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Wie Ihnen Casestudies bei der CRM-Suche helfen können

Eine passende CRM-Software für sein Unternehmen zu finden ist nicht leicht. Casestudies von Anbietern können Ihnen ein wichtiger Wegweiser bei der Suche sein.

Bereits zu Beginn Ihrer CRM-Suche werden Sie feststellen, dass sich am CRM-Markt unzählige Lösungen finden, die allesamt mit Superlativen werben. Das Beste CRM-System, die optimale CRM-Lösung für Ihr Unternehmen, das ultimative CRM-Tool. 

Doch wie finden Sie eigentlich die für Ihr Unternehmen passende Lösung unter all diesen Angeboten? Dieser Frage wollen wir im Folgenden nachgehen und dabei klären, welchen Wert Casestudies in diesem Kontext eigentlich haben. 

Zuvor werfen wir jedoch noch einen Blick auf ein paar allgemeine Begrifflichkeiten und erläutern die allgemeine Funktionsweise von CRM-Software-Systemen, auch um besser verstehen zu können, warum die Suche nach der passenden Lösung so schwierig sein kann. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist CRM-Software? – Eine Definition

CRM steht für den englischen Begriff Customer-Relationship-Management, oder zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement.  Zentrale Aufgabe dabei ist es die Maßnahmen, die auf die Bindung der Kunden an das eigene Unternehmen abzielen, zu organisieren. 

Kunden erwarten heute mehr als nur gute Produkte zu guten Preisen. Auf sich immer weiter globalisierenden Märkten steigt der Wettbewerbsdruck stetig. Die Konkurrenz sitzt nicht länger in unmittelbarer Nähe, sondern auf der ganzen Welt. Gleiches gilt für die Kundschaft. 

Kundenbedürfnisse nicht einfach erkennbar

Kaum ein Unternehmen kennt seine eigenen Kunden noch in Gänze persönlich und weiß um deren Wünsche und Bedürfnisse. Um dem wachsenden Konkurrenzdruck Herr zu werden, gilt es einen hervorragenden Kundenservice zu garantieren und die Wünsche der Kunden proaktiv zu kennen. 

Ohne die Kunden persönlich zu kennen, sicher eine nicht ganz leichte Aufgabe. Hier kommen Daten ins Spiel. Diese zu verarbeiten wird zum Schlüssel der Zukunft. Mit einer CRM-Software werden in einem ersten Schritt sämtliche Daten die Kunden und den Kundenkontakt betreffend, auf einer zentralen Datenbank gespeichert und zusammengeführt.

Alle arbeiten mit denselben Daten

Das sorgt zum einen dafür, dass alle Akteure mit denselben validen Daten arbeiten und zum anderen dafür, dass die daten nur ein einziges Mal eingegeben werde müssen.

Das spart Zeit und schützt vor Übertragungsfehlern. Durch die gemeinsame Nutzung der Daten, werden viele Prozesse per se schneller und lassen sich zusammenführen. 

Neue schlankere Prozesse

Diese neuen Prozesse sorgen für deutlich schnellere Durchlaufzeiten, was Zeit im Unternehmen aber auch beim Kunden spart. Geht beispielsweise eine Bestellung ein, wird diese direkt in das CRM überführt und kann von mehreren Stellen gleichzeitig bearbeitet werden.

Ändert sich im Nachgang noch etwas an der Bestellung, können alle Stellen die Änderung direkt einsehen und entsprechend handeln. 

Technische Seite von CRM-Software

Aufgebaut sind moderne CRM-Systeme zumeist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Bereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in heutigen CRM-Software-Lösungen oftmals diese Module an: 

  • Call Center
  • Kontaktverwaltung
  • Kundendienst
  • Marketing
  • Berichte
  • Vertrieb
  • Projektmanagement

Je nach Bedarf eines Unternehmens kommen Funktionen hinzu oder werden zunächst ausgeklammert. Auch mobile Versionen des CRM-Systems können für viele Unternehmen durchaus sehr wichtig werden, etwa wenn es einen breiten Außendienst im Unternehmen gibt. 

Cloud oder lokale Implementierung

Installiert wird die Software entweder auf den hauseigenen Servern oder auf Servern Dritter. Im ersten Fall spricht man von einem On-Premise-Modell. Viele Unternehmen beziehen ihr CRM-System heute jedoch auch aus der Cloud. Hier werden Lizenzen erworben und das System über einen Internetzugang genutzt. 

Suche immer komplexer

Als Unternehmen muss man sich also nicht nur für den Funktionsumfang, sondern auch für ein bestimmtes Lizenzmodell entscheiden. Das macht letztlich auch die Suche nach einer passenden Lösung für seine eigenen Zweck so komplex. Wie an dieser Stelle Casestudies helfen können, das für Sie passende System zu finden, klären wir nun. 

Casestudies für die Suche nutzen

Die Suche nach einer CRM-Software kann mitunter sehr anstrengend sein. Viele verschiedene Anbieter und viele verschiedene Systeme unterschiedlicher Lizenzmodelle tummeln sich am Markt. Eine einfach Internetsuche liefert zig Ergebnisse und hier wird guter Rat teuer. Tipps von Bekannten sind dann immer eine wertvolle Sache. 

Praxisnahe Eindrücke gewinnen

Hier können Sie Eindrücke in die Praxis einer CRM-Software gewinnen und erfahren auch, wie diese im geschäftlichen Alltag genutzt wird. Auch können Bekannte davon berichten, wie erfolgreich die Software wirklich arbeitet und ob sich die versprochenen Vorteile wirklich eingestellt haben. 

Passende CRM-Systeme finden

Dennoch lässt sich auf diese Weise nicht der gesamte CRM-Markt überblicken. Vielmehr bedarf es einer methodischen Herangehensweise bei der Suche nach einer passenden CRM-Software. Vergleichsportale (wie dieses) bieten Tools an, mit denen sich verschiedene Systeme nach spezifischen Kategorien filtern lassen. 

Den richtigen Anbieter wählen

Hier erhalten Sie dann schnell eine Liste verschiedener Systeme, die potentiell Ihren Anforderungen entsprechen und für Ihr Unternehmen die richtige sein könnten. Wie sich jedoch nun entscheiden? Diese Frage ist nicht ganz leicht zu beantworten, da auch hier wieder mehrere Faktoren eine Rolle spielen können. 

Die Erfahrung des Anbieters

Einer dieser Faktoren kann beispielweise die Erfahrung des CRM-Anbieters sein. Entscheidend dabei ist sicher seine Firmenhistorie. Ist dieses Systemhaus schon lange am Markt, kann das ein guter Hinweise darauf sein, dass dieser über eine gute Reputation verfügt und bereits vielen Kunden mit seiner Lösung helfen konnte. 

Expertise des Anbieters

Ebenso entscheidend dabei ist jedoch auch, die damit verbundene Expertise des Anbieters. Hat dieser bereits viele Projekte durchgeführt, weiß er um die Herausforderungen, die sich bei solchen Projekten ergeben können. 

Serviceleistungen des Anbieters

Ein weiterer entscheidender Faktor ist sicher auch das Angebot um das eigentliche CRM-System herum. Neben der eigentlichen Bereitstellung der CRM-Software bieten viele Anbieter darüber hinaus auch noch weitere Leistungen an. 

Anpassungen und Implementierung

So können diese Anpassungen am System und die eigentliche Implementierung durchführen. Viele Unternehmen verfügen nicht über die nötige Expertise derartige Schritte selbst vorzunehmen. Bei einer lokalen Implementierung ist der Aufwand nochmal deutlich höher, weshalb Unternehmen hier gern auf derartige Dienstleistungen zurückgreifen. 

Schulungen und Trainings

Ebenso bieten viele Softwarehäuser Schulungen und Trainings zu ihren Lösungen an. Damit werden die Mitarbeiter mit den wichtigsten Funktionen vertraut gemacht, sodass das System auch in der vorgesehenen Weise genutzt werden kann. 

Casestudies guter Wegweiser

Wollen Sie jedoch wissen, ob ein Anbieter wirklich in der Lage dazu ist Ihr CRM-Projekt umzusetzen, lohnt ein Blick in dessen Casestudies. In diesen werden frühere Projekte anderer Unternehmen beschrieben und detailliert dargestellt. 

Problemstellung vor dem Projekt

Oftmals sind diese nach einem bestimmten Schema aufgebaut. Allem voran steht eine Beschreibung der Situation im Unternehmen vor der Implementierung. Hier wird genau beschrieben, was die Probleme des Unternehmens im Alltag waren und warum man sich letztlich für eine neue CRM-Lösung entschied. 

Herausforderungen während der Implementierung

In einem zweiten Teil geht es dann um die konkrete Umsetzung des CRM-Projektes. Welche Anpassungen mussten gemacht werden, welche Herausforderungen mussten während der Implementierung gemeistert werden und wie hat diese letztlich geklappt. Hier lassen sich viele wichtige Erkenntnisse gewinnen. 

Erfolgsbewertung nach dem Projekt

Im letzten Teil beschreibt dann das Unternehmen, was sich seit der Implementierung verändert hat und welche positiven Effekte die Implementierung auf die Prozesse hatte. Entscheidend bei Casestudies sind die Gemeinsamkeiten eines darin beschriebenen Unternehmens zu Ihrem eigenen. 

Größe und Branche der Kunden

Denn neben der Implementierungsdokumentation können sie auch Rückschlüsse auf die Branche und die Betriebsgröße des Unternehmens schließen. Ähnelt das Unternehmen in der Casestudie dem Ihrem in vielen Belangen, können Sie sicher sein, dass der Anbieter über eine breite Erfahrung in diesen Bereichen verfügt. 

Hilfestellung bei der CRM-Suche

Das kann Ihnen bei der Entscheidung für oder gegen einen Softwareanbieter durchaus eine wichtige Hilfe sein. Gleichsam darf dabei nicht vergessen werden, dass Anbieter zumeist nur ihre erfolgreichen Projekte in Form von Casestudies veröffentlichen.

Daher können diese keine Garantie für eine erfolgreiche Implementierung sein. Dennoch sind Sie ein guter Hinweis auf die Erfahrung eines Anbieters. 

Fazit: Casestudies verschaffen wichtigen Eindruck

Wer sich auf der Suche nach einer passenden CRM-Software für sein Unternehmen befindet, ist um jeden Hinweis auf die richtige Lösung dankbar. Casestudies können bei der Suche dann oft das Zünglein an der Waage sein. Hier werden erfolgreich abgeschlossene Projekte beschrieben, die der Anbieter realisieren konnte. 

Hat der Anbieter bereits Unternehmen helfen können, die Ihrem Unternehmen sehr ähnlich sind, spricht dies für die Erfahrung des Systemhauses. Ein wichtiger und guter Hinweis, den Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen können. 

Gleichsam kann eine einzelne Casestudie kein alleiniges Kriterium dafür sein, ob ein Anbieter der richtige für Ihr Projekt ist. Vielmehr sind Casestudies Erfolgsgeschichten der Anbieter, mit denen diese werben. Doch lohnenswert ist der Blick in die praktische Umsetzung der Projekte allemal. 

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