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Ein On-Premises CRM für Selbstständige

Auch für Selbstständige gibt es das richtige CRM-System. Erfahren Sie hier, was sie bei der Wahl eines CRM-Systems für Selbstständige beachten sollten.

Es Freiberufler oder auch junge Startups nehmen oftmals fälschlicherweise an, ein CRM-System sei nichts für sie. Sie seinen zu klein, als dass ein CRM-System überhaupt Sinn ergebe. Doch diese Annahme ist so falsch wie sie nur sein könnte. 

Von Anfang an mit dem CRM

Es gilt die Kunden von Beginn an einzubinden und dabei kann ein CRM-System extrem gut helfen. Es gilt sich gegen die Konkurrenz abzusetzen, um langfristig am Markt existieren zu können. Das gilt eben auch für Freiberufler und besonders für Startups. 

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welchen konkreten Nutzen Freelancer und auch Startups aus einem CRM-System ziehen können. Auch wollen wir mit dem Vorurteil aufräumen, ein CRM-System für Freiberufler und Startups ist in jedem Fall in der Cloud zu suchen. 

Inhaltsverzeichnis 

Definition: Was ist ein CRM-System?

CRM steht für Customer-Relationship-Management oder zu Deutsch, das Kundenbeziehungsmanagement. Es geht im Kern also um die Verwaltung, Organisation, sowie um die Steuerung und den Ausbau der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Kunden. Zentrales Ziel dabei, ist die langfristige Kundenbindung an das eigene Unternehmen. 

Zu diesem Zweck setzten Unternehmen auf CRM-Systeme, Softwareprogramme die bei der Verwaltung aller Kundendaten und Interaktionen mit den Kunden unterstützen. Dabei werden alle Kunden- und Kontaktdaten auf einer zentralen Datenbank in spezielle Kundenakten zusammengeführt. 

Qualität des Kundenservice Steigern

So werden automatisch alle Interaktionen zu einem bestimmten Kunden in die entsprechenden Akten hinzugefügt, was per se zu einer deutlich besseren Verwaltung der eigenen Kundschaft führt. Ein Mehrwert zeigt sich im Bereich des Kundenservice. Meldet sich ein Kunde mit einer bestimmten Anfrage, muss nicht lange nach seinen Daten gesucht werden. 

Sein Anliegen kann direkt und schnell angegangen werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Doch können CRM-System noch weit mehr als das. Mit ihnen lassen sich beispielweise Zielgruppen identifizieren und zusammenfassen. Auf diese Weise lassen sich Werbemaßnahmen deutlich individueller und somit erfolgreicher realisieren. 

Definition: Was ist On-Premises?

On-Premise bedeutet so viel wie „vor Ort“ oder auch „in den eigenen Räumlichkeiten“. Im Kontext mit CRM-Systemen wir damit das zu Grund liegende Lizenzmodell beschrieben. Ein Unternehmen erwirbt bei einem Anbieter ein entsprechendes CRM-System und installiert dieses auf den eigenen Servern. 

Unterschied zwischen Cloud und On-Premises

Alle Daten, die in das CRM-System eingepflegt werden, bleiben also im eigenen Unternehmen. Das steht im Gegensatz zu Cloud-Anwendungen. Hier wird eine CRM-Software über das Internet zur Verfügung gestellt. Das Unternehmen erwirbt entsprechend seines Bedarfs Lizenzen bei einem Anbieter und kann dafür das System nutzen. Darüber hinaus bezieht man auch die Speicherkapazität und die Rechenleistung vom jeweiligen Anbieter. 

Datenschutzrechtliche Bedenken

Der große Nachteil ergibt sich aus der Speicherung der Daten auf einem fremden Server. Dies ist oftmals datenschutzrechtlich schwierig und bei besonders sensiblen Daten mitunter bedenklich. Gleichsam sind Anwendungen in der Cloud durchaus eine gute Alternative für kleine Unternehmen und Freiberufler, weil hier der eigene Aufwand sehr gering ausfällt. 

Warum jedoch lokale CRM-Systeme auch für eben jene Freiberufler und Startups durchaus attraktiv sein können, wollen wir im Folgenden einmal etwas genauer klären. 

3 Gründe für On-Premises-CRM

Freiberufler oder auch Freelancer genannt sind eine besondere Berufsgruppe. Sie arbeiten ohne direkte Vorgesetze auf eigene Rechnung und können sich Arbeitszeit und -ort oftmals frei einteilen. Auch können sie für mehrere Auftragsgeber gleichzeitig tätig sein, was bedingt, dass sie sich irgendeine Form der eigenen Verwaltung zulegen müssen. 

Datenpflege entscheidend

Es müssen Rechnungen geschrieben und zugeordnet werden, gleichsam gilt es neue Kunden zu gewinnen, um keinen Leerlauf zu haben. Auch die Nachbetreuung verschlingt oftmals viel Zeit und das während aktuelle Projekte laufen. Gerade allein oder mit einem kleinen Team eine nicht allzu einfache Aufgabe.

Ein CRM-System kann auch Startups und Freelancern dabei helfen, sich besser zu verwalten und neue Projekte ans Land zu ziehen. Es gilt sich einen Kundenstamm aufzubauen und gleichzeitig sicherzustellen, die bestehenden Kunden nicht zu verlieren. 

1. Modulare CRM-Systeme für den Anfang

Beginnt man relativ früh mit einem CRM-System zu arbeiten, umgeht man den Aufwand bei einer späteren Einführung. Zu diesem Zwecke bieten viele CRM-Anbieter gratis Versionen ihrer CRM-Systeme an, die die wichtigsten Funktionen abdecken. 

So finden sich in diesen beispielweise eine professionelle Kundenverwaltung oder auch Funktionen für das Marketing in diesen Systemen an. Einige Anbieter gehen sogar noch einen Schritt weiter und bieten ihre Lösungen für bis zu drei Nutzern mit allen Features kostenlos an. 

CRM-Systeme kostenlos nutzen

Daher steckt der fromme Wunsch, dass User dem System die Treue halten, sollte das Unternehmen und somit der Bedarf einmal wachsen. Freiberufler profitieren massiv davon. Sie können diese Systeme nutzen und gleich alle Funktionen nutzen. 

Doch am Anfang steht erst einmal eine weitreichende Kontaktverwaltung. In speziellen Kundenordnern werden alle Daten zu einem bestimmten Kunden abgelegt. So muss zum einen nicht lange nach diesen gesucht werden und man spart Zeit, gleichsam hat man so immer im Blick, was der aktuelle Stauts mit einem bestimmten Kunden ist. 

Kundenstamm wächst schnell

Freiberufler haben oftmals mehr als nur einen Auftraggeber. Je mehr Kunden ein Freelancer bedient, desto unübersichtlicher wird der Kundenstamm. Um Fehler zu vermeiden, helfen diverse Automationen, wie beispielsweise automatisierte Mailings oder diverse Formulare. 

Tätigkeiten priorisieren

Auch lassen sich mit dem CRM-System diverse Berichte zu den wichtigsten Kennzahlen erstellen, die dabei helfen, die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten. Verwendet man beispielweise unnötig viel Zeit für eine bestimmte Tätigkeit, kann das System diese Tätigkeit hinsichtlich seiner Wirtschaftlichkeit überprüfen und beispielweise andere Tätigkeiten zur Priorisierung vorschlagen. 

Man baut sein CRM-System ganz einfach Stück für Stück auf und nutzt nach und nach weitere Funktionen. So gelangen auch kleine Unternehmen und Freiberufler am Ende zu einem intelligenten und zukunftsweisenden Softwaretool, welches deren Position am Markt stärkt.

2. Je eher desto besser: Nicht mit dem CRM-System warten

Wir haben es eben ja schon kurz angeschnitten. Wer sich frühzeitig mit der Einführung eines CRM-Systems beschäftig, spart am Ende Zeit, Geld und Nerven. Man kann sich früh an die Arbeitsweise mit einem derartigen System gewöhnen und diese in den Arbeitsalltag integrieren. 

Zudem werden die Daten von Beginn an konsistent gehalten und gepflegt. Das wird vor allem dann wichtig, wenn man diese später einmal systematisch auswerten will. Denn nur wer seine Kunden und deren Bedürfnisse kennt, wird langfristig am Markt bestand haben können. 

Wert von Daten hoch

Der Wert der Daten hat in den letzten Jahren immer mehr zugenommen, da immer neue Möglichkeiten zur Erkenntnisgewinnung aus diesen geschaffen werden. Je besser die Daten gepflegt werden und je mehr davon zur Verfügung stehen, desto besser die Erkenntnisse die sich aus diesen gewinnen lassen. 

Auch an die Zukunft denken

Auch wenn die Auswertung zurzeit noch keine große Rolle spielen mag, wird diese künftig auch in kleineren Unternehmen, bei Freiberuflern und in Startups zunehmend wichtiger werden. Doch es gibt noch einen weiteren wichtigen Grund, warum es auch für Freiberufler und Startups Sinn ergibt über ein CRM-System nachzudenken.

3. Datenschutz mit dem CRM-System gewährleisten

Im Zuge der Einführung der DSGVO hat das Thema Datenschutz nochmals an Fahrt aufgenommen. Viele Unternehmen waren verunsichert, wie genau sie nun mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Fragen gab es viele, Antworten hingegen nicht immer. 

Bußgelder werden empfindlicher

Nun, gut zwei Jahre später sind viele für das Thema sensibilisiert, doch haben Strafen und Bußgeldbescheide in jüngster Vergangenheit gezeigt, dass längst nicht jedes Unternehmen entsprechende Maßnahmen eingeführt bzw. umgesetzt hat. 

Revisionssicher und im Rahmen der Gesetze

Mit einem CRM-System lassen sich die diversen Vorgaben zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten ganz einfach befolgen. Das System selbst kann dabei den Rahmen vorgeben und beispielweise an Löschfristen erinnern, Daten auf das wesentlichste reduzieren oder auch Verarbeitungsvereinbarungen bereitstellen. 

Gerade für kleinere Unternehmen und Freiberuflern kann ein CRM-System somit ein mächtiges Tool zur Einhaltung der DSGVO und anderer Vorgaben sein. Es verschafft Ihnen die Sicherheit, die sie zur Bewältigung ihrer vielen anderen Aufgaben benötigen. 

Daten bleiben im Unternehmen

Ein lokales CRM-System hat dann auch noch den Vorteil, dass dieses keiner zusätzlichen Vereinbarung mit einem Drittanbieter bedarf, da die Daten immer auf den eigenen Servern bleiben. So kann sichergestellt werden, dass immer alle Vorgaben eingehalten werden. 

Fazit: CRM-Systeme gehören in jedes Unternehmen

Ganzgleich ob Multi-Milliarden-Dollar-Konzern oder One-Man-Show, ein CRM-System gehört in jedes Unternehmen. Mit seinen vielen verschiedenen Funktionen, trägt ein solches System zur besseren Kommunikation mit den Kunden und letztlich zu einer langfristigen Kundenbindung bei. 

Diese ist wichtig um am Markt nachhaltig fußfassen und existieren zu können. Daher sollten sich auch Freelancer mit den Möglichkeiten derartiger Systeme auseinandersetzen und schnellstmöglich eine entsprechende Lösung in ihren Alltag etablieren. Je früher, desto besser. 

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