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Die ideale CRM-Software für Selbstständige

Kein Unternehmen ist zu klein für eine CRM-Software. Über welche Funktionen CRM-Software für Selbstständige verfügen sollte, erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen für eine ganzheitliche Steuerung und Abwicklung ihrer Kundenbeziehungsprozesse auf CRM-Software.

Doch lohnt sich die Anschaffung eines derartigen Systems auch für kleine Unternehmen oder gar Selbstständige und Freiberufler? Und welche Kriterien haben diese Ein-Mann-Unternehmen an eine geeignete CRM-Software? 

Mit diesen Fragen wollen wir uns im Folgenden einmal näher auseinandersetzen. Zunächst sollte jedoch ein genauerer Blick auf Selbstständige und Freiberufler geworfen werden, um ihre individuellen Anforderungen besser nachvollziehen zu können. 

Inhaltsverzeichnis

Freiberufler und Selbstständige: Ein Überblick 

Ein nicht zu unterschätzender Anteil aller Erwerbstätigen ist selbstständig oder freiberuflich tätig. So liegt der Anteil von Selbstständigen in den OECD-Staaten (Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung) laut Statista bei knapp über 15 Prozent. 

Hinzu kommt, dass Selbstständige gemäß des Berichtes „Freelancing in Europe“ des European Forum of Independant Professionals (EFIP) in Kollaboration mit Malt die Berufsgruppe mit dem EU-weit größten Wachstum sind. 

In welchen Wirtschaftszweigen finden sich die meisten Selbstständigen?

Selbstständige und Freiberufler gibt es in so gut wie jeder Branche. Dennoch gibt es Wirtschaftszweige, in denen besonders viele Erwerbstätige selbständig sind. Laut capital.de handelt es sich hierbei um folgende Branchen: 

  1. Marketing und Kommunikation (31%)
  2. (Informations-) Technologie (27%)
  3. Freizeit, Künste, Unterhaltung (18%)

Für diese Sektoren spielen Selbstständige und Freiberufler also eine große Rolle. Im Zeitalter der digitalen Transformation entwickeln Unternehmen auch in diesen Bereichen zunehmend ganzheitliche digitale Strategien.

Dazu zählt oftmals auch die Einführung entsprechender Unternehmenssoftware.

Lohnt sich die Anschaffung einer CRM-Software für Selbstständige überhaupt?

Doch lohnt sich die Einführung einer derartigen Software für Selbstständige und Freelancer überhaupt? Um diese Frage beantworten zu können, müssen für zunächst einen genauen Blick auf CRM-Software im Allgemeinen werfen.  

CRM: Eine Definition

„CRM“ ist eine Abkürzung und bezieht sich auf den englischen begriff „Customer Relationship Management“. Im Deutschen wird synonym in der Regel der Begriff „Kundenbeziehungsmanagement“ oder auch „Kundenpflege“ verwendet. 

Die Rolle der CRM-Software

Mittels einer CRM-Software lassen sich sämtliche Prozesse des Kundenbeziehungsmanagements digital abbilden.

Dies betrifft sowohl interne Prozesse als auch Schnittstellen zum Kunden. 
Jene Prozesse lassen sich dann innerhalb der CRM-Software 

  • Verwalten 
  • Steuern 
  • Optimieren 
  • Verschlanken 
  • Automatisieren. 

Das Unternehmen profitiert 

Auf diese Weise können Unternehmen wertvolle Ressourcen einsparen, welche dann wieder an anderer Stelle zielführender eingesetzt werden können. Zudem fungiert moderne CRM-Software im Unternehmen zunehmend auch als leistungsstarkes Analysetool.

So lassen sich wertvolle Erkenntnisse über Kunden und Leads gewinnen, sodass diese gezielter angesprochen werden können. 

CRM-Software als wertvoller Helfer

Auf diese Weise können grundsätzlich Unternehmen aller Art vom Einsatz einer CRM-Software profitieren. Für viele Unternehmen ist ein normaler Betrieb ohne CRM-Software mittlerweile praktisch unmöglich.

Wenn komplexe zunehmend komplex werden, bedarf es früher oder später softwareseitige Unterstützung, um den Überblick zu behalten und Ineffizienzen zu vermeiden. 

Erfolg als Selbstständiger dank CRM-Software

Doch wie steht es um Selbstständige und Freiberufler? Letztlich steigt mit zunehmender Unternehmensgröße in der Regel die Anzahl und auch die Komplexität der Prozesse.

Im Fall von Selbstständigen und Freelancern dürfte sich der Bedarf demnach noch in Grenzen halten. 

Ein-Mann-Firmen

Der Mangel an komplexen Prozessen rückt jedoch im Angesicht der Tatsache, dass Selbstständige die Aufgaben aller Geschäftsbereiche zugleich übernehmen müssen, in den Hintergrund. Sie sind

  • Vertriebler
  • Einkäufer
  • Buchhalter
  • Verwalter
  • Controller
  • Marketing-Mitarbeiter

in einem.

Bedingt durch die damit einhergehende Anzahl an Aufgaben sowie ihrer Vielfältigkeit ist es so schlichtweg unmöglich, die Prozesse aller dieser Bereiche zu jeder Zeit maximal effizient abzuwickeln. 

Dafür mangelt es im hektischen Tagesgeschäft oftmals schlichtweg an der nötigen Zeit, sich gezielt mit der Optimierung bestehender Kundenbeziehungsprozesse auseinandersetzen.

CRM-Software ist in der Lage, Selbstständige in diesem Bereich maßgeblich zu entlasten. Doch wie sieht eine geeignete CRM-Software für Selbstständige aus? 

Eigenschaften einer CRM-Software für Selbstständige

Schließlich hat jedes Unternehmen individuelle Anforderungen an eine geeignete Unternehmenssoftware. Dennoch gibt es einige grundlegende Gemeinsamkeiten, die sich in der Regel in den Anforderungsprofilen von Selbstständigen finden. 
Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um drei grundlegende Punkte: 

  1. Einen möglichst unkomplizierten Einstieg 
  2. Eine Reduzierung des (administrativen) Aufwands durch das System 
  3. Einen grundlegenden Funktionsumfang 

Zudem verfügen Selbstständige und Freelancer in der Regel über vergleichsweise eingeschränkte finanzielle Mittel. Dies ist jedoch längst kein K.O.-Kriterium bei der Wahl einer geeigneten CRM-Software mehr.

Wie steht es um die Kosten? 

Einige CRM-Anbieter haben sich speziell auf die Anforderungen von Selbstständigen oder kleineren Unternehmen spezialisiert und sind daher in der Lage, entsprechende Projekte auch bei einem konservativen Budget umzusetzen. 

Dennoch sollten Selbstständige in puncto Budgetvorstellung nicht allzu starr an einem bestimmten Wert festhalten und sich selbst und Anbieter einen entsprechenden Spielräum einräumen.

Die Anschaffung einer Unternehmenssoftware ist eine Investition, die sich langfristig durch einen entsprechenden ROI auszahlen soll. Unternehmer sollten sich also nicht gänzlich dagegen stellen, gegebenenfalls etwas vom ursprünglichen Budget abzuweichen. 

1: Unkomplizierter Einstieg

Wie bereits erwähnt müssen Selbstständige die Aufgaben aller Geschäftsbereiche mit einer einzigen Person abdecken. Dementsprechend sind auch für die Einführung einer Unternehmenssoftware nur begrenzt Kapazitäten verfügbar. Aus diesem Grund sollte eine geeignete CRM-Software möglichst intuitiv nutzbar sein. 

Dennoch sollten sich Selbstständige besonders zu Beginn etwas Freiraum einräumen, um sich mit der neuen CRM-Software vertraut zu machen. Denn das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware kann sich nur entfalten, wenn sie auch korrekt genutzt wird. 

2: Reduzierung des Arbeitsaufwands

Neben einem möglichst unkomplizierten Einstieg ist zudem wichtig, dass die CRM-Software Selbstständige im Tagesgeschäft entlastet. Dabei geht es vor allem um eine Reduzierung des administrativen Aufwands.

Denn hierbei handelt es sich um Tätigkeiten, die zwar notwendig aber in der Regel nicht direkt am Umsatzgeschäft beteiligt sind. 

Erledigt eine CRM-Software diese Aufgaben weitestgehend, haben Unternehmer mehr freie Kapazitäten, um sich zielführenderen Aufgaben zu widmen und aktiv in ihre Kundenbindung zu investieren. 

3: Nur das Wesentliche

Ein grundlegender Funktionsumfang ist in gewisser Weise Voraussetzung für einen möglichst unkomplizierten Einstieg in die Nutzung der neuen CRM-Software.

Bereits die Digitalisierung der fundamentalsten Prozesse kann Selbstständige im Tagesgeschäft maßgeblich entlasten. Dazu bedarf es nicht zwangsläufig der ausgereiftesten, leistungsstärksten Lösung. 

Schnittstellen und Anbindungen

Vielmehr sollten Unternehmer ihr Augenmerk auf eine möglichst ganzheitlich integrierte Lösung legen. Werden mehrere unabhängige Insellösungen betrieben, geht dies meist mit einem zusätzlichen administrativen Aufwand einher.

Um beispielsweise die doppelte Datenpflege zu vermeiden und für möglichst viele Automatisierungen zu sorgen, sollten Unternehmer Lösungen wie ERP- und CRM-Software integrieren. Auf diese Weise ist ein lückenloser Informationsaustausch zwischen allen Systemen gewährleistet. 

Luft nach oben

Selbstständige sollten jedoch auch bedenken, dass sich ihr Anforderungsprofil mit der Zeit ändern kann. So ist es beispielsweise möglich, dass in einigen Jahren Personal eingestellt wird und somit zusätzliche Zugänge benötigt werden.

Zeichnet sich eine derartige Entwicklung bereits ab oder ist geplant, sollten Unternehmer möglichst auf skalierbare Lösungen setzen.

Fazit: Warum sich eine CRM-Software für Selbstständige lohnt

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich der Einsatz einer CRM-Software auch insbesondere für Selbstständige und Freelancer rechnen kann. 

Wertvolle Entlastung im Tagesgeschäft durch CRM-Software 

Durch eine Entlastung im Tagesgeschäft haben Unternehmer die Möglichkeit, sich zielführenderen Aufgaben zuzuwenden. Auf diese Weise kann Selbstständigen durch die Nutzung einer geeigneten CRM-Software ein erheblicher Wettbewerbsvorteil entstehen. 

Bei der Auswahl eines geeigneten Systems sollten Unternehmer beachten, dass die CRM-Software möglichst intuitiv nutzbar ist und sie im Tagesgeschäft bei der Erledigung administrativer Tätigkeiten entlastet. 

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