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Was sind die Nachteile eines On-Premises CRM-Systems?

Ein lokales CRM-System hat gegenüber anderen Lizenz- und Nutzungsmodellen einige Nachteile. Welche das sind, lesen Sie hier.

Noch immer entscheidet sich ein beträchtlicher Anteil an Unternehmen für ein On-Premises CRM-System. Wer auf der Suche nach einem neuen CRM-System ist, muss sich früher oder später mit der Frage nach einem geeigneten Nutzungs- und Lizenzmodell auseinandersetzen.

Dabei hat jedes Nutzungs- und Lizenzmodell sowohl Vor- als auch Nachteile. Daher sollte vor einer endgültigen Entscheidung abgewägt werden, welches Nutzungsmodell dass gewinnbringendste ist.

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal näher mit den Nachteilen einer On-Premises CRM-Lösung gegenüber anderen Installationsarten auseinandersetzen. So können Unternehmen letzten Endes für sich entscheiden, ob eine On-Premises Lösung das Richtige für sie ist oder ob andere Nutzungs- und Lizenzmodelle in Betracht gezogen werden sollten.

Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten definiert werden, um diese später kontextbezogen einordnen zu können.

Inhaltsverzeichnis

CRM Definition

CRM ist ein Akronym und bezeichnet das Customer-Relationship-Management. Im Deutschen werden sowohl CRM als auch der Begriff Kundenbeziehungsmanagements häufig verwendet.

Hierbei handelt es sich um die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse sowie die gezielte Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden.

Was ist ein CRM-System?

CRM-Systeme sind Software, die die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse ermöglich. Alle kundespezifischen Daten werden innerhalb des CRM-Systems zentral gespeichert. Sämtliche kundenrelevanten Prozesse können zudem verwaltet, verschlankt, optimiert und automatisiert werden.

Moderne CRM-Systeme dienen Unternehmen als leistungsstarke Analysetools. Sie ermöglichen es Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse bezüglich aktueller Bedürfnisse spezifischer Kunden sowie Entwicklungen des Marktes im Allgemeinen zu gewinnen.

Was ist ein On-Premises CRM-System?

Der englische Begriff „On-Premises“ bedeutet so viel wie „auf dem Gelände“. In Bezug auf CRM-Systeme bedeutet das, dass das System lokal auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben wird.

So liegen auch sämtliche kundenbezogenen CRM-Daten zentral auf den unternehmenseigenen Servern.

Die Wahl eines On-Premises CRM-Systems bringt mehrere Vorteile mit sich. So zählen beispielsweise Kontrolle, Flexibilität und Unabhängigkeit zu wichtigen Gründen, weshalb sich Unternehmen für ein On-Premises CRM-System entscheiden.

Dennoch hat auch dieses Nutzungsmodell nicht nur positive Aspekte. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit den Nachteilen eines CRM-Systems auseinandersetzen.

1: Die Anschaffungskosten

Der Kostenfaktor ist in der Regel ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines geeigneten CRM-Systems. Grundsätzlich lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell das günstigste ist.

In Bezug auf die Anschaffungskosten handelt es sich bei einem On-Premises CRM-System jedoch eindeutig um die kostspieligste Variante.

Anschaffung der Hardware

Im Rahmen der Vorbereitung auf die Einführung eines neuen On-Premises CRM-Systems müssen Unternehmen zunächst dafür Sorge tragen, dass die benötigte Hardware vorhanden ist. Dabei muss sichergestellt werden, dass die Geräte auch für die zu implementierende Software geeignet sind.

Die Anschaffung eines Servers ist durchaus kostspielig und stellt daher für viele Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Investition dar.

Der Faktor Zeit

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen nur für eine On-Premises Lösung entscheiden, wenn das System wirklich über viele Jahre hinweg genutzt werden soll. Aufgeteilt auf die Dauer der Nutzung können die Anschaffungskosten bei langer Nutzungsdauer durchaus geringer ausfallen als die monatlich wiederkehrender Nutzungskosten einer SaaS-Lösung.

Muss bereits nach einiger Zeit eine neue Software installiert werden da das Legacy On-Premises CRM-System den Anforderungen des Unternehmens nicht länger gerecht wird, müssen die Anschaffungskosten als Verlust verbucht werden.

Cloud-basierte CRM-Systeme sind hingegen meist monatlich kündbar. Entscheidet sich ein Unternehmen hier für eine ungeeignete Lösung, ist der finanzielle Schaden bei Kündigung so vergleichsweise gering.

2: Oftmals begrenzte Skalierbarkeit

Ein weiterer Nachteil von On-Premises CRM-Systemen stellt ihre meist begrenzte Skalierbarkeit dar.

Was bedeutet Skalierbarkeit in Bezug auf CRM-Systeme?

Die Skalierbarkeit eines Systems beschreibt seine Fähigkeit, sich den wachsenden oder auch schrumpfenden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf die Leistungsfähigkeit der Hard- und Software anzupassen.

On-Premises CRM-Systeme kommen an ihre Grenzen

Das Anforderungsprofil eines Unternehmens kann sich im Laufe der Zeit verändern. Dies geschieht beispielsweise, wenn das Unternehmen wächst und neue Mitarbeiter eingestellt werden. Diese Mitarbeiter benötigen dann ebenfalls einen Zugang zum CRM-System. On-Premises CRM-Systeme kommen hier früher oder später an ihre Grenzen.

Bei einer Cloud-basierten Lösung können in diesem Fall einfach weitere Lizenzen dazugebucht werden. Gleiches gilt, wenn zusätzliche Speicherkapazität benötigt wird.

3: Der Aufwand

On-Premises CRM-Systeme werden oftmals von Unternehmen ausgewählt, die die volle Kontrolle über Hard- und Software und somit auch ihre CRM-Daten haben wollen. Doch mit der Kontrolle geht auch Verantwortung und ein deutlicher Mehraufwand einher.

Sowohl Hard- als auch Software müssen Instand gehalten werden, um den kontinuierlichen Nutzen des On-Premises CRM-Systems für das Unternehmen zu gewährleisten.

Instandhaltung der Hardware

In Bezug auf die Hardware müssen Unternehmen insbesondere darauf achten, dass ihre Server weiterhin die geforderte Leistung erbringen können. Hierzu sollte in regelmäßigen Abständen die Speicherkapazität überprüft werden.

Zudem muss sichergestellt werden, dass die Server vor allem in den Sommermonaten ausreichend gekühlt werden. Kommt es zu einer Überhitzung, kann dies im schlimmsten Fall einen vollständigen Stillstand des Tagesgeschäftes bedeuten.

Instandhaltung der Software

Auch die Software muss Instand gehalten werden. Hierbei geht es vor allem um anfallende Updates und Upgrades, denn gute Software muss regelmäßig aktualisiert werden. Vorteilhalt ist, dass das Unternehmen durch die Nutzung eines On-Premises CRM-Systems selbst entscheiden kann, wann diese durchgeführt werden.

Jedoch muss es auch dafür Sorge tragen, dass diese durchgeführt werden und dafür entsprechende Ressourcen bereitgestellt werden.

Zusätzlicher Aufwand, zusätzliche Kosten

Wartung und Instandhaltung sind essenziell, um den fortwährenden Nutzen des On-Premises CRM-Systems für das Unternehmen zu gewährleisten. Um diese Maßnahmen vornehmen zu können müssen im Unternehmen entsprechende Ressourcen für die Instandhaltung eingeräumt werden. Diese Ressourcen fehlen dann wiederum an anderer Stelle.

Gegebenenfalls müssen Neueinstellungen vorgenommen werden, wodurch wiederum zusätzliche Kosten entstehen. Bei einer Cloud-basierten Lösung ist der Anbieter für das Einspielen der Updates verantwortlich. Unternehmen entsteht somit kein Mehraufwand.

4: Eingeschränkter Support

Zu guter Letzt müssen sich Unternehmen bei der Nutzung eines On-Premises CRM-Systems mit eingeschränktem Support arrangieren.

Cloud-basierte Lösungen werden als SaaS bereitgestellt. Das bedeutet, dass Unternehmen auch von sämtlichen Dienstleistungen bezüglich der Software profitieren. Bei einem On-Premises CRM-System ist das nicht der Fall.

Support wird früher oder später eingestellt

Hinzu kommt, dass Anbieter der Software diese meist nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt weiterentwickeln. Früher oder später stellen Anbieter die Weiterentwicklung des CRM-Systems zugunsten eines neuen Produktes ein.

In diesem Fall bleiben Nutzern des alten CRM-Systems zwei Optionen. Unternehmen können das On-Premises CRM-System entweder weiterhin nutzen, und auf sämtlichen Support verzichten.

Besonders aus datenschutzrechtlichen Aspekten ist dies jedoch meist bedenklich. Alternativ können sich Unternehmen nun für ein neues, aktuelles CRM-System entscheiden. Dies ist jedoch unmittelbar mit einem erneuten Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

Fazit: Mit Kontrolle geht auch Verantwortung einher

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass On-Premises CRM-Systeme auch einige Nachteile mit sich bringen – Denn mit der vollständigen Kontrolle über das CRM-System geht auch Verantwortung einher.

Um die fortwährende Nutzung des On-Premises CRM-Systems zu gewährleisten, müssen Unternehmen Ressourcen für Wartung und Instandhaltung der Hard- und Software bereitstellen. Diese Ressourcen fehlen dann wiederum an anderer Stelle.

Hinzu kommt, dass On-Premises CRM-Systeme im Vergleich zu anderen Lizenz- und Nutzungsmodellen deutliche höhere Anschaffungskosten haben. Auch sind On-Premises CRM-Systeme meist nur begrenzt skalierbar und der Support ist eingeschränkt.

Wie jedes andere Nutzungs- und Lizenzmodell haben so auch On-Premises CRM-Systeme sowohl Vor- als auch Nachteile. Unternehmen sollten sich dieser bewusst sein, bevor sie sich für ein neues CRM-System entscheiden.

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