; egal, ob es sich um ein Unternehmen oder einen Verein handelt. Im digitalen Zeitalter ist dabei häufig das papierlose Büro das Ziel. Es lohnt sich aus unterschiedlichen Gründen, das Papieraufkommen im eigenen Verein zu reduzieren. Einerseits werden Kosten in den Bereichen Druckerpapier und -tinte gespart. Andererseits lassen sich Dokumente in digitaler Ausführung auch wesentlich effizienter verwalten. Wird ein bestimmtes Dokument gesucht, lässt sich dieses binnen weniger Sekunden über die Volltextsuche im System anzeigen.

Schnittstelle zwischen CRM und DMS 

Dabei bietet es sich an, technisch eine Verknüpfung zwischen DMS und CRM einzurichten. Dies hat zum Vorteil, dass sich Dokumente direkt mit der Akte des jeweiligen Mitglieds bzw. Kontaktes verknüpfen lassen. Auf diese Weise sind alle wichtigen Dokumente zu einem bestimmten Kontakt direkt beim Öffnen der jeweiligen Akte ersichtlich.

Mitgliederverwaltung und Öffentlichkeitsarbeit 

Auch die Öffentlichkeitsarbeit gehört für viele Organisationen mit Mitgliedern zum täglich Brot. Insbesondere in Körperschaften wie Stiftungen oder politischen Parteien ist der Öffentlichkeitsarbeit (PR) ein extrem hoher Stellenwert beizumessen. Eine CRM-Software für die Mitgliederverwaltung verfügt daher nicht selten auch über Funktionen für die Öffentlichkeitsarbeit.

Dabei geht es vornehmlich darum, die eigene Einrichtung in ein möglichst vorteilhaftes Licht zu rücken. Hier lassen sich viele Parallelen zum Corporate Reputation Management erkennen. Mithilfe einer geeigneten CRM-Software für diesen Bereich lässt sich steuern, welche Kampagnen wann und wie gefahren werden sollen.

Event-Management 

Auch lassen sich Veranstaltungen, wie beispielsweise Pressekonferenzen, mit dem CRM-System planen und verwalten. Im System werden Module aus diesem Einsatzbereich häufig auch als Event-Management bezeichnet. Mithilfe der CRM-Software lassen sich Veranstaltungen beispielsweise auch promoten. So können Einladungen direkt aus dem System heraus an Mitglieder und andere Kontakte unterschiedlicher Kategorien verschickt werden.

Veranstaltungsmanagement mit dem CRM 

Vereine, Verbände & Co. sind dabei nicht die einzigen Einrichtungen, die von einem softwaregestützten Event-Management profitieren. Aus diesem Grund sind die Auswahlmöglichkeiten in diesem Bereich sehr vielfältig; es finden sich viele CRM-Systeme am Markt, die Funktionen für das Veranstaltungsmanagement umfassen.

Mitglieder- und Beitragsverwaltung 

Die Beitragsverwaltung zählt zu den zentralen administrativen Aufgaben eines jeden Vereins. Auch hierbei spielt das Kernziel bzw. die Ausrichtung des Vereins keine Rolle. Mithilfe einer CRM-Software für die Mitgliederverwaltung lassen sich alle Geldflüsse zentral an einer Stelle verwalten. Dies gilt für regelmäßige Beiträge ebenso wie für Spenden, wobei sich diese gesondert in einer softwareseitigen Spendenverwaltung darstellen lassen.

Kategorisierung und Beitragsstatus 

Die Kategorisierung der Mitglieder kann dabei im System auch unmittelbar mit ihrem Beitragsstatus verknüpft werden, sodass auf den ersten Blick ersichtlich ist, welches Mitglied welchen Beitrag zu entrichten hat. Moderne CRM-Systeme können dabei beispielsweise auch Funktionen für das Mahnwesen umfassen, die Abrechnung oder die Überweisung umfassen, sodass sich alle Vorgänge der Beitragsverwaltung zentral vom CRM-System aus steuern lassen.

Newsletter-Tool für die Mitgliederverwaltung

Zu guter Letzt können auch Newsletter direkt über das CRM-System verschickt werden. Auch hierbei ist eine Kategorisierung der Mitglieder von Relevanz, sodass die richtigen Newsletter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Kontakte erreichen.

Gesonderte Systeme 

Erwähnenswert ist dabei, dass es für die Versendung von Newslettern ebenso wie für das Event-Management beispielsweise auch gesonderte Softwarelösungen gibt. Grundsätzlich lässt sich nicht pauschalisieren, in welchen Fällen es einer gesonderten Lösung für diese Funktionen bedarf und wann auch eine ganzheitliche CRM-Software diese Aufgaben im Unternehmen erfüllen kann. Kommt ein gesondertes System zum Einsatz, sollte jedoch sichergestellt werden, dass sich eine Verknüpfung zum CRM-System einrichten lässt, damit eine einheitliche Datenbasis geschaffen werden kann.

Fazit: Mitgliederverwaltung mit dem CRM-System

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass moderne CRM-Systeme eine ganzheitliche, digitale Mitgliederverwaltung ermöglichen. Welche Funktionen das System dabei konkret umfassen sollte, variiert von Organisation zu Organisation, von Verein zu Verein und von Partei zu Partei. Abdecken lassen sich beispielsweise die Einsatzbereiche:

• Öffentlichkeitsarbeit,
• Beitragsverwaltung und
• Event-Management.

Auf funktioneller Ebene kann eine CRM-Software für die Mitgliederverwaltung beispielsweise Prozesse des Dokumentenmanagements, der automatischen Protokollierung und des Newsletter-Versands abdecken. Aufgrund der Vielfalt des CRM-Marktes lässt sich für jede Einrichtung jedes Anforderungsprofil und jeder Größe eine geeignete Software für die Mitgliederverwaltung finden.