Die 5 wichtigsten Schnittstellen im Cloud-CRM

CRM-Schnittstellen ermöglichen einen nahtlosen Informationsaustausch im gesamten Unternehmen. Welche besonders wichtig sind, erfahren Sie hier.

CRM-Systeme sind in sich bereits eine riesige Unterstützung und ein echter Gewinn für jedes Unternehmen. In Verbindung mit anderen Anwendungen entfalten sie jedoch erst ihren wahren Wert. Wir wollen uns in diesem Artikel einmal den wichtigsten Schnittstellen eines CRM-Systems widmen und einen Blick darauf werfen, welchen konkreten Nutzen der Anwender aus diesen Integrationen und Anbindungen ziehen kann. Zunächst jedoch wollen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von Cloud-CRM-Systemen werfen, um besser verstehen können wie diese arbeiten und welche Vorteile sich letztlich aus den Anbindungen zu anderen Systemen ergeben können. 

Inhaltsverzeichnis

• Cloud-CRM
• 1. ERP
• 2.Finanzbuchhaltung
• 3. Newsletter-Tool
• 4. Webshop 
• 5. E-Mail
• Fazit

Was ist ein CRM-System in der Cloud? 

CRM steht für Customer-Relationship-Management und beschreibt die Aufgabe des Kundenbeziehungsmanagements. Es geht also im Grundsatz um die Organisation, die Verwaltung und um den Ausbau der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen eigenen Kunden. Zu diesem Zweck werden CRM-Systeme eingesetzt, die bei dieser Aufgabe softwareseitig unterstützen. Sie führen sämtliche Daten zu den Kunden auf einer zentralen Datenbank zusammen und speichern diese in entsprechende Kundenakten. Weiterführende Informationen zum Thema Cloud-basierte CRM-Software finden Sie auf unserer Cloud-CRM-Seite. 

Gleicher Informationsstand für alle Stellen

Auf diese können dann alle befugten Stellen im Unternehmen zugreifen und verfügen fortan über den gleichen Informationsstand. So wird eine bessere Betreuung der Kunden realisierbar, da Anfragen deutlich schneller und besser bearbeitet werden können. 

Marketing und Vertrieb werden individueller 

Doch auch andere Bereiche im Unternehmen profitieren von der Zentralisierung der Daten. So kann etwa das Marketing seine Werbemaßnahmen deutlich besser auf jeweilige Zielgruppen ausrichten und mit diversen Automationen deutlich einfacher werben. Auch der Vertrieb kann seine Angebote viel individueller gestalten und somit die Verkaufschancen maßgeblich anheben. Mit diversen Auswertungsmöglichkeiten im CRM-System können zudem wichtige Kennzahlen evaluiert werden, die dabei helfen das Unternehmen in Gänze intelligenter zu machen. 

Bessere Entscheidungen treffen

Entscheidungen lassen sich mit diesen Zahlen deutlich besser stützen und führen zu einer smarteren Geschäftsführung. Aufgebaut sind CRM-Systeme zu meist in verschiedenen Modulen, die in sich verschiedene Funktionen zur Bewältigung spezifischer Aufgaben tragen. 

Die Standard-Module sind folgende: 

• Call Center
• Kontaktverwaltung
• Kundendienst
• Marketing
• Berichte
• Vertrieb
• Projektmanagement

All diese Module haben ihre speziellen Aufgaben, sind untereinander vernetzt und bedingen sich vielerorts gegenseitig. So nutzen beispielweise alle Bereiche die Daten in der Kontaktverwaltung und füllen die Kundenakten ihrerseits mit Daten, die im eigenen Bereich entstanden sind. 

Module arbeiten zusammen

Schon die Vernetzung dieser Bereiche bringt viele Vorteile mit sich. Bindet man das CRM-System nun an andere Anwendungen an, integriert es in ERP-Systeme oder bettet E-Mailprogramme in das System ein, so ergeben sich viele weitere Automationen, Verknüpfungen und Prozessoptimierungen. Wir wollen nun einen Blick auf die 5 wichtigsten Schnittstellen in einem CRM-System werfen und schauen, worin genau deren Mehrwert liegt. 

1. CRM-Software in das ERP-System einbetten

Durch die Kombination eines CRM-Cloud-Systems und einem ERP-System werden die zahlreichen Funktionen eines ERP-Systems mit den speziellen, auf das Marketing, den Kundenservice und die Vertriebsaktivitäten ausgerichteten Funktionen des CRM-Systems ergänzt. 

Datenkonsistenz steigt

Beidseitig profitieren die Systeme von dem Abgleich des gemeinsamen Datenstamms, ob Kontakte, Aufgaben oder Angebote. Verbindet man beide Systeme, so ist der Grundstein für eine einheitliche Datenkonsistenz gelegt. Die Daten werden dabei weitestgehend automatisch abgeglichen, sodass für den Anwender keinerlei Mehraufwand entsteht. 

Auswertungen werden noch detaillierter

Dabei werden beispielsweise Debitoren oder auch Produktkataloge aus dem ERP in das CRM-System übernommen. Ebenso können Rechnungen und Gutschriften inklusive aller Positionen aus dem ERP übernommen werden, sodass sämtliche Auswertungen dann im CRM-System gefahren werden können. 

Verkaufschancen errechnen

So werden beispielsweise Verkaufschancen im CRM errechnet und Angebote in diesem erstellt. Die eigentliche Bestellung erfolgt dann über das ERP-System, an das die entsprechenden Daten weitergeleitet werden. 

Zeiterfassung mit dem CRM

Auch entsprechende Funktionen zur Zeiterfassung für Projekte im CRM können die Daten in das ERP zur Rechnungsstellung übertragen. Die Möglichkeiten an dieser Stelle sind noch deutlich umfassender und variieren von System zu System oftmals stark.

2. Schnittstelle zu Finanzbuchhaltungsprogrammen

Am Markt finden sich verschiedene Finanzbuchhaltungssysteme die nach einer Schnittstelle zum CRM-System verlangen. Denn eine nahtlose Zusammenarbeit beider Systeme bietet eine Vielzahl von Vorteilen.

Rechnungen automatisch überführen

Erstellt man beispielsweise eine Rechnung über das CRM-System kann diese automatisch in das Finanzbuchhaltungssystem übertragen werden. Mit dem Übertrag werden dann auch beispielsweise Belegnummer, Datum, Rechnungsbetrag oder Steuersätze generiert und übertragen. 

Viele Automatisierungen möglich 

Ebenfalls übertragen werden die Adressdaten des Debitors und ggf. angelegt bzw. aktualisiert. Grundsätzlich lässt sich dadurch die Verbuchung der Ausgangsrechnungen aus dem CRM in die FiBu-Software automatisieren. Ebenso automatisch läuft die Anlage von Debitorendaten und die Übergabe von Rechnungsdaten.

3. Newsletter-Tool mit CRM verbinden

In einem CRM-System lassen sich diverse E-Mail-Kampagnen planen und überwachen. Wird bereits ein entsprechendes Newsletter-Tool eingesetzt, so können einzelne Selektionen für den Newsletter-Empfang im CRM-System vorgenommen werden und via Klick an das Newsletter-Programm einfach übermittelt werden. 

Versenden und auswerten

Anschließend können Auswertungen des Versands des Newsletters erstellt werden, die Aufschluss über die Öffnungsrate, die Klickrate, die Rückläuferquote oder auch beliebte Links usw. geben.

4. Schnittstelle zu Webshops

Eine der wichtigsten Integrationen, gerade für Handelsunternehmen ist jene zu den Webshops. Mit dieser lasse sich alle Artikel direkt aus dem CRM-System in den jeweiligen Shop importieren. Dabei werden neben den Shop-Artikeln auch Adressen und Aufträge ausgetauscht. 

Automatisch Daten in das CRM überführen

Kauft ein Kunde über den Webshop ein, so werden seine Kundendaten automatisch in das CRM-System eingepflegt. Zudem werden Informationen zum jeweiligen Status des Kunden in das CRM-System und die entsprechende Kundenakte übertragen. 

Zeit sparen durch Anbindung 

Grundsätzlich werden dadurch eine Vielzahl verschiedener Prozesse, wie das Anlegen einer Kundenakte eines Neukunden oder die Änderung seines Status automatisiert und sparen dem Anwender eine Menge Zeit ein.

5. E-Mails einfach ins CRM importieren

Um die Vorteile einer CRM-Software in Gänze auszuschöpfen ist eine Integration bzw. eine Anbindung von E-Mail-Programmen unablässig. Mit einem CRM-System lassen sich sämtliche E-Mails, Personenkontakte, Termine, Aufgaben, Abwesenheiten etc. direkt aus einem E-Mail-Programm übertragen. 

Informationen mit allen teilbar machen 

Dies sorgt letztlich für einer unternehmensweite Dokumentation von Kundenkontakten. Somit verfügen alle Mitarbeiter, die das CRM-System benutzen über die notwendigen Informationen zum Kunden. E-Mails und die Informationen darin sind nicht länger exklusiv und es muss nicht umständlich jede Mail weitergeleitet werden. 

Prozesse beschleunigen

Alle relevanten Informationen lassen sich einfach und automatisch an die richtige Stelle zuweisen. Das sorgt für deutlich schnellere Abläufe und Prozesse innerhalb des Unternehmens und für wesentlich mehr Transparenz.

Fazit – Schnittstellen bieten vielfältige Möglichkeiten

Grundsätzlich sind noch unzählige weitere Integrationsmöglichkeiten denkbar und teilweise sogar Standard. Welche für ein Unternehmen Sinn ergeben, ist letztlich sehr individuell und hängt von der jeweiligen Arbeitsweise des Unternehmens selbst ab. 

Viele Anwendungen lassen sich anbinden

So können neben Outlook selbstverständlich auch entsprechende Schnittstellen zu den Microsoft-Anwendungen Word und Excel genutzt werden, um beispielsweise Serienbriefe zu erstellen und zu versenden. Auch eine Telefonintegration für das Callcenter verspricht viele Mehrwerte.

Der Konkurrenz entfliehen

Generell ist bei der Wahl eines geeigneten CRM-Systems in der Cloud darauf zu achten, dass sich die bereits etablierten Anwendungen anbinden lassen. Denn nur durch die Verbindung aller Programme, lassen sich Mehrwerte generieren, die einen echten Vorsprung der Konkurrenz gegenüber versprechen.