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Integration von CRM-Software und Newsletter-Tool

Newsletter-Tools bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Erfahren Sie hier, wie Sie von einer Anbindung an Ihre CRM-Software profitieren.

Mailchimp, SendinBlue, CleverReach & Co.; die Namen renommierter Newsletter-Tools, mit denen Unternehmen im E-Mail-Marketing durchstarten können. Der größtmögliche Nutzen aus diesen Anwendungen kann allerdings nur gezogen werden, wenn sie an die eigene CRM-Software angebunden werden. Warum das der Fall ist, und wie Unternehmen von einer Integration betrieben, wird im Folgenden aufgegriffen.

Inhaltsverzeichnis 

Was ist CRM-Software?

Die Abkürzung „CRM“ bezeichnet das Customer-Relationship-Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich um die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden und die damit einhergehende systematische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse.

Eine CRM-Software ermöglicht Unternehmen die digitale Abbildung all dieser Prozesse. Dabei fungiert das CRM-System zunächst als zentraler Speicherort für sämtliche Kundendaten. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen haben die Möglichkeit, auf diese Informationen zuzugreifen. So lässt sich ein besserer und persönlicher Kundenservice gewährleisten.

Der Vertrieb profitiert von der Möglichkeit, zielgerichtetere Angebote zu erstellen und im Marketing lassen sich ansprechendere Kampagnen fahren. Softwareseitig kommen dabei unterschiedliche Funktionen zum Einsatz. Diese sind zumeist abhängig von ihrem Einsatzgebiet einem bestimmten Modul zugeordnet. Zu den wichtigsten Modulen, Funktionen und Einsatzbereichen einer CRM-Software zählen:

  • Vertrieb
  • Marketing
  • Kundenservice
  • Projektmanagement
  • Kontaktmanagement
  • Arbeitsabläufe
  • Reporting
  • Callcenter

Dabei profitiert nicht jedes Unternehmen von der Nutzung aller Module. Vielmehr sollte eine geeignete CRM-Software in der Lage sein, alle Kundenbeziehungsprozesse eines Unternehmens digital abzubilden. So können Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus einer Unternehmenssoftware ziehen.

E-Mail-Marketing und Newsletter-Tools 

Newsletter-Tools fallen in den Anwendungsbereich des E-Mail-Marketings. Dieses ist wiederum der Oberkategorie Online-Marketing zuzuordnen. Obwohl E-Mail-Marketing keine neue Entwicklung ist, ist es nach wie vor für viele Unternehmen profitabel.

Schnell viele Menschen erreichen 

Während es nicht unbedingt auf den ersten Blick ersichtlich ist, auf welchen sozialen Netzwerken die eigene Zielgruppe zu finden ist, verfügen die meisten über eine E-Mail-Adresse. Statista zufolge lieg der Anteil der Deutschen mit eigenem E-Mail-Konto bei 87 Prozent. Unter den 16-24-Jährigen sind es sogar 94 Prozent. In der Europäischen Union besitzen etwa 75 Prozent aller Personen einen E-Mail-Account (vgl. de.statista.com, 05.12.2019).

Ursprüngliche Herausforderungen 

Als sich E-Mail-Marketing für Unternehmen zu einem effektiven Mittel zur direkten Kommunikation entwickelte, begannen immer mehr Menschen, derartige Werbe-Emails als lästig zu betrachten. E-Mails wurden durch borgenommene Einstellungen dann häufiger herausgefiltert und landeten im Spam-Ordner. Unternehmen standen also vor der Herausforderung, (potenziellen) Kunden ihren Content zu vermitteln, ohne, dass dieser im Spam-Ordner landete oder als lästig empfunden wurde.

Erschwerend hinzu kam, dass sich die Erfolgsquote von (E-Mail-)Marketing-Kampagnen zunächst schlecht messen lies. Mittlerweile ist das nicht mehr der Fall. Marketing-Mitarbeitern ist es möglich, den ROI einzelner Kampagnen zu messen und diese dahingehend zu verbessern.

Wie funktionieren Newsletter-Tools? 

Newsletter fallen zumeist in die Kategorie des sogenannten Permission Marketings. Das bedeutet, dass ein Empfänger zunächst zugestimmt haben muss, diese Werbung auch erhalten zu wollen. Gibt ein Kunde seine Zustimmung; beispielsweise bei Abschluss eines Online-Transaktion mit gleichzeitiger Auswahl der „Newsletter abonnieren“-Box; werden dessen Daten erfasst.

Die Newsletter selbst informieren Kunden dabei beispielsweise über aktuelle Aktionen, neue Produkte oder bevorstehende Veranstaltungen. Newsletter-Tools erfüllen die Funktion, automatisiert E-Mails an die eigenen Kunden zu versenden.

Vorteile eines Newsletter-Tools 

Dabei lässt sich zumeist auch eine Differenzierung unterschiedliche Zielgruppen vornehmen, sodass bestimmte Kunden zielgerichteter angesprochen werden können. Durch die Verwendung eines Newsletter-Tools können Unternehmen den administrativen Aufwand maßgeblich reduzieren. Auch ist es Ihnen möglich, ihre Kunden durch entsprechende Segmentierungs-Funktionen besser zu erreichen.

Newsletter-Tools nutzen: Was ist zu beachten? 

Entscheiden sich Unternehmen für die Einführung eines Newsletter-Tools, sollten sie in jedem Fall geltende datenschutzrechtliche Bestimmungen beachten. In der Europäischen Union setzt die ePrivacy Directive fest, dass persönliche E-Mail-Adresse nicht ohne zuvor erfolgte Zustimmung des Empfängers für Werbe-Emails von Unternehmen genutzt werden können. Dies gilt nicht für berufliche E-Mail-Adressen.

Das digitale Zeitalter und die Verbreitung von E-Mail-Accounts ermöglicht es Unternehmen, binnen weniger Sekunden Informationen an Empfänger auf der anderen Seite der Welt zu verbreiten. Datenschutzbestimmungen in Bezug auf die Versendung von Newslettern bzw. Marketing-E-Mails variieren jedoch von Land zu Land. Daher sollten sich Unternehmen in jedem Fall im Vorab über geltende Bestimmungen informieren.

Welche Newsletter-Tools gibt es?

Es gibt zahlreiche Newsletter-Tools am Markt. Jedes dieser Programme zeichnet sich durch eigene Vor- und Nachteile oder spezifische Funktionen aus. Aus diesem Grund lässt sich keine pauschale Empfehlung für ein bestimmtes Tool aussprechen. Dennoch sollen an dieser Stelle einmal einige bekannte Anwendungen exemplarisch dargestellt werden, um eine erste Übersicht zu geben.

Mailchimp 

Mailchimp ist eine Marketing-Automatisierungs- und Newsletter-Plattform aus den Vereinigten Staaten. Mailchimp ermöglicht Unternehmen die Erstellung von Newslettern auf Grundlage von Templates. Dabei lassen sich sowohl vorinstallierte Templates nutzen als auch eigene hochladen. Auch ein A/B-Testing ist möglich. Kontakte können über unterschiedliche Listenformate (beispielsweise aus Excel) importiert werden.

Mailchimp wird von vielen Unternehmen aus Usability-Gründen bevorzugt. Die Anwendung ist jedoch webbasiert. Wollen Unternehmen den eigenen Newsletter-Versand nicht über externe Server bzw. ein externes Unternehmen abwickeln, ist Mailchimp vermutlich eher ungeeignet. Das Unternehmen wirbt auf seiner Website mit zahlreichen möglichen Integrationen. Dazu zählen unter anderem Google Analytics, Adobe Photoshop oder Salesforce (vgl. mailchimp.com/de/help/integrations).

SendinBlue 

SendinBlue ist ein europäisches Newsletter-Tool. Das Unternehmen wurde 2007 von Armand Thilberge und Kapil Sharma gegründet. Mit Servern in der Europäischen Union ist diese Anwendung vor allem für Unternehmen attraktiv, die Ihre Daten nicht auf Servern im EU-Ausland speichern lassen wollen. Das System zeichnet sich unter anderem durch eine Workflow-gesteuerte Automatisierungsfunktion aus.

Zudem ist das Tool modular aufgebaut. Sowohl Mailchimp als auch SendinBlue verfügen über ein angebundenes CRM, wobei der Funktionsumfang dieses Moduls bei SendinBlue extensiver ist als bei Mailchimp (vgl. ecommerce-platforms.com). Grundsätzlich stehen eine Vielzahl unterschiedlicher Anbindungen, beispielsweise aus den Bereichen Event-Management, Analytics, CRM oder CMS zur Verfügung (vgl. de.sendinblue.com/plugins).

CleverReach 

Auch CleverReach wurde im Jahr 2007 gegründet. Wie Mailchimp und SendinBlue verfügt auch CleverReach über Reporting-Funktionen. Auch das Funktionsportfolio ist umfangreich. Greift er für Kunden dennoch zu kurz, stehen ihnen zahlreiche Schnittstellen und Integrationen zur Verfügung, über die CleverReach erweitert werden kann. Diese decken unter anderem die Bereiche E-Commerce, CMS und CRM ab (vgl. cleverreach.com/integrationen).

Zusammenspiel zwischen CRM-Software und Newsletter-Tools 

Schnittstellen und Integrationen sind in Zusammenhang mit Newsletter-Tools ein wichtiges Stichwort. Denn die Potenziale beider Systeme lassen sich nur gänzlich ausschöpfen, wenn ein möglichst effizienter Informationsaustausch zwischen ihnen gewährleistet ist.

Vorteile einer Newsletter-CRM-Anbindung 

Letztlich geht es immer darum, ein möglichst vollständiges Gesamtbild des eigenen Kunden zu erhalten. Dabei spielen auch die Reaktionen auf eingehende Newsletter eine wichtige Rolle. Zudem lassen sich Erkenntnisse aus CRM-Analysen nutzen, um eine bessere Zielgruppensegmentierung vorzunehmen und die eigenen Kunden mit passenderen Inhalten anzusprechen.

Möglichkeiten der Verknüpfung 

Dabei gibt es zahlreiche Möglichkeiten, CRM-Software und Newsletter-Tool miteinander zu verknüpfen. In manchen CRM-Systemen oder Newsletter-Tools ist das jeweils andere System bereits standardisiert integriert bzw. lässt sich in Form eines Moduls dazubuchen.

Greift der Funktionsbereich jedoch zu kurz oder ist bereits ein anderes System im Einsatz, lässt sich der Informationsaustausch zu diesem häufig über eine Schnittstelle realisieren. So wird sichergestellt, dass Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus CRM-Software und Newsletter-Tool ziehen.

Fazit: Die Vorteile einer integrierten CRM-Software

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Nutzung eines Newsletter-Tools im E-Mail-Marketing zahlreiche Vorteile mit sich bringen kann. Durch softwareseitige Automatisierungen lässt sich der administrative Aufwand erheblich reduzieren.

Ist zudem ein nahtloser Informationsaustausch zwischen Newsletter-Tool und CRM-Software gewährleistet, lassen sich Kunden zielführender mit relevanten Inhalten ansprechen und eine 360°-Sicht auf den eigenen Kunden wird mehr und mehr zur Realität.

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