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So viel kostet die Anschaffung eines lokalen CRM-Systems

Die Kosten eines CRM-Projektes spielen für viele Unternehmen eine wichtige Rolle. Hier erfahren Sie, wieviel ein lokales System kostet.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich zur Abwicklung ihrer Kundenbeziehungsprozesse für ein CRM-System. Dabei spielt die Frage nach den Kosten immer eine große Rolle.

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den Kosten eines On-Premises CRM-Systems auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich konkret bei einem On-Premises CRM-System handelt. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein On-Premises CRM-System?

Die Bezeichnung „On-Premises“ bedeutet soviel wie „auf dem Gelände“. On-Premises CRM-Systeme werden auf den lokalen Servern eines Unternehmens installiert und dann von dort aus betrieben. 

Im Gegensatz zu Cloud-basierten Systemen sind Unternehmen bei der Nutzung einer On-Premises Lösung im Besitz der Software. Zudem haben sie die volle Kontrolle über die Hardware und die im CRM-System gespeicherten Kundendaten. 

Vor- und Nachteile

So unterscheiden sich Unternehmen oftmals auch aus Gründen des Datenschutzes für ein On-Premises CRM-System. Dafür müssen sie jedoch auch selbst dafür Sorge tragen, dass das System und die darin verwalteten Daten ausreichend gesichert sind. Weitere Vor- und Nachteile gehen aus den Kosten eines solchen On-Premises CRM-Systems hervor. 

Direkte und indirekte Kosten

In Bezug auf die Kosten eines CRM-Systems sollte zwischen direkten und indirekten Kosten unterschieden werden. Direkte Kosten entstehen unmittelbar im Rahmen der Anschaffung des On-Premises CRM-Systems. Indirekte Kosten sind Folgekosten, die ebenfalls bei der Wahl eines geeigneten Nutzungs- und Lizenzmodells berücksichtigt werden sollten. 

Die Anschaffungskosten eines On-Premises CRM-Systems

In der Anschaffung selbst sind On-Premises CRM-Systeme verglichen mit anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen relativ teuer. 

Kosten für Hardware

Bevor das System implementiert werden kann, muss zunächst die nötige Hardware bereitgestellt werden. Die Anschaffung eines eigenen Servers ist eine nicht zu unterschätzende Investition. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen, die nicht auf die Cloud zurückgreifen wollen, für ein gehostetes CRM-System.

Lizenzkosten

Neben der Hardware fallen Kosten für die Lizenz der Software an. Wie hoch diese Kosten sind, hängt von einigen Faktoren ab: 

  • Dem Funktionsumfang 
  • Der Anzahl der Nutzer 
  • Den Anpassungen 

Dabei gilt, dass die Kosten mit zunehmender Anzahl benötigter Funktionen, Anpassungen und User ebenfalls steigen. Dennoch sollten Unternehmen hier nicht am falschen Ende sparen. Ein CRM-System hat den größten Mehrwert für ein Unternehmen, wenn es individuell an seine Bedürfnisse angepasst ist. 

Das System an Prozesse anpassen oder umgekehrt?

Werden bereits im Rahmen der Implementierung alle nötigen Anpassungen vorgenommen, profitieren Unternehmen tagtäglich von der Nutzung eines individuell auf sie abgestimmten CRM-Systems. Dennoch ist ein CRM-Projekt die ideale Gelegenheit, bestehende Geschäftsprozesse einmal zu überdenken und gegebenenfalls zu optimieren. 

Handelt es sich um Prozesse in die sich im Laufe der Zeit Ineffizienzen eingeschlichen haben, sollten diese gegebenenfalls an das System angepasst werden. Bei bereits effizient gestalteten Prozessen sollte das System so angepasst werden, dass es diese auch optimal abbilden kann. 

Den richtigen Funktionsumfang festlegen

In Bezug auf den Funktionsumfang gilt, dass Systeme mit extensiven Funktionsumfang nicht automatisch besser geeignet sind als jene mit grundlegenden Funktionen. Daher ist es nicht unbedingt notwendig, in teure, leistungsstarke Systeme zu investieren. 

Vielmehr sollten sich Unternehmen auf Systeme konzentrieren, die ausschließlich relevante und tatsächlich benötigte Funktionen enthalten. Denn mit zunehmendem Funktionsumfang steigen nicht nur die Kosten. So geht ein extensiver Funktionsumfang meist auch mit Abstrichen in puncto Übersichtlichkeit und Usability einher. 

Kosten für Mitarbeiterschulungen

In Bezug auf die Nutzer ist nicht nur relevant, dass alle Mitarbeiter die künftig mit dem System arbeiten sollen einen Zugriff auf das CRM-System erhalten. Sie müssen auch in der Nutzung des neuen Systems geschult werden. 

Letztlich sind es die Mitarbeiter, die das CRM-System täglich nutzen werden. Somit sind sie es auch, die maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg des CRM-Projektes verantwortlich sind. Aus diesem Grund sollte auch hier nicht an falscher Stelle gespart werden. 

Um die Kosten für anfallende Mitarbeiterschulungen dennoch möglichst gering zu halten, können Unternehmen diese zu einem gewissen Ausmaß selbst abwickeln. Dies ist beispielsweise durch die Ernennung von Key Usern möglich.

Key User sind die ersten Mitarbeiter, die im Rahmen der CRM-Einführung praktische Erfahrungen mit dem neuen On-Premises CRM-System nutzen. Aus diesem Grund verfügen sie frühzeitig über entsprechende Expertise und sind oftmals in der Lage, diese an andere Mitarbeiter weiterzugeben. 

Kosten für Add-Ons

Add-Ons bieten Unternehmen die Möglichkeit, den Funktionsumfang ihres CRM-Systems zu erweitern. Add-Ons werden entweder vom Anbieter des CRM-Systems oder einer externen Partei bereitgestellt und sind in der Regel kostenpflichtig. Um zusätzliche Add-On Kosten möglichst gering zu halten sollten Unternehmen zunächst nach CRM-Systemen suchen, die entsprechende Funktionen bereits beinhalten. 

Abhängig von den Kosten dieser CRM-Systeme und dem tatsächlich benötigten Funktionsumfang kann es jedoch auch günstiger sein, einzelne Funktionen über ein Add-On dazuzubuchen. Add-Ons können sowohl im Rahmen der Anschaffung als auch an späterer Stelle erworben werden. 

Ändert sich der benötigte Funktionsumfang nach der Implementierung ist es in der Regel wesentlich günstiger, in ein Add-On zu investieren als ein vollkommen neues System zu implementieren. 

Folgekosten oftmals vergleichsweise gering

Wie bereits erwähnt sind On-Premises CRM-Systeme im Vergleich zu anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen in der Anschaffung sehr kostspielig. Dafür sind jedoch die Folgekosten vergleichsweise gering. 

Bei einem Cloud-basierten CRM-System fallen feste, monatliche Kosten für die weitere Nutzung der Software an. Dies ist bei einem On-Premises CRM-System nicht der Fall. Auch fallen keine Kosten für die Nutzung eines angemieteten Servers an, wie es bei gehosteten Systemen der Fall ist. 

Dennoch tragen Unternehmen durch die Nutzung einer On-Premises Lösung die Verantwortung für Wartung und Instandhaltung des Systems. 

Instandhaltung eines On-Premises CRM-Systems

Um den fortwährenden Nutzen des On-Premises CRM-Systems zu gewährleisten, müssen Unternehmen intern entsprechende Ressourcen für die Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen bereitstellen. Hierdurch entstehen in der Regel keine direkten Kosten. 

Jedoch können Mitarbeiter in der Zeit, die sie mit der Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen verbringen, nicht ihrer anderen Arbeit nachkommen. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Wahl eines On-Premises CRM-Systems vor allem dann, wenn das Unternehmen bereits über eine eigene, gut aufgestellte IT-Abteilung verfügt. 

Service-Level-Agreements – SLAs 

Ist dies nicht der Fall, sollten Unternehmen bereits bei der Wahl eines geeigneten CRM-Systems einen möglichen Rahmenvertrag über durchzuführende Instandhaltungsmaßnahmen mit potenziellen Anbietern besprechen. Die regelmäßig durchzuführenden Maßnahmen werden dann in einem sogenannten Service-Level-Agreement – kurz SLA – festgehalten. 

Wie hoch die Kosten für diese Leistung sind, hängt vom jeweiligen Service Level ab. Welche Leistungen wann erfolgen sollen können Unternehmen und Anbieter gemeinsam entscheiden. Dies entscheidet dann über die Höhe der anfallenden Kosten. 

Externe Mitarbeiterschulungen

Neben den Mitarbeiterschulungen im Rahmen der CRM-Implementierung kann es auch an späterer Stelle notwendig werden, Mitarbeiter zu schulen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn größere Updates vom Unternehmen vorgenommen werden. 

In diesem Fall können zusätzliche Kosten für Mitarbeiterschulungen durch einen externen Dienstleister anfallen. Es gibt diverse Unternehmen, deren Geschäftsmodell auf der Bereitstellung dieser Dienstleistung besteht. 

Fazit: Kosten eines On-Premises System können stark variieren

Es lässt sich festhalten, dass die Kosten eines On-Premises CRM-Systems stark variieren können. Sie hängen überwiegend von den folgenden Faktoren ab:

  • Der Anzahl der Nutzer 
  • Dem Funktionsumfang 
  • Benötigten Anpassungen
  • Benötigten Add-Ons
  • Der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur
  • Dem Vorhandensein und den Kapazitäten einer IT-Abteilung

Grundsätzlich gilt, dass die Anschaffung eines On-Premises CRM-Systems in der Regel teurer ist als die anderer CRM-Systeme. 
Dafür sind jedoch die Folgekosten meist geringer als bei anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen vor der Anschaffung eines On-Premises CRM-Systems bedenken, dass es sich um eine Investition handelt, die sich erst nach einiger Zeit rentiert.

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