Software für Tierheime und Tierschutzvereine

Von der Mitglieder- und Spendenverwaltung über Newsletter-Tools bis hin zur Webshop-Anbindung: So können Tierheime vom CRM profitieren.

Die digitale Transformation ist allgegenwärtig. Unternehmen aller Art haben die Möglichkeit, ihre Prozesse durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen zu optimieren und in das digitale Zeitalter zu tragen. Auch Einrichtungen, die nicht im traditionellen Sinne der Privatwirtschaft zuzuordnen sind, können von der Nutzung einer Unternehmenssoftware profitieren. Im Folgenden wollen wir daher einmal einen Blick auf einige, wichtige Eigenschaften einer CRM-Software für Tierheime werfen und aufzeigen, wie auch diese Einrichtungen von der Nutzung eines CRM-Systems profitieren können.

Inhaltsverzeichnis

Ein Blick auf das Kundenbeziehungsmanagement 

„CRM“ ist die Abkürzung für Customer Relationship Management; das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich einerseits um die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden. Gleichzeitig geht damit jedoch auch die Notwendigkeit der systematischen Gestaltung aller Kundenbeziehungsprozesse einher.

Rolle des CRM-Systems 

Ein CRM-System ermöglicht es Unternehmen, all diese Prozesse digital abzubilden. Innerhalb der Software können sie dann ebenso verwaltet wie auch optimiert werden. Auf diese Weise kann eine CRM-Software Unternehmen dabei helfen, die eigenen Kundenbeziehungsprozesse auf eine neue Ebene anzuheben.

Ein Blick auf Tierheime 

Ein Tierheim ist eine Einrichtung zur Unterbringung von Tieren in größerer Anzahl, die nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet ist. Dies wird im Europäischen Übereinkommen zum Schutz von Heimtieren (EÜH) definiert. Den Tierschutz durch die Unterhaltung eines eigenen Tierheims zu fördern ist in der Regel satzungsgemäße Aufgabe von Tierschutzvereinen (vgl. tierschutzverein-muenchen.de, 26.08.2022).

Tierschutzvereine 

Dabei handeln Tierschutzvereine als Verwaltungshelfer der jeweilig zuständigen Gemeinde. Sofern eine Gemeinde die erforderliche Betreuung und Unterbringung nicht in eigenen Einrichtungen gewährleisten kann, hat sie die Tiere einer geeigneten Stelle, wie einem Tierheim, zu übergeben. Die dafür erforderlichen Aufwendungen sind von der Gemeinde zu tragen.

Software für Tierheime 

In Bezug auf Tierheime ist meistens nicht von Kunden die Rede. Doch auch diese Einrichtungen können von der Nutzung einer geeigneten Business Software profitieren. Zunächst einmal müssen beispielsweise auch in diesem Bereiche Lagerbestände verwaltet werden. Ein ERP-System lohnt sich daher auch in Einrichtungen dieser Art. Darüber hinaus sind Tierheime auf Spenden angewiesen bzw. profitieren von diesen.

Wichtige CRM-Funktionen für Tierheime 

CRM-Systeme, welche speziell auf diesen Sektor ausgelegt sind, verfügen zumeist bereits im Standard über eine integrierte Spendenverwaltung. Auch eine Mitgliederverwaltung bzw. eine Mitgliederbetreuung sind häufig integriert. Über eine entsprechende Schnittstelle zu einem  Newsletter-Tool oder E-Mail-Programm lassen sich dann einfach und automatisiert Inhalte an alle Mitglieder versenden. Auf diese Funktionen soll im Folgenden einmal gesondert eingegangen werden.

Mitgliederverwaltung für Tierschutzvereine 

Wie in anderen Vereinen auch spielen auch in Tierschutzvereinen die Mitglieder eine zentrale Rolle. Die Mitglieder eines Vereines stellen schließlich das Pendant zu Kunden eines Unternehmens dar. Aus diesem Grund eignet sich auch in diesem Bereich ein CRM-System. Wichtig ist, dass es sich dabei nicht um eine branchenunabhängige Lösung handelt, sondern eine Software zum Einsatz kommt, die speziell auf die spezifischen Anforderungen von Tierheimen und Tierschutzvereinen ausgerichtet ist.

Vereinssoftware für Mitgliederverwaltung 

Hierbei kann es sich auch um eine Vereinssoftware handeln. Diese sollte dazu in der Lage sein, die individuelle Vereinsstruktur digital abzubilden. Im System lassen sich dann Mitgliederlisten und -informationen übersichtlich und papierlos verwalten. Dabei unterstützen Funktionen für die Mitgliederverwaltung, wie beispielsweise unterschiedliche Filtermöglichkeiten, Mitarbeiter wie auch Ehrenamtliche bei sämtlichen Prozessen.

Spendenverwaltung in Tierheimen 

Auch eine digitale Spendenverwaltung ist wichtiger Bestandteil einer Software für Tierheime. Ein wichtiger Bestandteil der finanziellen Mittel, die Tierheimen zur Verfügung stehen, kommt aus Spenden. Diese können von anderen Vereinen oder Unternehmen ebenso wie von Mitgliedern des Tierschutzvereines oder der Allgemeinbevölkerung stammen.

Spendenaktionen optimieren 

Über eine Spendenverwaltung im CRM kann jede einzelne Spende sofort mit dem jeweiligen Spender verknüpft werden. So lässt sich nachverfolgen, welches Mitglied wann welchen Betrag gespendet hat. Auch lässt sich der Erfolg von Spendenaktionen zentral auswerten. Die regelmäßige Analyse von Spendenaktionen ist wichtig, um künftige Aktionen und Kampagnen optimieren zu können und schließlich möglichst viel Geld für den Guten Zweck in die Kasse zu spülen.

Mit Newsletter-Anbindung Mitglieder informieren 

Nicht jeder Tierschutzverein bzw. jedes Tierheim unterhält auch einen eigenen Newsletter. Ist dies jedoch der Fall und wird er in digitaler Form betrieben, empfiehlt sich die Anbindung von CRM-Software und Newsletter-Tool. Im jeweiligen Mitgliedsprofil bzw. Kontaktprofil lässt sich dann hinterlegen, ob ein Newsletter versendet werden soll. Mithilfe des Newsletter-Tools kann der Prozess dann automatisiert werden, sodass Mitarbeiter und Ehrenamtliche mehr Zeit für das Wesentliche haben.

Webshop-Anbindung für Tierheime mit eigenem Merch 

Auch betreibt nicht jedes Tierheim einen eigenen Webshop. Viele Tierheime nutzen jedoch den E-Commerce für den Vertrieb von Merchandise. Dies hat einerseits den Vorteil, dass eine zusätzliche Einkommensquelle geschaffen wird; wenngleich der Fokus nicht wie bei einem For-Profit-Unternehmen auf Gewinnmaximieren liegt.

Verknüpfung mit dem CRM 

Andererseits trägt Merchandise auch zum Zugehörigkeits- und Gemeinschaftsgefühl in Vereinen bei. Über eine Verknüpfung mit dem CRM-System lässt sich dann einsehen, welches Mitglied welchen Merchandise wann erworben hat.

Cloud-Software für Tierheime 

Neben dem Funktionsumfang des CRM-Systems spielt auch die Wahl eines geeigneten Lizenzmodells bei der Softwaresuche eine erhebliche Rolle. Im Wesentlichen ist hier zwischen lokalen und Cloud-basierten Systemen zu differenzieren. Lokale Systeme müssen auf den hauseigenen Servern installiert und betrieben werden. Das bedeutet, dass auch Wartung und Instandhaltung in der Verantwortung des Tierheims liegen.

Mehraufwand bei On-Premises Software 

Häufig stehen dafür nicht die nötigen Ressourcen und Kapazitäten zur Verfügung. Die Folge kann sein, dass Updates nicht regelmäßig durchgeführt werden, die Systeme anfälliger für Hacker werden oder die Software irgendwann veraltet und inkompatibel mit anderen Programmen wird. Aus diesem Grund empfiehlt sich in Einrichtungen mit eingeschränkten Ressourcen und Kapazitäten in der hauseigenen IT häufig eine Cloud-Software. Diese Systeme können Tierheimen über das Internet zur Verfügung gestellt werden.

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