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3 Vorteile eines digitalen Posteingangs

Lesen Sie hier, wie Sie mit dem digitalen Posteingang Prozesse optimieren und Kosten sparen können.

Post ist fester Bestandteil unseres Alltags. Dies gilt für Privatpersonen ebenso wie für Unternehmen. Umso wichtiger ist es, den Umgang mit eingehender Post so effizient wie möglich zu gestalten. Daher wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit dem digitalen Posteingang auseinandersetzen: Was ist er, was hat er mit CRM-Software zu tun, wie lässt er sich umsetzen und wie können Unternehmen davon profitieren? Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer CRM-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis 

CRM Definition: Was ist CRM-Software? 

CRM ist die Abkürzung für Customer-Relationship-Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich um die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden. Gleichzeitig geht damit jedoch auch eine systematische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Einsatzbereiche einer CRM-Software 

Eine CRM-Software ermöglicht Unternehmen die digitale Abbildung all dieser Prozesse. Innerhalb des Systems lassen sich diese Prozesse dann sowohl verwalten, als auch steuern und optimieren. Dabei fungiert die CRM-Software nicht nur als zentrale Datenbank für sämtliche Kundeninformationen, sondern auch als leistungsstarkes Analysetool.

Durch die systematische Auswertung aller zur Verfügung stehenden Daten gewinnen Unternehmen eine 360°-Sicht auf die eigenen Prozesse und Kunden.

Komponenten des CRM 

Neben einer operativen Komponente, welche Unternehmen in Tagesgeschäft unterstützt, und einer analytischen Komponente, verfügt CRM-Software zudem noch über eine kommunikative und eine kollaborative Ebene. Das kommunikative CRM bildet eine wichtige Schnittstelle zum Kunden. Das kollaborative CRM bezieht sich auf die abteilungs- und ggf. sogar unternehmensübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von CRM-Prozessen.

Der digitale Posteingang

Für all diese Ebenen ist der Posteingang von Relevanz. Dies bezieht sich sowohl auf den analogen als auch auf den digitalen Posteingang. Unternehmen erhalten täglich eine Vielzahl von Briefen und E-Mails. Vor allem für die externe Kommunikation sind E-Mail nach wie vor unabdingbar.

Und obgleich viele Betriebe mittlerweile für die schnelle, informelle interne Kommunikation of Messaging-Dienste wie Microsoft Teams, Slack & Co. Setzen, sind auch hier E-Mails nach wie vor von Relevanz. Rechnungen, Verträge oder andere Dokumente kommen zudem nach wie vor häufig in analoger Form im Unternehmen an. Auch die Post ist somit nach wie vor sehr präsent.

Was ist der digitale Posteingang?

Der Begriff „digitaler Posteingang“ bezieht sich auf die Digitalisierung sämtlicher eingehenden Post. Dies bezieht sich zum einen auf die Digitalisierung analoger Belege oder Briefe anderer Art. Zum anderen muss jedoch auch der bereits digitalisierte Posteingang in Form von Outlook & Co. berücksichtigt werden. So bedarf es immer einer einheitlichen Herangehensweise für die Be- und Verarbeitung eingehender Schreiben: unabhängig davon, ob sie analog oder digital im Unternehmen eintreffen.  

Den digitalen Posteingang einführen 

Die standardisierte Aufbereitung aller eingehenden Post ist somit einer der Grundpfosten des digitalen Posteingangs. Diese muss zunächst im Unternehmen etabliert werden, um einen digitalen Posteingang realisieren zu können.

Gleichermaßen fehlt es häufig an einer geeigneten Softwarelösung für eben jene standardisierte Aufbereitung. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn unterschiedliche Niederlassungen andere Systeme nutzen.

Vorteile des digitalen Posteingangs

Ein analoger, dezentraler Posteingang ist einem digitalen Posteingang zumeist in einigen wesentlichen Punkten unterlegen.

Erhöhte Informationsverfügbarkeit 

Ein digitaler Posteingang verbessert die Informationsverfügbarkeit im Unternehmen. Da Daten auch als „Gold“ oder „Öl“ des 21. Jahrhunderts bezeichnet werden, ist dies keineswegs unerheblich.

Durch eine digitaler Verarbeitung aller eingehenden Dokumente lassen sie sich schnell und effizient an eine andere Filiale oder die jeweilige Abteilung in der eigenen Niederlassung weiterleiten. So erhalten alle Mitarbeiter noch am selben Tag die Informationen, die sie benötigen.

Optimierte Prozesse 

Eingehende Post ließe sich auch in analoger Form weiterleiten und zuweisen. Dies ist jedoch zumeist mit einem deutlich höheren Organisations- und Zeitaufwand verbunden; und Zeit ist Geld. Durch eine digitale Verarbeitung werden Liege- und Transportzeiten deutlich reduziert. Über das jeweilige Softwaresystem lassen sich die Dokumente dann auf Knopfdruck sicher verteilen.

Durch die einheitliche Verarbeitung eingehender E-Mails, Dokumente oder sonstiger Schreiben können sie zudem direkt an Workflows übergeben werden, was Prozesse deutlich verschlankt. Die einheitliche Verarbeitung schafft zudem Workflow-übergreifende Transparenz.  

Geringere Kosten 

Durch einer Optimierung bestehender Prozesse können Unternehmen letztlich auch finanzielle Einsparungen verzeichnen. Insbesondere der administrative Aufwand wird durch die Digitalisierung eingehender Post erheblich reduziert. Mitarbeiter erhalten somit freie Kapazitäten, um sich zielführenderen Aufgaben anzunehmen.

Fazit: Profitieren Sie vom digitalen Posteingang 

Es wird deutlich, dass Unternehmen an unterschiedlichen Stellen stark von der Nutzung eines digitalen Posteingangs profitieren können.

Eingangspost digitalisieren 

Damit eingehende Post möglichst effizient digitalisiert werden kann, bedarf es zunächst einer einheitlichen, standardisierten Herangehensweise. So werden feste Strukturen und Rahmenbedingungen geschaffen. Eine geeignete Softwarelösung hilft Unternehmen dann dabei, analoge und digitale Post an einer Stelle digital zusammenzuführen und von dort aus zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten.  

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