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So wählen Sie die richtige CRM-Software für Ihr Unternehmen

Erfahren Sie hier, wie Sie die perfekte CRM-Software für Ihr Anforderungsprofil identifizieren.

Unternehmenssoftware ist nicht nur allgegenwärtig, sondern wird auch zunehmend zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor. Moderne Lösungen wie CRM-Software unterstützen Unternehmen dabei, ihre Kunden besser kennenzulernen, neue Kunden für sich zu gewinnen und dadurch letztlich den Umsatz zu steigern. 

Doch der CRM-Markt ist vielfältig. Woran also erkennen Unternehmen die für sie passendste Software? Dieser Frage wollen wir uns im Folgenden einmal näher annehmen und aufzeigen, worauf es bei der CRM-Software-Auswahl auskommt. Zunächst muss jedoch definiert werden, welche konkrete Funktion CRM-Software im Unternehmen erfüllt. 

Inhaltsverzeichnis 

CRM-Software: Ein Überblick

Die drei Buchstaben „CRM“ stehen für Customer-Relationship-Management. Im Deutschen spricht man synonym entweder vom Kundenbeziehungsmanagement oder seltener auch der Kundenpflege. Diese beiden Begriffe sind synonym zu verstehen und bezeichnen im Wesentlichen zweierlei Dinge: 

1: Die gezielte Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden
2: Die strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse

In der heutigen Zeit setzen Unternehmen sowohl zur Setzung eines klaren Kundenfokus als auch zur strategischen Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse auf CRM-Software.

CRM-Software ist vielseitig 

CRM-Software hat ihre Ursprünge in der Kontaktverwaltung. So dienten die ersten CRM-Systeme nahezu ausschließlich zur Verwaltung statischer Kundendaten. Dies hat sich jedoch im Laufe der Jahre stark geändert. Heutzutage ist CRM-Software weitaus mehr als ein digitales Adressbuch. Mittels analytischer CRM-Software sind Unternehmen in der Lage, wertvolle Erkenntnisse über ihren Kunden zu gewinnen und neue Kunden zu erschließen. 

Wettbewerbsvorteil durch die richtige CRM-Software 

KI-Integrationen können Kunden beispielsweise in Form von Chatbots in Sekundenschnelle antworten liefern, ohne dass ein Kundenservice-Mitarbeiter dafür eingebunden werden muss. So entwickelt sich CRM-Software mehr und mehr zum Wettbewerbsvorteil für Unternehmen – Sofern denn die richtige Software im Einsatz ist. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit der Frage auseinandersetzen, wie Unternehmen das für sie richtige CRM-System identifizieren können. 

Die CRM-Auswahl: Eine Frage des individuellen Anforderungsprofils 

Unternehmen auf der Suche nach einer geeigneten CRM-Software sollten zunächst beachten, dass es nicht „die beste“ CRM-Software gibt. Sicherlich haben Hausnamen wie Microsoft Dynamics oder Salesforce nicht ohne Grund einen so hohen Bekanntheitsgrad. Dennoch bedeutet dies nicht, dass das bekannteste oder leistungsstärkste CRM-System auch automatisch das geeignetste für den Einsatz in einem bestimmten Unternehmen ist. 

Die perfekte CRM-Software gibt es nicht 

So gibt es keine perfekte CRM-Software, die für den Einsatz in jedem Unternehmen geeignet ist. Diese Erkenntnis ist ein wichtiger Punkt bei der Suche nach der richtigen CRM-Software – Denn Artikel wie „Die besten 10 CRM-Systeme“ verlieren durch sie ihre Aussagekraft.

Grundsätzlich gesprochen kann es nicht schaden, sich an Rezensionen und Bewertungen anderer Unternehmen zu orientieren. Jedoch sollte der wesentliche Anhaltspunkt bei der Suche nach einer geeigneten CRM-Software das individuelle Anforderungsprofil des eigenen Unternehmens sein. 

Tipps zur Suche nach der richtigen CRM-Software 

Den Grundstein für eine erfolgreiche CRM-Suche legt zum einen das individuelle Anforderungsprofil des jeweiligen Unternehmens und zum anderen eine Auflistung klar definierter Ziele. Was ist der Grund für die Einführung einer (neuen) CRM-Software? Sollen bestimmte KPIs erhöht werden?

Sollen potenzielle Kunden über neue Kanäle angesprochen werden? Oder muss ein neuer Prozess abgebildet werden, der vom Legacy-System nicht dargestellt werden kann? 

Nicht nur die Software selbst spielt eine Rolle 

Anhand dieser Ziele kann dann ein konkretes Anforderungsprofil erstellt werden. Dies sollte neben der technischen Anforderungen an die CRM-Software selbst auch gegebenenfalls benötigte Zusatzleistungen seitens des Anbieters enthalten.

Denn Unternehmen entscheiden sich letztlich nicht nur für eine CRM-Software, sondern mit dessen Anbieter auch für einen langjährigen Geschäftspartner. Benötigte Zusatzleistungen können dann an späterer Stelle in Form eines Service-Level-Agreements (kurz SLA) in Zusammenarbeit mit dem Anbieter festgehalten werden. 

Von der Longlist zur Shortlist 

Anhand eines konkreten Anforderungsprofils ist es wesentlich leichter, potenziell geeignete Systeme und somit auch Anbieter zu identifizieren. Zunächst sollten sämtliche Anbieter identifiziert werden, die dem Anforderungsprofil gerecht werden. Diese werden dann auf einer Longlist zusammengestellt, um dem Unternehmen einen ersten Überblick über potenzielle Geschäftspartner und Systeme zu verschaffen. 

Im Laufe der Zeit wird aus dieser Longlist dann durch weitere Fein-Selektierung eine Shortlist. Das Unternehmen kann sich dann mit den auf der Shortlist aufgelisteten Anbietern persönlich in Verbindung setzen und auf diese Weise letztlich eine geeignete CRM-Software identifizieren. 

Vergleichswebsiten nutzen

Ein Hindernis bei der Suche nach der richtigen CRM-Software stellt für viele Unternehmen das enorme Angebot auf dem Unternehmenssoftware-Markt dar. Besonders zu Beginn des CRM-Projektes kann die schiere Summe an Systemen und Anbietern dazu führen, dass sich Unternehmen bereits vor der eigentlichen Suche überfordert fühlen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Vergleichswebsiten als erste Anlaufstelle zu nutzen.

Online-Vergleichswebsiten verfügen in der Regel über eine Vielzahl ein Filteroptionen, mittels derer sich die Auswahl erstmal eingrenzen lässt. So können Vergleichswebsiten besonders zu Beginn des Projektes hilfreiche Tools darstellen. 

Fazit: Das sollten Sie bei der Suche und Auswahl einer CRM-Software unbedingt beachten 

Es lässt sich also festhalten, dass sich Unternehmen zunächst mit ihrem eigenen Anforderungsprofil auseinandersetzen und konkrete Ziele definieren müssen, bevor sie sich auf die Suche nach einer geeigneten CRM-Software begeben können. Letztlich gibt es nicht „die eine, richtige“ CRM-Software, die sich in jedem individuellen Szenario empfehlen lässt. 

Sie wählen auch einen Geschäftspartner 

Hinzu kommt, dass sich Unternehmen nicht ausschließlich an technischen Kriterien orientieren sollten. Der richtige Funktionsumfang ist ein wesentliches Kriterium bei der Wahl einer geeigneten CRM-Software. Dennoch sollten auch zusätzliche Leistungen des Anbieters nicht vollständig vernachlässigt werden. 

Zukunftsfähig mit der richtigen ERP-Software

Es ist also von Relevanz, den Stellenwert einer ausführlichen Planungsphase nicht zu unterschätzen. Nur auf diese Weise können Unternehmen den Grundstein für ein erfolgreiches CRM-Projekt legen. Letztlich ist Unternehmenssoftware immer darauf ausgelegt, dass sich ihr volles Potenzial bei einer langfristigen, kontinuierlichen Nutzung einstellt. 

Daher sollten sich Unternehmen nicht leichtfertig auf die nächstbeste CRM-Software stürzen, sondern die nötige Zeit in die Auswahl eines adäquaten Systems investieren. Sowohl Zeit als auch Arbeitsaufwand und Kosten des CRM-Projektes werden dann im Laufe der Zeit durch einen entsprechenden ROI entlohnt. So erhalten Unternehmen eine geeignete Lösung, von der sie viele Jahre profitieren können und die langfristig maßgeblich zu ihrer Wettbewerbsfähigkeit beiträgt. 

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