Cloud-CRM für Freelancer: Das müssen Sie wissen

Ein CRM-System für Freelancer ist oft einfach zu implementieren und schon ab wenigen Euro pro Monat erhältlich.

Die Digitalisierung ist allgegenwärtig. Fast jedes Unternehmen ist in gewissem Maße auf Unternehmenssoftware angewiesen. Aber was ist mit Alleinunternehmern? Ist ein System wie ein CRM überhaupt rentabel, wenn Sie der einzige Nutzer sind?

In diesem Blog zeigen wir, warum auch Selbstständige von einem Cloud-CRM profitieren können. Aber lassen Sie uns mit einigen Definitionen beginnen.

Zum Inhaltsverzeichnis

• Wann ist jemand selbständig?
• Was ist ein CRM-System?
  • Was haben Selbstständige von einem CRM-System?
• Was ist die „Cloud“?
  • Und was kostet das?
  • Warum sollten sich Selbstständige für die Cloud entscheiden?
• Die 5 wichtigsten Funktionen von CRM für Selbstständige
  • 1 | Kontaktverwaltung
  • 2 | Lead Management
  • 3 | Analysen und Berichte
  • 4 | Aufgaben- und Kalenderverwaltung
  • 5 | Andere Integrationen
• Zusammenfassung

Wann ist jemand selbstständig?

Eigentlich bedarf dieser Begriff kaum einer Einführung, aber lassen Sie uns dies der Vollständigkeit halber tun. Freelancer manchmal auch Freiberufler genannt, sind unabhängige Unternehmer ohne Angestellte. Freelancer sind in fast allen Branchen tätig und oft spezialisierte Fachleute.

Was ist ein CRM-System?

Bevor wir auf die Rolle von CRM für Selbstständige eingehen, lassen Sie uns zunächst das Konzept erklären. Schließlich ist das Kundenbeziehungsmanagement für selbständige Unternehmer von entscheidender Bedeutung: ohne Kunden keine Arbeit.

CRM-Software unterstützt die Benutzer bei der Optimierung aller kundenbezogenen Prozesse. Dies äußert sich im Wesentlichen auf die folgenden zwei Arten:

• Eine zentrale Datenbank. Wenn Sie einen Auftrag für einen Kunden ausführen, möchten Sie alle relevanten Informationen so schnell wie möglich speichern, aber auch wiederfinden können. Genau dabei hilft das CRM-System. Es fungiert als zentrale Datenbank, in der Sie für jeden Kunden ein Profil mit wichtigen Daten anlegen können. Denken Sie dabei an E-Mails, Telefonanrufe, Kundendaten und Verträge.
• Prozessautomatisierung. Früher mussten Sie alles von Hand machen. Heutzutage übernimmt das CRM-System einen Großteil dieser Arbeit. Zum Beispiel die Bearbeitung eines Vertrages oder die Überwachung von Terminen.

Was haben Selbstständige von einem CRM-System?

Als Selbständiger sind Sie ständig damit beschäftigt, Aufträge zu gewinnen und auszuführen. Sobald ein Auftrag erledigt ist, machen Sie sich auf die Suche nach dem nächsten. Schließlich ist dies Ihre einzige Einnahmequelle. Sie sind also voll und ganz für Ihre eigene Existenz verantwortlich. Das erfordert ein gutes Maß an Selbstmanagement und Organisation. Das CRM-System hilft Ihnen, dies richtig zu machen.

Im CRM-System halten Sie alle Vereinbarungen, Verhandlungen und Aufträge fest. So können Sie für jeden Kunden sehen, was bereits geschehen ist oder was noch zu geschehen hat. Keine Tagebücher und handgeschriebene Papiere mehr. Dank dieser digitalen Umgebung behalten Sie alles in Ordnung.

Was ist ‚die Cloud‘?

In der Überschrift sprechen wir ausdrücklich von einem CRM-System in der Cloud. Für diejenigen, die nicht genau wissen, was ‚die Cloud‘ bedeutet: hier eine kurze Erklärung.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Softwaresystem zu nutzen, aber in der Praxis stechen zwei hervor. Erstens haben Sie ein ‚lokales‘ Softwaresystem. Dieses ist auf den Servern eines Unternehmens installiert, das auch seine eigene Wartung anbietet.

Das ist logischerweise nicht für jeden eine Option, vor allem nicht für Selbstständige. Schließlich sind die Chancen gering, dass Sie einen Serverraum auf dem Dachboden haben. Deshalb entscheiden sich viele Selbstständige - und auch andere Unternehmen - heutzutage für ein cloudbasiertes System. Das System läuft dann über das Internet, während die Wartung durch den CRM-Anbieter erfolgt.

Und was kostet das?

Es gibt noch einen weiteren Grund, warum die Cloud so beliebt geworden ist: weil sie in vielen Fällen billiger ist als ein lokales System. Schließlich erfordert ein lokales System eine hohe Investition in Hardware und Installation. Ein Cloud-basiertes System funktioniert über eine monatliche Gebühr, die Sie an den Software-Anbieter zahlen. Dieser sorgt dafür, dass das System weiterläuft, so dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Warum sollten sich Selbstständige für die Cloud entscheiden?

Eigentlich haben wir diese Frage natürlich schon zum Teil beantwortet. Es ist oft billiger und Sie müssen nichts selbst installieren oder warten. Darüber hinaus ist ein lokales System oft einfach keine Option: Sie verfügen in der Regel nicht über die notwendige Infrastruktur.

Aber es gibt noch einen weiteren großen Vorteil, von dem vor allem Selbstständige profitieren können. Und das ist die Mobilität, die die Cloud bietet. Als Selbständiger sind Sie wahrscheinlich oft unterwegs. Deshalb arbeiten Sie wahrscheinlich mit einem Laptop oder Smartphone, so dass Sie von überall aus E-Mails beantworten und Aufträge entgegennehmen können.

Dank eines Cloud-CRM können Sie von überall aus auf Ihre Kundendaten zugreifen. Ein lokales System würde bedeuten, dass sich alle Kundendaten auf Ihrem eigenen Server oder Desktop befinden. Nicht sehr praktisch, mit anderen Worten.

Die 5 wichtigsten Funktionen von CRM für Selbstständige

In den meisten Fällen ist ein CRM-System modular aufgebaut. Das bedeutet, dass die Software aus mehreren Komponenten besteht, von denen sich jede auf einen anderen Teil konzentriert. Im Folgenden finden Sie die fünf wichtigsten Funktionen eines Cloud-CRM-Systems für Selbstständige.

1 | Kontaktverwaltung

Eine der wichtigsten Funktionen eines jeden CRM-Systems ist die Kunden- und Kontaktverwaltung. Sie finden hier nicht nur Kundendaten wie Adresse und Telefonnummer, sondern auch alle Interaktionen, die Sie mit ihnen hatten. E-Mails, Nachrichten in sozialen Medien, Telefonanrufe... Sie können jederzeit nachlesen, was Sie mit dem Kunden besprochen haben.

Als Selbständiger haben Sie wahrscheinlich mit mehreren Kunden gleichzeitig zu tun. Bei 15 bis 20 Kunden zur gleichen Zeit verlieren Sie schnell den Überblick. Gerade in der heutigen Zeit, in der die Kunden Wert auf eine persönliche Ansprache legen, ist dies entscheidend. Wenn sie Sie anrufen, wollen sie sofort wissen, wer sie sind und wie die aktuelle Situation aussieht.

Das CRM-System hilft Ihnen, alle Kontakte so übersichtlich wie möglich zu verwalten. So können Sie den Kunden nicht nur besser bedienen, sondern sparen auch wertvolle Zeit.

2 | Lead Management

Ein weiterer wichtiger Teil des Lebens eines Freiberuflers ist die Gewinnung neuer Aufträge. Eine Funktion zur Verwaltung und Nachverfolgung von Leads (potenziellen Kunden) kann daher von großem Wert sein. Auf diese Weise wissen Sie genau, in welchem Stadium sich ein Lead befindet: Müssen Sie noch anrufen oder haben Sie bereits ein Angebot verschickt? Sie können den Status eines jeden Kunden im CRM-System sehen.

3 | Analysen und Berichte

Je mehr Informationen Sie in das CRM-System eingeben, desto wertvoller sind die Erkenntnisse, die Sie zurückbekommen. Die Software analysiert die Daten und erstellt übersichtliche Berichte. Zum Beispiel: Wer ist Ihr wichtigster Kunde? Wie viel Zeit investieren Sie in den durchschnittlichen Kunden und ab welchem Punkt ist dies rentabel? Mit Dashboards können Sie die für Sie relevanten Zahlen auf einen Blick sehen. Auf diese Weise bleiben Sie immer auf dem Laufenden.

Diese Auswertungstools helfen Ihnen, in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen und Ihre Produktivität weiter zu steigern. Ihre Entscheidungen werden nicht mehr mit nassen Fingern getroffen, sondern basieren auf konkreten Daten.

4 | Aufgaben- und Terminverwaltung

Wir haben es bereits gesagt: Als Selbständiger sind Sie oft mit mehreren Kunden gleichzeitig beschäftigt. Das CRM hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, auch wenn Sie viele Bälle gleichzeitig in der Luft haben. Sie können ganz einfach neue Termine in Ihren Kalender eintragen, so dass Sie genau wissen, was Sie jeden Tag zu tun haben.

5 | Andere Integrationen

Schließlich sind alle Arten von anderen Verbindungen zu Ihrem CRM-System möglich. Denken Sie zum Beispiel an die Verknüpfung Ihrer geschäftlichen E-Mail- oder Social-Media-Konten. Indem Sie sie mit dem CRM-System verknüpfen, stellen Sie sicher, dass alles in der zentralen Datenbank bleibt.

Zusammenfassung

Tatsächlich kann ein Freelancer heutzutage nicht mehr ohne CRM auskommen. Die Kunden erwarten mehr als je zuvor, daher ist es entscheidend, sie so gut wie möglich zu bedienen. Wenn Sie das nicht tun, werden sie mühelos zu jemand anderem weiterziehen.

Ein CRM-System, das alle Kundendaten und -interaktionen zusammenführt, ist also unverzichtbar. Wenn Sie sich dann noch für eine Cloud-Lösung entscheiden, können Sie Ihren Kunden überall und jederzeit helfen. Und es ist diese proaktive Einstellung, die den Unterschied ausmachen kann.