Was ist Geschäftsautomatisierung?

Erfahren Sie hier, wie Ihnen die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu mehr Effizienz verhilft und Freiraum für kreative Prozesse schafft.

Im Zuge der Globalisierung wächst auch der internationale Wettbewerbsdruck. Unternehmen müssen sich sowohl durch hohe Qualität als auch durch stetige Innovationen am Markt behaupten. Doch auch der Preis muss dabei konkurrenzfähig bleiben. Erschwerend hinzu kommt, dass auch die Kundenansprüche in unserer schnelllebigen, digitalen Zeit besonders hoch sind. Auch wachsen Anforderungen in puncto Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility (CSR) im Zuge des wachsenden Bewusstseins der Bevölkerung für nachhaltige Fragestellung. All dies in Kombination mit Lieferengpässen, globalen Pandemien und branchenübergreifendem Fachkräftemangel stellt Unternehmen vor beispiellose Herausforderungen. Die Geschäftsautomatisierung (Business Automation) kann Unternehmen dabei helfen, den Herausforderungen von heute – und morgen – gerecht zu werden. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal intensiv mit der Geschäftsautomatisierung auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist Geschäftsautomatisierung?
• Arten
• Vorteile
• Kosten
• Strategie

Was ist Geschäftsautomatisierung? 

Unter dem Begriff „Geschäftsautomatisierung“ versteht man die Verwendung von Technologieanwendungen, welche sich wiederholende Aufgaben ausführen, um Mitarbeiter zu entlasten. In den Bereich der Geschäftsautomatisierung fallen die KI-gestützte Automatisierung, Business Process Automation (BPA) und Robotic Process Automation (RPA). Noch vor nicht allzu langer Zeit erforderte die Automatisierung sowohl ein Expertenteam als auch riesige Mainframes. Inzwischen können Unternehmen jeder Größe auf Cloud-basierte Automatisierungsplattformen zurückgreifen.

Arten der Geschäftsautomatisierung 

Einige Arten der Geschäftsautomatisierung umfassen beispielsweise die folgenden Dimensionen:

Die Basisautomatisierung: Sie übernimmt einfache, rudimentäre Aufgaben. Es bedarf wenig bis gar keiner Codierung, um mithilfe von Automatisierungstools einfache, sich wiederholende Aufgaben zu digitalisieren. Dies beugt Fehlern vor, die bei manueller Arbeit häufig anfallen, und beschleunigt gleichzeitig das Tempo der Transaktionsarbeit.

Die Prozessautomatisierung: Die Prozessautomatisierung (engl. (Business) Process Automation, BPA) zielt auf Einheitlichkeit und Transparenz ab. Hierfür kommt häufig eine dedizierte Software zum Einsatz, mithilfe welcher sich Produktivität und Effizienz steigern lassen. Darüber hinaus kann eine derartige Software für die Prozessautomatisierung auch wertvolle Einblicke in die eigenen Betriebsprozesse liefern. Beispiele für die Prozessautomatisierung sind Process Mining und Workflow Automation.

Erweiterte Automatisierung: Die erweiterte Automatisierung bringt Menschen und Maschinen mit dem Ziel zusammen, mehrere Systeme im gesamten Unternehmen zu integrieren. Diese Art der Automatisierung unterstützt komplexere Prozesse. Sie basiert auf unstrukturierten Daten in Kombinational mit maschinellem Lernen (Machine Learning) und der Verarbeitung und Analyse natürlicher Sprache (Natural Language Processing). Durch die erweiterte Automatisierung wird beispielsweise das Wissensmanagement im eigenen Unternehmen gefördert.

Intelligente Automatisierung: Die intelligente Automatisierung wird durch Künstliche Intelligenz (KI/AI) angetrieben. Maschinen sind lernfähig und können eigenständig auf Grundlage von Situationen, denen sie begegnen und die sie analysiert haben, Entscheidungen treffen. Die intelligente Automatisierung kann beispielsweise im Kundenservice Anwendung finden. Hier lassen sich beispielsweise durch virtuelle Assistenten bzw. Chatbots Kosten senken.

Was sind die Vorteile der Business Automation? 

Die Geschäftsautomatisierung kann viele Vorteile mit sich bringen. Dazu zählen beispielsweise:

• Steigerung der Transparenz,
• Effizienzsteigerung,
• Fehlerreduzierung,
• Optimierung der abteilungsübergreifenden Kollaboration

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen werden feste Regeln definiert. Auch die betrieblichen Abläufe folgen vorgegebenen Pfaden, welche für jeden reproduzierbar sind. So wird letztlich auch das Fehlerrisiko im Prozessablauf selbst reduziert.

Was kostet eine Geschäftsautomatisierung?

Die Kosten einer Automatisierung hängen von unterschiedlichen Faktoren ab:

• Größe des Unternehmens bzw. Anzahl der Softwarenutzer,
•  benötigten Funktionen und
• Wahl des Lizenzmodells.

Mitarbeiteranzahl 

Die Anzahl der Nutzer hat starken Einfluss auf die Kosten der Geschäftsautomatisierung. Insbesondere bei Cloud-basierten Systemen rechnen Anbieter zumeist nach der Anzahl der benötigten Lizenzen ab, wobei auch selbstverständlich der Nutzungsumfang zusätzlich von Relevanz ist. Auch benötigt nicht jeder Mitarbeiter eine Volllizenz. Für einen Lesezugreif reichen auch Teillizenzen aus.

Funktionen

Der Funktionsumfang hat großen Einfluss auf die Kosten der Software. Grundsätzlich gilt: Je mehr Funktionen benötigt werden, desto kostspieliger wird die Lösung. Keinesfalls sollte hier jedoch am falschen Ende gespart werden. Durch die Nutzung einer adäquaten Softwarelösung, die alle benötigten Einsatzbereiche abdeckt, lassen sich auf Dauer die Kosten erheblich reduzieren. 

Lizenzmodell 

Softwarelösungen können sowohl lokal über die eigenen Server als auch über die Cloud bzw. das Internet bereitgestellt werden. Im Falle einer lokalen bzw. On-Premises CRM-Software zahlt das Unternehmen für den Erwerb des gesamten Systems. Bei Cloud-Lösungen wird das System hingegen gemietet.

3 wichtige Fragen für eine erfolgreiche Business Automation

Damit eine Geschäftsautomatisierung erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen sich Unternehmen zunächst die folgenden drei grundlegenden Fragen stellen:

Warum sollten wir automatisieren? 

Eine Automatisierung kann an vielen Stellen Vorteile mit sich bringen. Von einer geringeren Fehleranfälligkeit über reduzierte Produktionskosten bis hin zu interessanteren Aufgaben für die Belegschaft können die Beweggründe vielfältig sein. Automatisierung ist hier nicht als Selbstzweck zu verstehen. In manchen Bereichen kann es sinnvoll sein, auf eine Automatisierung zu verzichten.

Was wollen wir automatisieren? 

An dieser Stelle sollten sich Unternehmen auf die Prozessebene begeben und konkrete Abläufe identifizieren, die es zu automatisieren gilt. Eine IST-Analyse ist hier ebenfalls von erheblichem Vorteil.

Wie wollen wir bei der Automatisierung vorgehen? 

Bevor es auf die Handlungsebene geht, stellt sich nun die Frage nach dem „Wie“?. Wie können die zuvor identifizierten Prozesse automatisiert werden? Welche Systeme können ggf. zum Einsatz kommen, um die Automatisierung softwareseitig zu unterstützen? Beispielsweise gibt es gesonderte Lösungen, die die Marketing Automation ermöglichen.