Cloud-CRM-Systeme für Freelancer

Lohnt sich ein CRM-System für Freelancer? Oftmals herrscht das Vorurteil vor, Cloud CRM sei nur etwas für größere Firmen. Doch das ist falsch.

Denn genau das Gegenteil ist meist der Fall. Gerade für kleinere Unternehmen und besonders für Freelancer und Selbstständige macht ein CRM-System in der Cloud durchaus Sinn. Freie Mitarbeiter können durchaus viele Mehrwerte aus einem CRM in der Cloud ziehen. 

Wir wollen uns die wesentlichsten Vorteile einer Cloud-Lösung für Freiberufler einmal genauer anschauen und klären, warum auch für eine Einzelperson oder ein kleines Team aus Freelancern ein solches CRM-System durchaus Sinn ergeben kann. Zunächst wollen wir uns dafür einmal näher mit Freelancern auseinandersetzen. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition – Was ist ein Freelancer?
• Warum die Cloud? 
• Warum überhaupt ein CRM-System? 
• Definition – Was ist ein CRM-System?
• 4 wichtige Funktionen eines CRMs für Freelancer
  • 1: Das Kontaktmanagement 
  • 2: Das Lead-Management 
  • 3: Workflows und Freigaben 
  • 4: Analysen und Berichte
• Fazit: So profitieren Freelancer von einem CRM-System aus der Cloud  

Definition – Was ist ein Freelancer?

Freelancer bzw. freie Mitarbeiter sind dem Recht nach, selbstständige Arbeitskräfte, die ohne angestellt zu sein, Dienst- oder Werkaufträge in verschiedenen Unternehmen aufnehmen. 

Beispiele für Berufsfelder

Freie Mitarbeiter kommen in so ziemlich allen Branchen vor und sind zu meist hochqualifizierte und auf eine bestimmte Aufgabe spezialisierte Fachkräfte. Das können beispielsweise Programmierer, Journalisten, Lektoren, Kuratoren, Musiker, Dozenten, aber auch Handwerker aller Art sein, die persönlich unabhängig sind und in keinem direkten Beschäftigungsverhältnis stehen. 

Warum die Cloud?

Warum sollte ein Freelancer sich nun mit dem Einsatz eines CRM-Systems und dann noch in der Cloud auseinandersetzen? Ein Teil der Antwort ergibt sich aus der Arbeitsweise eines Freelancers. Diese sind meist nur für wenige Wochen, für eine bestimmte Projektdauer oder gar nur für einen bestimmten kleinen Auftrag bei einem Unternehmen zu gegen. 

Daher müssen sie zwingen mobil sein. Ein entscheidender erster Grund für die Cloud. Angenommen man würde alles auf dem eigenen stationären Rechner oder gar einem eigenen Server speichern, würde dies nicht nur die eigene Mobilität massiv einschränken, die würde eben auch eine unpraktikable Arbeitsweise bedingen. 

Warum überhaupt ein CRM-System?

Doch warum überhaupt ein CRM-System als freier Mitarbeiter, mag man sich an dieser Stelle wohlmöglich fragen. Auch hier lohnt ein Blick auf den Alltag eines Freelancers. 

CRM-System unterstützt bei der Selbstorganisation

Da dieser in keinem Beschäftigungsverhältnis steht und de facto selbstständig ist, muss dieser auch dafür sorgen, dass neue Aufträge eingehen und er nach Beendigung des gegenwärtigen Projektes nicht ohne Arbeit bzw. Auftrag dasteht. 

Das erfordert ein erhebliches Maß an Selbstmanagement und Selbstorganisation. Ohne entsprechende Unterstützung eines CRM-Systems kann dies schnell zur Überforderung führen. 

Definition – Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System ist seiner Definition nach eine Softwarelösung für Unternehmen mit dem diese ihre Kunden- und Kontaktverwaltung organisieren und managen können. Darüber hinaus bieten CRM-Systeme viele weitere Funktionen, die das Kundenbeziehungsmanagement eines Unternehmens erleichtern. 

Umfangreiches Funktionsprofil

Neben der einfachen Kundenkontaktverwaltung können auch E-Mails angebunden werden, Workflows erstellt oder Auswertungen über den eigenen Kundenstamm gefahren werden. An dieser Stelle kommen viele spannende Marketingfunktionen zum Tragen, die ein umfassendes und gezielteres Bewerben der eigenen Kunden ermöglicht. Was davon ist jedoch nun für den Freelancer von Nutzen? 

4 wichtige Funktionen eines CRMs für Freelancer

Da bei der Arbeitsweise eines Freelancers vor allem auch mobile Endgeräte zum Einsatz kommen, schauen wir uns an dieser Stelle auch die Einsatzmöglichkeiten eines CRM-Systems in der Cloud optimiert für eben jene mobilen Endgeräte genauer an. 

1: Das Kontaktmanagement

Eine der wesentlichsten Funktionen eines CRM-Systems ist das Kunden- und Kontaktmanagement. Diese ermöglicht es dem Anwender alle Kontaktpunkte zu einem Kunden an einem zentralen Ort übersichtlich zu speichern. 

Zentrale Kundenakte mit allen relevanten Informationen

Dabei wird ein kompletter Aktivitätsverlauf, jegliche Kundenkommunikation und eine komplette Kontakthistorie in einer zentralen Kundenakte gespeichert. Auch lassen sich alle relevanten Kontakte und Kontaktpunkte aus den sozialen Medien übernehmen, sodass immer direkt gesehen werden kann, wie und wann der Kunde mit dem jeweiligen Unternehmen agiert. 

Ruft ein Kunde an, der Anruf kann jedoch nicht entgegengenommen werden, so kann auch dies in seine Kundenakte übernommen werden. Für den Freelancer macht gerade die Kundenverwaltung und das Kontaktmanagement massiven Sinn. 

CRM-Systeme schaffen Überblick im Kontaktmanagement

Behält man bei vielleicht 15 – 20 verschiedenen Kunden noch den Überblick, so wird es darüber hinaus dann doch sehr schwierig. Doch gerade das Wissen um seine Kunden spielt in der heutigen Welt eine besondere Rolle. Der Kunde möchte umgarnt und geschätzt werden. 

Kann man sich an diesen nicht mehr erinnern, vergisst zurückliegende Aufträge oder kann sich an einige Inhalte nicht mehr erinnern, wirft dies ein negatives Bild auf den Freelancer. 

Verfügt man jedoch über all diese Informationen an einem zentralen Ort, so kann direkt das Kundengespräch aufgenommen und ein möglicher Auftrag entgegengenommen werden. Das spart nicht nur dem Kunden, sondern auch einem selbst eine Menge Zeit. 

2: Das Lead-Management

Mit einem gezielten Lead-Management können Konvertierungsraten und letztlich auch der Umsatz gesteigert werden. 

CRM hilft bei der Entscheidungsfindung

Diese Funktion hilft dabei fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie das Marketing-Budget bestmöglich einzusetzen ist. Leads können vom ersten Kontakt bis hin zum Abschluss verfolgt werden. Dabei können sämtliche Kampagnen über alle Kanäle hinweg kontinuierlich überwacht und optimiert werden. 

Weitere Funktionen und Automatisierungen im CRM-System

Auch lässt sich das Marketing weitestgehend automatisieren. Spezielle Funktionen helfen bei der Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung effizienter Online-Kampagnen, durch welche sich neue Leads generieren lassen. Ebenso kann das System bei der Kontaktaufnahme zu wichtigen Entscheidungsträgern zum richtigen Zeitpunkt helfen. 

Auch kann mit dem System eine Partner-Community aufgebaut werden, die dabei hilft das Partnernetzwerk nachhaltig zu stärken und auszubauen. Über diese Community kann sich an einem sicheren Ort über Ziele, Vorhaben und Aktivitäten ausgetauscht werden. 

3: Workflows und Freigaben

Ein CRM-System in der Cloud verfügt viele verschiedene Funktionen, die zur Steigerung der Produktivität beitragen. 
Dies geschieht beispielsweise durch den Einsatz von mobilen Apps, die unter anderem die folgenden Funktionen beinhalten können: 

• Protokollierung der Anrufe 
• Bearbeitung von Leads
• Übersichtliche Dashboards 
• E-Mail Integration oder Schnittstelle 
• Synchronisation der Daten 
• Datenfreigabe und -export

Datenfreigabe und Kollaboration

Mit den entsprechenden Funktionen lassen sich Dateien mit anderen teilen, um diese einfach zu besprechen oder Inhalte in Echtzeit zu verfolgen. Dateien können gemeinsam bearbeitet werden und Änderungen lassen sich zu jeder Zeit einfach einsehen und alle Akteure können automatisch auf etwaige Änderungen hingewiesen werden. 

Auch lassen sich mit den Workflowfunktionen Geschäftsprozesse einfach per Drag-and-Drop entwerfen und automatisieren. All diese Funktionen verhelfen Freelancern zum einen zu einer besseren Selbstorganisation und zum anderen zu einer besseren Kommunikation in Bezug auf auszutauschende Dokumente mit den Kunden. 

4: Analysen und Berichte

Bei all den gesammelten Daten und Dokumenten, können CRM-Systeme jedoch noch weit mehr. Ihren wahren Wert entfalten diese, wenn diese Daten analysiert und ausgewertet werden. 

Das CRM-System als Analysetool

Wer ist zum Beispiel der wertvollste Kunde? Wie viel Zeit wird in welchen Kunden investiert und wo ist dies überhaupt lohnbringend? Mit übersichtlichen Dashboards, die die wesentlichsten Kennzahlen zu allen Geschäftsvorgängen anzeigen, behält man zunächst alles immer in Echtzeit im Blick. 

Berichtwesen im CRM-System

Zudem lassen sich einfach Berichte erstellen, die die Entwicklung all jener Kennzahlen genau anzeigen. Ebenso einfach und schnell lassen sich Vertriebsprognosen anfertigen mit denen die Produktivität weiter gesteigert werden kann. 

Fundierte Entscheidungen treffen

Letztlich helfen viele dieser Auswertungstools dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Ob Auftrag A oder Auftrag B für einen Freelancer mehr Sinn ergibt hängt nicht länger von einer subjektiven Gefühlsentscheidung ab, vielmehr kann auf der Grundlage valider Daten entschieden werden. So können auch zukünftige Vertriebschancen zum Kunden, mit die Entscheidung einfließen. 

Fazit: So profitieren Freelancer von einem CRM-System aus der Cloud

CRM-Systeme können langfristig zum Erfolg eines Freelancers beitragen. Auch wenn ein CRM-System zunächst unnötig erscheinen mag, wenn man alleine ist, so ergibt das System, je länger und erfolgreicher Freelancer am Markt sind, immer mehr Sinn. 

Den Kunden im Fokus

Denn der Fokus, egal welchen Unternehmens liegt heute mehr den je auf dem Kunden. Wer diesen nicht richtig setzt wird am Ende von der Konkurrenz abgehängt. Daher sollten sich gerade Freelancer mit den Möglichkeiten einer unterstützenden Software in der Cloud auseinandersetzten. 

CRM aus der Cloud eine flexible und kostengünstige Alternative für Freelancer

Diese ermöglicht es den Anwendern, einfach und schnell ein CRM-System in Betrieb zu nehmen und dieses zu verwenden. Funktionen können nach und nach hinzugebucht werden, ganz so wie es der Anwender gerade braucht.

Auch spielt das Kostenmodell eine entscheidende Rolle. Durch monatliche Zahlungen wird eine hohe Anfangsinvestition vermieden und der Freelancer entlastet.