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Wie lange können wir die neue CRM-Software nutzen?

Die Lebensdauer einer CRM-Software hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr neues CRM möglichst lange nutzen können.

In Zeiten der digitalen Transformation hat sich der Einsatz adäquater Unternehmenssoftware zu einem maßgeblichen Wettbewerbsvorteil entwickelt. 

CRM-Daten als Wettbewerbsvorteil 

Daten werden nicht ohne Grund auch als Öl des 21. Jahrhunderts bezeichnet. Ein Wettbewerbsvorteil stellt sich jedoch nicht durch das bloße Erheben von Daten ein. Vielmehr geht es darum, die meisten Informationen aus erhobenen Daten zu gewinnen. Aus diesem Grund greifen immer mehr Unternehmen auf CRM-Software zurück. 

Wie lange hält ein CRM? 

Doch wie lange hält eine solche Software eigentlich? Letztlich stellt die Anschaffung einer Unternehmenssoftware in jedem Fall eine Investition dar, die Unternehmen nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Neben den unmittelbaren Kosten für das System selbst investieren Unternehmen auch viel Zeit in die Umstellung auf eine (neue) CRM-Software und haben daher auch entsprechendes Interesse an der voraussichtlichen Lebensdauer ihrer neuen CRM-Software. 

Daher wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit diesem Thema auseinandersetzen und aufzeigen, welche proaktiven Maßnahmen Unternehmen zur Verlängerung der voraussichtlichen Nutzungsdauer ihrer CRM-Software treffen können. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist CRM-Software? 

Das Akronym „CRM“ bezeichnet Customer-Relationship-Management bzw. das Kundenbeziehungsmanagement. Hierbei handelt es sich um zweierlei Dinge:

  • Die gezielte Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden
  • Die strategische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse 

Den Kunden im Fokus 

Die bewusste Ausrichtung eines Unternehmens ist meist tief in der Kultur des jeweiligen Unternehmens verankert. In Zeiten geprägt von wettbewerbsstarken Märkten und stetig wachsenden Kundenerwartungen wird ein gezielter Fokus zunehmend zum Wettbewerbsvorteil. Die damit einhergehende strategische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse wird heutzutage wiederum immer öfter mittels CRM-Software realisiert. 

CRM-Software: Die Ursprünge 

Ursprünglich diente CRM-Software Unternehmen nahezu ausschließlich zur Kundenkontaktverwaltung. Moderne CRM-Software hingegen geht weit über dieses Leistungsspektrum hinaus. Stattdessen agiert sie in Unternehmen immer häufiger als leistungsstarkes Analysetool, mittels dessen Betriebe ein besseres Bild ihrer Kunden erhalten. 

CRM-Software trägt jedoch nicht nur maßgeblich zu einem besseren Kundenverständnis bei, sondern kann Unternehmen durch ein fundiertes Lead-Management auch maßgeblich bei der Akquisition neuer Kundenkreise unterstützen. 

Es wird deutlich, dass moderne CRM-Software wesentlich mehr erfüllt als ihre ursprüngliche Rolle als Kontaktverwaltungs-Tool und dass sich der Einsatz einer adäquaten CRM-Software schnell zu einem Wettbewerbsvorteil entwickeln kann. Wenn auch Sie aus eben jenem Grund über die Implementierung einer CRM-Software, haben Sie sich vermutlich an ein oder anderer Stelle die Frage gestellt: Wie lange hält eine CRM-Software eigentlich? 

Nutzungsdauer einer CRM-Software

Die kurze Antwort auf diese Frage ist, dass sich die Nutzungs- bzw. Lebensdauer einer CRM-Software nicht pauschal ermitteln lässt. Wie lange eine CRM-Software hält hängt letztlich von vielen Faktoren ab, die im Folgenden näher thematisiert werden sollen. 

CRM-Software: Eine Investition in die Zukunft 

Grundsätzlich gesprochen ist Unternehmenssoftware jedoch auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. So stellen sich auschlaggebende Vorteile einer CRM-Software erst ein, wenn sie regelmäßig im Tagesgeschäft zum Einsatz kommt.  

Dies geschieht beispielsweise durch Automatisierungen, welche den Aufwand für die Bewältigung administrativer Aufgaben maßgeblich reduzieren können. Auf diese Weise erhalten Mitarbeiter zusätzliche Kapazitäten, um zielführenderen Aufgaben nachzukommen. 

Da sich wesentliche Vorteile einer CRM-Software erst bei langfristigem Nutzen einstellen, ist die Anschaffung einer neuen CRM-Software eine wichtige Investition in die Zukunft des Unternehmens. Aus diesem Grund sollten Unternehmen auch ein entsprechendes Interesse daran haben, dass Ihnen die Software möglichst lange erhalten bleibt. 

So bleibt Ihnen ihre CRM-Software möglichst lange erhalten 

Im Folgenden wollen wir daher einmal wesentlichen Maßnahmen aufgreifen, die Unternehmen zur Verlängerung der Nutzungsdauer ihrer CRM-Software ergreifen können.

Wartung und Instandhaltung der Hardware

Zunächst spielt die Hardware – also alle physischen Komponenten, die für den Betrieb einer Software benötigt werden, eine wesentliche Rolle in der Nutzungsdauer eines CRM-Systems. Wieviel Zeit und Ressourcen Unternehmen in die Wartung und Instandhaltung der CRM-Hardware investieren sollten, hängt maßgeblich vom jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell der CRM-Software ab. 

Nutzt das jeweilige Unternehmen beispielsweise eine CRM-Software aus der Cloud, ist der Aufwand vergleichsweise gering. Dies ist darin zu begründen, dass es sich in diesem Fall um eine sogenannte SaaS-Lösung (Software-a-a-Service) handelt.

Somit liegt die Verantwortung für die Wartung- und Instandhaltung des Systems beim Cloud-Betreiber und nicht beim Unternehmen. Ist hingegen eine lokale CRM-Software im Einsatz, müssen Unternehmen die Wartung und Instandhaltung der Hardware in Eigenregie abwickeln. Dazu zählt beispielsweise die regelmäßige Überprüfung der Speicherkapazitäten des Servers.

Kommt dieser an seine Grenzen, kann dies die Leistung des Systems nicht nur reduzieren, sondern auch eine weitere Nutzung vorübergehend behindern. Zudem sollte auch die Klimatisierung des Rechenzentrums regelmäßig überprüft werden. Besonders die steigenden Temperaturen in den Sommermonaten bedingt durch den voranschreitenden Klimawandel können eine erhebliche Gefahr für Server darstellen. 

Überhitzen sie, ist die weitere Nutzung der CRM-Software zunächst nicht möglich. Unternehmen müssen in diesem Fall finanzielle Mittel für die Anschaffung eines neuen Servers aufbringen. Besonders, wenn mehrere Server im Einsatz sind, kann dies eine äußerst kostspielige und vor allem vermeidbare Investition darstellen. 

Instandhaltung der CRM-Software: Updates und Upgrades 

Auch die Software des CRM-Systems sollte regelmäßig Instand gehalten werden, um eine möglichst lange Nutzungsdauer zu gewährleisten. 
Anbieter von CRM-Software veröffentlichen regelmäßig Updates und Upgrades, um den sich stetig wandelnden Anforderungen gerecht zu werden.

Unternehmen sollten den Stellenwert dieser Veröffentlichungen keinesfalls unterschätzen. Oftmals beinhalten diese nicht nur einige Verbesserungen und Bug-Fixes, sondern dienen auch der Schließung von potenziellen Sicherheitslücken in älteren Versionen. 

Bei einer Cloud-basierten CRM-Software erfolgt eine regelmäßige Aktualisierung über den Anbieter. Ist hingegen ein lokales CRM-System im Einsatz, liegt die Verantwortung auch in diesem Bereich beim Unternehmen.

Daher sollten sich Unternehmen, die sich für die Nutzung eines On-Premises Systems entscheiden, regelmäßig über anstehende Updates und Upgrades informieren. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass ihre CRM-Software auf dem neusten Stand und somit gewappnet für die Anforderungen von morgen ist. 

Performance-Optimierung der CRM-Software

Letztlich spielt auch die regemäßige Überprüfung und Optimierung der Performance eine große Rolle. Dies beinhaltet im Wesentlichen sämtliche Maßnahmen, deren Ziel die Aufrechterhaltung oder Verbesserung der Leistung der CRM-Software ist.

Lange Ladezeiten sind häufig ein Indikator dafür, dass eine Performance-Optimierung von Nöten ist. Wächst ein Unternehmen, kommen auch zusätzliche System-User hinzu. Ab einem gewissen Punkt kann die CRM-Software jedoch oftmals den wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden, was sich dann durch verlängerte Ladezeiten äußert. 

Diese behindern Mitarbeiter im Tagesgeschäft bei der effizienten Abwicklung von Aufgaben und sollten daher zeitnah behoben werden. Eine zusätzliche Wartezeit von fünf Sekunden mag im Einzelfalls als unproblematisch erscheinen - Summiert über einen längeren Zeitraum wird jedoch die Effizienz von Geschäftsprozessen einschneidend reduziert.  

Datenpflege in der CRM-Software 

Die Pflege von (Stamm-) Daten kommt im hektischen Tagesgeschäft oftmals zu kurz. Dennoch ist eine kontinuierliche Aufrechterhaltung und Verbesserung der Datenqualität ein maßgeblich Kriterium für die erfolgreiche Nutzung einer CRM-Software. Diese kann nur aufschlussreiche Analyseergebnisse generieren und Unternehmen somit letztlich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, wenn die zur Analyse genutzten Daten auch verlässlich und korrekt sind. Die Datenpflege muss unabhängig vom jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell in Eigeninitiative erfolgen. 

Fazit: Unternehmen bestimmen die Lebensdauer

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass sich die voraussichtliche Lebensdauer einer CRM-Software nicht pauschal bestimmen lässt. Grundsätzlich ist Unternehmenssoftware jedoch in der Regel auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. 

Da sich die Vorteile einer adäquaten CRM-Software erst bei langfristiger, kontinuierlicher Nutzung einstellen, sollten Unternehmen ein entsprechendes Interesse an der Verlängerung ihrer Lebensdauer hervorbringen. 

Proaktiv die Nutzungsdauer verlängern 

Dies geht mit der regelmäßigen Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einher. Wie doch hier der jeweilige Aufwand ist, steht in direkter Verbindung mit dem jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell der CRM-Software. 

Treffen Unternehmen regelmäßig entsprechende Maßnahmen zur Wartung und Instandhaltung, legen sie ein solides Fundament für eine lange Lebensdauer ihrer CRM-Software. Somit entscheidet letztlich auch die jeweilige Unternehmen über die Nutzungsdauer eines CRM-Systems. 

Letzten Endes ist jedoch nichts auf dieser Welt für die Ewigkeit gemacht. Aus diesem Grund kommt trotz entsprechender System-Maintenance früher oder später der Zeitpunkt, an dem die Anschaffung einer neuen, zeitgemäßen CRM-Software unumgänglich ist. Bis zu diesem Zeitpunkt hat sich jedoch in der Regel die ursprüngliche Investition in das System bereits lange rentiert. 

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