Wie lange kann ich meine CRM-Software nutzen?

Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein CRM-System so lange wie möglich nutzen können.

Im digitalen Zeitalter können viele Unternehmen auf die Unterstützung durch eine geeignete Unternehmenssoftware nicht mehr verzichten. Daten, die etwas über das Tun der Kunden aussagen, sind unverzichtbar geworden; manche nennen sie sogar das „Öl des 21. Jahrhunderts“.

Aber es geht nicht nur darum, diese Daten zu sammeln; viel wichtiger ist, was man als Nächstes mit ihnen macht. Und genau das ist der Grund, warum viele moderne Unternehmen auf CRM-Software setzen.

Die Lebensdauer eines CRM

Aber wie lange hält diese Software eigentlich? In der Tat werden sich viele Unternehmen fragen, ob sich die Investition lohnt. In diesem Blog werden wir uns daher mit der Lebensdauer eines CRM-Systems befassen, aber auch einige Tipps geben, mit denen Sie die erwartete Lebensdauer der Software verlängern können.

Inhaltsübersicht

• Was macht CRM-Software?
• Die Lebensspanne eines CRM-Systems
  • Eine Investition in die Zukunft
• Wie Sie Ihr CRM-System so lange wie möglich nutzen können
  • (1) Wartung der Hardware
  • (2) Software-Wartung
  • (3) Leistungsoptimierung
  • (4) Datenpflege
• Fazit: Sie sind für die Lebensdauer der Software verantwortlich

Was macht eine CRM-Software?

Customer Relationship Management (CRM) ist in unserer Sprache auch als Kundenbeziehungsmanagement bekannt. Dieser Prozess beschreibt die Art und Weise, wie sich Unternehmen strategisch auf alle kundenbezogenen Prozesse konzentrieren. In einer Zeit, in der die Kundenerwartungen höher sind als je zuvor, ist es wichtiger denn je, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Ursprünglich dienten CRM-Programme vor allem der Erfassung von Kundendaten und der Interaktion mit den Kunden. Ein modernes CRM-System kann jedoch viel mehr. Es fungiert nicht mehr nur als zentrale Datenbank, sondern hilft auch, bestimmte manuelle Aufgaben zu automatisieren, wie z. B. die Eingabe der oben genannten Kundendaten. Darüber hinaus bietet die Software ihren Nutzern intelligente Einblicke, die ihnen noch mehr Einblick in die Aktivitäten ihrer eigenen Kunden geben.

Ein modernes Unternehmen kann also nicht mehr ohne ein CRM-System auskommen. Doch wenn Sie sich auf die Suche nach einem für Ihr Unternehmen geeigneten Softwaresystem machen, werden Sie sich bald fragen: „Wie lange wird dieses System eigentlich halten?“

Die Lebensspanne eines CRM-Systems

Eigentlich haben wir auf diese Frage eine ziemlich kurze Antwort. Und zwar, dass es auf diese Frage keine Antwort gibt, die man geben kann. Zumindest keine Antwort, die für alle Fälle gilt. Denn wie lange ein CRM-System hält, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Schauen wir uns das also einmal genauer an.

Eine Investition in die Zukunft

Grundsätzlich sind CRM-Lösungen auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. Der Nutzen wird erst richtig spürbar, je mehr man die Software nutzt. Denken Sie zum Beispiel an die bereits erwähnten Automatisierungen: Je mehr diese Funktionalitäten des CRM-Systems genutzt werden, desto mehr Zeit und Geld werden gespart.

Es ist daher wichtig, vor allem an die langfristigen Vorteile zu denken. Die Anschaffung eines CRM-Systems ist also eine Investition in die Zukunft des Unternehmens. Denn dank dieser Software werden sie sich ein besseres Bild vom Kunden machen können. Und erst dann können sie wirklich auf die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden eingehen.

Wie Sie Ihr CRM-System so lange wie möglich nutzen können

Unternehmen können eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, um die Lebensdauer ihrer CRM-Programme zu verlängern. Wir nennen Ihnen die wichtigsten.

(1) Wartung der Hardware

Wenn sich Unternehmen für die Implementierung eines CRM-Systems vor Ort entscheiden, spielt die Wartung dieser physischen Komponenten eine Rolle für die Lebensdauer des Systems. Es sei denn, die Nutzer entscheiden sich für ein CRM in der Cloud. Dabei handelt es sich nämlich um eine so genannte SaaS-Lösung. Hier liegt die Verantwortung nicht bei den Nutzern, sondern beim Anbieter dieser Software.

Wenn Unternehmen ein CRM-System auf ihren eigenen Servern installieren lassen, ist damit ein gewisser Wartungs- und Serviceaufwand verbunden. Dinge wie die Speicherkapazität müssen regelmäßig überwacht werden, aber auch praktische Fragen wie die Temperatur im Serverraum sind wichtig. Je besser man sich um die Hardware kümmert, desto länger wird sie halten.

(2) Software-Wartung

Auch die Software selbst sollte auf dem neuesten Stand gehalten werden, um eine möglichst lange Lebensdauer zu gewährleisten. Die meisten Softwarehersteller führen regelmäßige Updates durch, um den sich ändernden Anforderungen der Welt und ihrer Kunden gerecht zu werden. Dabei werden bestimmte Fehler behoben, neue Funktionen implementiert und vielleicht auch die allgemeine Sicherheit der Anwendung verbessert.

Es ist wichtig, dass die Benutzer diese Aktualisierungen nicht unterschätzen. Wenn wir gelegentlich diese Art von Updates auf unseren Handys erhalten, denken wir oft: „Das mache ich später.“ Nur ist dies nicht ratsam, wenn es um Ihre Unternehmenssoftware geht, in der Sie alle Arten von sensiblen (Kunden-)Daten aufbewahren.

(3) Leistungsoptimierung

Darüber hinaus sollten die Benutzer regelmäßig die verschiedenen Funktionalitäten ihres CRM-Systems überprüfen. Auf diese Weise können sie feststellen, ob das System noch ordnungsgemäß funktioniert.

Lange Ladezeiten können zum Beispiel dazu führen, dass das System die Anzahl der Nutzer nicht mehr bewältigen kann. Vor allem in wachsenden Unternehmen muss hier schnell Abhilfe geschaffen werden, da die Benutzer sonst in der Nutzung der Anwendung behindert werden. Fünf Sekunden zu warten, bis eine Seite geöffnet wird, mag nicht nach einem großen Problem klingen, aber über einen längeren Zeitraum summiert sich das ganz schön.

(4) Datenpflege

Schließlich ist auch die Datenpflege im CRM-System von entscheidender Bedeutung. Gleichzeitig ist sie eine Tätigkeit, die allzu oft vernachlässigt wird. Schließlich macht sie keinen Spaß, aber sie ist notwendig.

Eine regelmäßige Pflege ist nämlich förderlich für die Qualität der Daten, mit denen das Unternehmen arbeitet. Gute Daten liefern die besten Erkenntnisse, mit denen man noch besser auf die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden eingehen kann. Gehen Sie also regelmäßig mit dem sprichwörtlichen Besen durch Ihre Softwareumgebung, denn alte und veraltete Daten nehmen auch unnötigen Platz weg.

Fazit: Sie sind für die Lebensdauer der Software verantwortlich

Wenn wir die Lebensdauer eines CRM-Systems betrachten, können wir hier keine eindeutige Antwort geben. Unternehmenssoftware ist für eine langfristige Nutzung ausgelegt, aber die Benutzer sind für die Wartung ihres Softwaresystems mitverantwortlich.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich die Unternehmen darüber im Klaren sind, dass sich der Nutzen einer CRM-Software erst nach einiger Zeit wirklich bemerkbar macht. Sie sollten das System daher als ein langfristiges Projekt betrachten und ihre Softwareumgebung gut pflegen.

Proaktive Verlängerung der Nutzungsdauer

Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Je nach gewähltem Lizenzmodell sollte zum Beispiel eine regelmäßige Wartung durchgeführt werden. Sie kümmern sich um Ihr Auto oder Ihren Vorgarten, warum sollte das nicht auch für ein Softwaresystem gelten?

Wenn Unternehmen diese Maßnahmen ergreifen, legen sie ein solides Fundament für ein langes und fruchtbares Leben ihres CRM-Systems. Natürlich entscheiden Sie auch selbst über die Lebensdauer der Software, denn irgendwann brauchen Sie immer etwas Neues. Schließlich ist nichts für die Ewigkeit. Trotz aller Pflegemaßnahmen wird früher oder später der Zeitpunkt kommen, ein neues CRM-System zu kaufen. Aber wenn Sie Ihre bestehende Softwareumgebung gut pflegen, können Sie so lange wie möglich von Ihrem aktuellen CRM-System profitieren.