6 Funktionen einer CRM-Software für die Immobilienverwaltung

Über diese Eigenschaften und Funktionen sollte eine adäquate CRM-Software für die Immobilienverwaltung verfügen.

Unternehmenssoftware entwickelt sich branchenübergreifend immer mehr zur Notwendigkeit. So setzen auch immer mehr Unternehmen in Zeiten der digitalen Transformation auf eine CRM-Software.

Damit Unternehmen jedoch den vollen Nutzen aus einer neuen CRM-Software ziehen können, muss diese auch für den Einsatz im jeweiligen Betrieb ausgelegt sein. Die Branchenausrichtung der Software spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit den Anforderungen auseinandersetzen, die Immobilienverwalter an eine geeignete CRM-Software stellen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist CRM-Software?
• Der Stellenwert einer branchenspezifischen CRM-Software
• Ein Blick auf die Immobilienverwaltung
• 6 Funktionen einer CRM-Software für die Immobilienverwaltung
• Fazit: Effiziente CRM-Prozesse dank branchenspezifischer CRM-Software

Was ist CRM-Software?

„CRM“ bezeichnet das Customer-Relationship-Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundepflege. Hierbei handelt es sich zum einen um die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden.

Zum anderen geht damit jedoch auch due strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Funktion einer CRM-Software

Durch den Einsatz einer CRM-Software lassen sich all diese Prozesse softwareseitig abbilden. Dabei fungiert die CRM-Software als zentrale Verwaltungsstelle für sämtliche Kundendaten.

Im Wesentlichen profitieren Unternehmen durch den Einsatz einer geeigneten CRM-Software auf operativer, analytischer, kollaborativer und kommunikativer Ebene.

Dazu kommt neben dem Kontaktmanagement eine Vielzahl unterschiedlicher CRM-Funktionen zum Einsatz. Im Wesentlichen lassen diese Funktionen sich den folgenden Bereichen bzw. Modulen zuordnen:

• Kundendienst
• Callcenter
• Marketing
• Projektmanagement
• Berichte
• Verkäufe
• Arbeitsabläufe

Welchen Funktionen in jedem Fall vorhanden sein sollten, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Beispielsweise ist ein Callcenter-Modul von wenig Nutzen, wenn das jeweilige Unternehmen kein Callcenter betreibt.

Der Stellenwert einer branchenspezifischen CRM-Software

Um sicherzustellen, dass eine CRM-Software auch den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird, sollten sich Betriebe bei der Auswahl des Systems auf branchenspezifische Systeme konzentrieren.

Jede Branche zeichnet sich durch spezielle Kundenbeziehungsprozesse aus. Diese müssen in Gänze von einer CRM-Software abgebildet werden können, damit das System sein volles Potenzial entfalten kann.

Anbieter mit Branchenerfahrung

CRM-Anbieter, die bereits Erfahrung in der Betreuung und Durchführung von Softwareprojekten in Unternehmen der eigenen Branche nachweisen können, verfügen in der Regel über entsprechendes Branchen-Know-how.

Demnach sind sie nicht nur mit branchenspezifischen Prozessen vertraut, welche es softwareseitig abzubilden gilt, sondern wissen auch um potenzielle Herausforderungen der Branche.

Die richtige CRM-Software für Ihre Branche

So gibt es zahlreiche Argumente, die für die Wahl eines branchenspezifischen CRM-Systems sprechen. Doch wie sieht nun eine geeignete CRM-Software für die Immobilienverwaltung aus?

Bevor wir uns diesem Thema annehmen können, muss zunächst ein Blick auf die Immobilienverwaltung im Allgemeinen geworfen werden.

Ein Blick auf die Immobilienverwaltung

Das Immobilienmanagement ist Teil der Betriebswirtschaftslehre und umfasst:

• Die Projektentwicklung
• Das Projektmanagement bzgl. Planung und Ausführung
• Das Facilitymanagement für die Immobilien- und Gebäudebewirtschaftung

Aufgaben der Immobilienverwaltung

Die zentrale Aufgabe des Immobilienmanagements besteht im kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Management vom Immobilien. Somit handelt es sich um einen vielfältigen Tätigkeitsbereich, welcher sich von der Vermietung über die Buchhaltung bis hin zur Instandhaltung erstreckt.

Erfolgreiche Immobilienverwaltung

Ein erfolgreiches, leistungsfähiges Immobilienmanagement zeichnet sich durch die Berücksichtigung zahlreicher Bereiche aus. So sollten Unternehmen beispielsweise durch eine regelmäßige Analyse des Kundenbedarfes diesen stets im Blick haben. Auch sollten Betriebe die Komplexität des Immobilienmanagements verstehen und dessen Komponenten sachdienlich miteinander vernetzen.

… durch softwareseitige Unterstützung

Bedingt durch die großen Zeitabständige bis zur Erfolgswirksamkeit von Entscheidungen, der Investitionshöhe kombiniert mit langen Amortisationszeiträumen bedarf es für ein erfolgreiches Immobilienmanagement im 21. Jahrhundert softwareseitiger Unterstützung.

6 Funktionen einer CRM-Software für die Immobilienverwaltung

So bedarf es beispielsweise leistungsfähiger Controlling-Tools. Entsprechende Lösungen unterstützen Unternehmen bei Tätigkeiten der Analyse, Planung und Kontrolle auf strategischer wie auch operativer Ebene.

1. Controlling-Tools

Damit ein lückenloser Informationsfluss zwischen allen Systemen gewährleistet werden kann, sollte in jedem Fall eine Anbindung von CRM-Software und Controlling-Tools eingerichtet werden. Die Integration von Datenbanken und modernen IT-Systemen ist in der Immobilienverwaltung üblich.

2. Mobile Verfügbarkeit

Die Vielseitigkeit des Immobilienmanagements erfordert von Unternehmen auch eine entsprechende Flexibilität. Durch die Nutzung einer CRM-Software mit mobiler Verfügbarkeit haben Immobilienverwalter alle wichtigen Informationen stets zur Hand.

So lassen sich beispielsweise Echtzeit-Berichte zur Verkaufsperformance auch von unterwegs aus öffnen. Ebenso flexibel lassen sich Meetings planen oder Folgeaufgaben hinzufügen.

3. DMS-Anbindung

Im Bereich der Immobilienverwaltung fällt eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente an.

Diese gilt es effizient und übersichtlich zu verwalten, sodass stets alle wichtigen Dokumente einem Objekt bzw. eines Kunden zugeordnet werden können. Dazu bedarf es einer Anbindung der CRM-Software an eine DMS-Lösung.

4. Templates 

Zur Verschlankung und Vereinheitlichung von Prozessen empfiehlt sich zudem die Verwendung von Vorlagen, welche beispielsweise bei der Erstellung von Verträgen oder Rechnungen genutzt werden können.

Durch die Anbindung von DMS und CRM können erstellte Dokumente dann direkt an den Kunden weitergeleitet werden.

5. Terminverwaltung

Immobilienverwalter stehen in der Regel vor der Herausforderung, zahlreiche Termine zu koordinieren. In Zeiten der Digitalisierung sind diese häufig unterschiedlicher Natur. Von Telefonterminen über Skype- und Zoom-Meetings bis hin zu Besichtigungen vor Ort gilt es, den Überblick zu behalten. Eine integrierte Terminverwaltung hilft Immobilienverwaltern dabei.

6. Lead-Management

Auch im Bereich der Immobilienverwaltung ist dem Lead-Management ein hoher Stellenwert zuzusprechen. Durch integrierte Lead-Verwaltungs-Funktionen lassen sich Leads schnell und effizient durch die Vertriebspipeline führen.

Darüber hinaus bieten entsprechende Funktionen Unternehmen und Agenturen die Möglichkeit, Leads aus unterschiedlichen Quellen zu generieren. Dazu zählen beispielsweise:

• Visitenkarten
• Webformulare
• Live-Chats
• Soziale Netzwerke

Generierte Leads lassen sich über das System dann anhand vordefinierter Workflow-Regeln automatisiert den jeweiligen Vertriebsrepräsentanten zuweisen. Über eine softwareseitige Lead-Bewertung erkennen diese dann auf einen Blick, welchen Leads die höchste Priorität zukommen sollte.

Fazit: Effiziente CRM-Prozesse dank branchenspezifischer CRM-Software

Immobilienverwalter, Immobilienagenturen und andere Unternehmen aus dem Bereich des Immobilienmanagements können auf unterschiedliche Art und Weise von der Nutzung einer geeigneten CRM-Software profitieren.

Diese Systeme unterstützen Unternehmen beispielsweise durch

• Integrierte Controlling-Tools
• Eine mobile Verfügbarkeit
• Eine DMS-Anbindung
• Templates
• Eine integrierte Terminverwaltung
• Lead-Management-Funktionen

, wobei jedes Unternehmen andere Anforderungen an eine geeignete CRM-Software hat.

Dennoch sollten sich Immobilienverwalter bei der Suche nach einem adäquaten Kundenbeziehungsmanagement-System auf Lösungen fokussieren, welche speziell auf die Anforderungen ihrer Branche ausgerichtet sind.

So profitieren Unternehmen auch von der Branchenerfahrung des CRM-Anbieters.