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Wie viel kostet eine gehostete CRM-Software?

Erfahren Sie alles über die Kosten einer gehosteten CRM-Software.

Die Frage nach (potenziellen) Kosten spielt zu Beginn eines jeden Projektes eine große Rolle. Auch bei der anstehenden Einführung einer CRM-Software ist das nicht anders. 

Da die Kosten einer Software auch stark mit dem jeweiligen Lizenzmodell zusammenhängen, wollen wir uns an dieser Stelle einmal konkret mit den Kosten einer gehosteten CRM-Software auseinandersetzen und aufzeigen, wie sich diese zusammensetzen. 

Inhaltsverzeichnis

CRM-Software: Eine Definition

Die Abkürzung „CRM“ bezeichnet das Customer Relationship Management. Zu Deutsch ist in diesem Zusammenhang vom Kundenbeziehungsmanagement oder auch der Kundenpflege die Rede. 

Das CRM umfasst zweierlei. 

Zum einen bezieht es sich auf die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden.

Der Kunde steht dabei im Fokus fundamentaler, strategischer Geschäftsentscheidungen.

Ziel ist es, stets über aktuelle Kundenerwartungen im Bilde zu sein und diesen somit jederzeit gerecht werden zu können. 

Zum anderen geht damit jedoch auch eine strategischer Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher. 

Die Rolle der CRM-Software

An dieser Stelle kommt CRM-Software ins Spiel.

Während die ersten CRM-Systeme nahezu ausschließlich der Kontaktverwaltung dienten, ist moderne CRM-Software in der Lage, Kundenbeziehungsprozesse ganzheitlich abzubilden. Innerhalb des Systems lassen sich diese dann 

  • Verwalten 
  • Steuern 
  • Verschlanken
  • Optimieren 
  • Automatisieren 

So ist eine CRM-Software das wichtigste Werkzeug für eine strategische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. 

Vorteile einer CRM-Software

Ein CRM-System bringt viele Vorteile mit sich. 

CRM-Software als zentrale Datenbank, …

Durch die zentrale Ausrichtung des Systems arbeiten alle Mitarbeiter in allen Abteilungen mit denselben, korrekten Daten. Eine doppelte Datenpflege wird somit obsolet und auch Übertragungsfehler werden erheblich reduziert. 

… Kollaborationstool, …

Darüber hinaus wird durch die zentrale Ausrichtung auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert.

Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern letztlich auch die Kunden; beispielsweise durch kürzere Wartezeiten. 

… Analysetool

Letztlich wird moderne CRM-Software auch immer häufiger als leistungsstarkes Analysetool eingesetzt. Alle für eine ausgiebige Analyse benötigten Kundendaten liegen im System bereits vor.

Über entsprechende Module und Funktionen lassen sich dann wertvolle Erkenntnisse über das Verhalten sowie der Präferenzen der eigenen Kunden gewinnen. 

Die richtige CRM-Software finden

Damit ein Unternehmen von möglichst vielen potenziellen Vorteilen einer CRM-Software profitieren und ihr volles Potenzial ausschöpfen kann, muss sie für den Einsatz im Unternehmen geeignet sein.

Dies ist keineswegs selbstverständlich. Der CRM-Software-Markt ist mittlerweile überaus vielfältig und bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme für die unterschiedlichen Ansprüche. 

Lastenheft erstellen

Um eine möglichst passende Software auswählen zu können sollten sich Unternehmen zunächst genau mit den im Betrieb gegebenen Rahmenbedingungen auseinandersetzen und zudem konkrete Ziele definieren, die durch die Einführung einer CRM-Software erreicht werden sollen.

Auf Grundlage dieser Ziele lässt sich dann ein ausführliches Lastenheft mit allen wesentlichen Anforderungen an eine geeignete Software zusammenstellen. 

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmale von CRM-Systemen ist das Lizenzmodell. Hier ist zwischen 

  • Lokal/ On-Premises 
  • Gehostet 
  • Hybrid 
  • Cloud 

zu unterscheiden. 

Lokale CRM-Software

Lokale CRM-Systeme werden auf den hauseigenen Servern eines Unternehmens installiert und von dort aus auch Betrieben.

Das Unternehmen befindet sich demnach im Besitz des gesamten Systems und all seiner Bestandteile.

Aus diesem Grund fallen im Rahmen der Einführung einer On-Premises CRM-Software vergleichsweise hohe Anschaffungskosten an. 

CRM-Software aus der Cloud 

Cloud-basierte CRM-Software bildet das Gegenstück zu lokalen Systemen. CRM-Software aus der Cloud befindet sich gänzlich im Besitz des Cloud-Betreibers.

Für die Nutzung, welche aus sämtliche Dienstleistungen bezüglich des Systems beinhaltet, entrichtet das Unternehmen ein monatliches Entgelt an den Cloud-Betreiber. Nennenswerte Anschaffungskosten fallen nicht an. 

Hybride CRM-Software

Hybride CRM-Systeme sind eine Mischform aus lokalen und Cloud-basierten Systemen.

Das Fundament bildet dabei ein lokales System, welches in bestimmten Bereichen durch Cloud-Komponente erweitert wird.

So können einzelne Abteilungen, welche besonders von einem Lizenzmodell profitieren, dieses nutzen, ohne dass auch andere Abteilungen dadurch gezwungen wären, das gleiche Modell zu nutzen. 

Gehostete CRM-Software

Auch gehostete CRM-Software ist in gewisser Weise eine Mischform aus Cloud und On-Premises. Dabei wird jedoch nicht die Infrastruktur der Cloud an ein lokales System angebunden. 

Stattdessen mietet das Unternehmen die benötigten Server an.

Ungleich Cloud-basierter CRM-Software befindet sich das Unternehmen jedoch im Besitz der Software. Lizenzen wurden also einmalig erworben. 

Kosten einer gehosteten CRM-Software

Das bedeutet, dass eine gehostete CRM-Software nach wie vor mit einmaligen Lizenzkosten einhergeht.

Dies ist auch bei der Anschaffung einer lokalen CRM-Software der Fall. 

Anschaffungskosten für Server entfallen

Es entfallen jedoch die Anschaffungskosten für die oftmals kostspieligen Server. Statt eines einmaligen Betrags fällt hier wie bei der Cloud ein meist monatlich zu entrichtendes Entgelt an.

Dies beinhaltet nicht nur die Nutzung des Servers bzw. der Server, sondern auch anfallende Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. 

Wann eignet sich ein gehostetes CRM-System?

Somit eignet sich eine gehostete CRM-Software besonders für Unternehmen, die die Anschaffung und Instandhaltung eines eigenen Rechenzentrums vermeiden, sich jedoch nach wie vor im Besitz der Software befinden wollen. 

Wie hoch die Servermiete ausfällt, lässt sich nicht pauschalisieren. Grundsätzlich gilt jedoch; Je mehr Kapazitäten benötigt werden, desto teurer wird die Miete.

Gleiches gilt jedoch auch für Cloud-basierte Systeme.

Bei lokalen Systemen ist dies zwar zunächst nicht der Fall, sofern entsprechende Kapazitäten intern gegeben sind, jedoch müssen diese ab einem gewissen Punkt aufgerüstet werden, was mit zusätzlichen Kosten einhergeht. 

IT-Infrastruktur treibt oftmals Kosten

Immer wieder nennen Unternehmen unterschiedlicher Branchen in Umfragen und Studien die eigene IT-Infrastruktur als einen wesentlichen Kostentreiber.

Zwar lassen sich diese Kosten durch die Nutzung eines gehosteten CRM-Systems nicht pauschal reduzieren.

In jedem Fall lassen sie sich jedoch besser prognostizieren, da für die Nutzung der Server regelmäßig dieselben Kosten anfallen.

So erhalten Unternehmen durch den Einsatz eines gehosteten CRM-Systems ein Ausmaß an Planungssicherheit, ohne die Verantwortung für das gesamte System gänzlich an ein anderes Unternehmen abzugeben. 

Andere Faktoren berücksichtigen

Obgleich die Kosten immer eine wichtige Rolle spielen, sollten sich Unternehmen bei der Wahl einer geeigneten CRM-Software nicht nur an ihnen orientieren, sondern auch andere Faktoren berücksichtigen.

Letztlich stellt die Anschaffung einer CRM-Software eine wichtige Investition in die Zukunft des Unternehmens dar.

Das System sollte also bestmöglich für den Einsatz im eigenen Betrieb ausgelegt sein, damit sich sein volles Potenzial ausschöpfen lässt. 

Fazit: Das kostet eine gehostete CRM-Software

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Kosten einer CRM-Software stark mit dem jeweiligen Lizenzmodell zusammenhängen. Zu unterscheiden ist hier zwischen 

  • Lokal / On-Premises 
  • Gehostet 
  • Hybrid 
  • Cloud 

Dennoch sollten sich Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Systems nicht ausschließlich an den Kosten orientieren.

Auch, wenn Festlegung und Einhaltung eines Budgets in jedem Projekt von Relevanz sind, sollten Unternehmen nicht um jeden Preis versuchen, die Kosten des Systems zu reduzieren.

Setzt man stattdessen auf eine CRM-Software, die den eigenen Anforderungen gänzlich gerecht wird, kann ein besserer ROI erzielt werden, welcher die ursprünglichen Kosten des Systems bei weitem rechtfertigt. 

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