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Was sind die Vorteile eines On-Premises CRM-Systems?

Die Nutzung eines lokalen CRM-Systems hat viele Vorteile. Welche das sind, erfahren Sie hier.

Wer in Betracht zieht ein neues CRM-System zu implementieren steht früher oder später vor der Entscheidung zwischen On-Premises, Hosted, Hybrid oder der Cloud. Im Folgenden wollen wir vier grundlegende Vorteile eines On-Premises CRM-Systems herausstellen.

Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten definiert werden, um diese später kontextbezogen einordnen zu können.

Inhaltsverzeichnis

CRM Definition: Was ist ein CRM-System?

CRM ist ein Akronym und bezeichnet Customer-Relationship-Management. Im Deutschen verwendet man in diesem Zusammenhang meist den Begriff des Kundenbeziehungsmanagements. Innerhalb des Systems werden alle kundenspezifischen Daten zentral verwaltet.

CRM Systeme damals und heute

Ursprünglich dienten CRM-Systeme nahezu ausschließlich der Kontaktverwaltung. Heutige CRM-Systeme leisten weitaus mehr. Sie dienen Unternehmen als leistungsstarke Analysetools, um Zielgruppen besser zu verstehen. Daten in CRM-Systemen können wertvolle Aufschlüsse über Änderungen bezüglich aktueller Kundenbedürfnisse oder des gesamten Marktes geben.

Wertvolle Insights für Marketing, Vertrieb und Customer Service

Diese Informationen sind innerhalb des Unternehmens für mehrere Bereiche von Nutzen. So profitieren sowohl Customer Service als auch Marketing und Vertrieb. Durch ein besseres Kundenverständnis können Kunden besser betreut werden und die Customer Experience (CX) wird auf eine neue Ebene gehoben.

Zudem können Kunden speziell auf sie zugeschnittene Angebote unterbreitet werden. So fällt es Vertrieblern leichter, aktuelle Vertriebsziele zu erreichen und den Umsatz zu steigern.

Was ist ein On-Premises CRM-System?

„On-Premises“ oder „lokal“ werden im Bereich der Unternehmenssoftware oft synonym verwendet. Bei einem lokalen CRM-System handelt es sich um Unternehmenssoftware, die auf den betriebseigenen Servern installiert und von dort aus auch betrieben wird.

On-Premises CRM-Systeme stehen somit im Gegensatz zu Cloud-basierten Systemen. Der Betrieb über die hauseigenen Server bringt einige Vorteile mit sich, welche im Folgenden näher erörtert werden.

1: Maximale Kontrolle

Der Kontrollaspekt ist für viele Unternehmen ausschlaggebend, sich für ein On-Premises CRM-System zu entscheiden. Da das CRM-System auf den hauseigenen Servern installiert und von dort aus auch betrieben wird, haben Unternehmen auch die maximale Kontrolle über ihre Kundendaten. Sie entscheiden, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen getroffen werden.

Der Datenschutz

Die aktuell geltende Version der EU-DSGVO trat im Frühjahr 2018 endgültig in Kraft. Die Datenschutzrichtlinien dienen dem Schutz von Personen, deren personenbezogene Daten von Unternehmen erhoben und verarbeitet werden.

Die Datenschutzgrundverordnung besagt unter anderem, dass Unternehmen konkrete technische und organisatorische Maßnahmen – kurz TOM - zum Schutz ihrer Kundendaten treffen müssen. Im Zweifelsfall müssen sie zudem Rechenschaft darüber ablegen, welche TOM sie getroffen haben.

Dies kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn es widererwartend zu einem datenschutzrechtlichen Zwischenfall gekommen ist.

Unternehmen entscheidet über alle TOM

Bei einem On-Premises CRM-System hat das Unternehmen die volle Kontrolle darüber, welche TOM getroffen werden. Dies bezieht sich sowohl auf Soft- als auch auf Hardware. Bei Verwendung einer Cloud-Lösung sind Unternehmen gewisser Maßen dazu gezwungen darauf zu vertrauen, dass der Cloud-Provider entsprechende Sicherheitsmaßnahmen ordnungsgemäß und regelmäßig durchführt.

2: On-Premises CRM-Systeme bieten hohe Personalisierungsmöglichkeiten und Flexibilität

Ein weiterer Vorteil von On-Premises CRM-Systemen findet sich in ihrer Anpassungsfähigkeit. So sind weder das Einrichten von Schnittstellen noch die Implementierung individueller Funktionen durch die On-Premises Infrastruktur eingeschränkt.

Individuelle Anforderungen werden berücksichtigt

Das On-Premises CRM-System kann so vollständig auf das individuelle Anforderungsprofil eines Unternehmens zugeschnitten werden. Meist können jedoch nicht alle benötigten Anpassungen in Eigeninitiative vorgenommen werden.

Aus diesem Grund stehen Software-Anbieter Unternehmen in der Regel bei der Anpassung ihrer Software mit Rat und Tat zur Seite. Die meisten Anbieter verfügen über jahrelange Erfahrung in der Betreuung von CRM-Projekten und können Unternehmen entsprechend unterstützen.

So erhalten Unternehmen mit einem On-Premises CRM-Systems letzten Endes ein ideal auf die ausgerichtetes System. Auf diese Weise können in jedem Fall alle relevanten Prozesse – unabhängig davon, wie individuell sie sind – gezielt abgebildet werden. Unternehmen sichern sich so, dass sie den maximalen Mehrwert aus dem neuen CRM-System ziehen können.

SaaS bietet begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Dies ist bei SaaS-Lösungen nicht der Fall. Vielmehr handelt es sich hierbei um pauschale Lösungen, welche sich aus technischen Gründen meist nur begrenzt an die individuellen Anforderungen einzelner Unternehmen anpassen lassen.

Cloud-basierte CRM-Systeme sind in der Regel auf die grundlegenden Anforderungen vieler Unternehmen ausgerichtet. Individuelle Prozesse lassen sich daher meist nur schwer abbilden.

3: Die Unabhängigkeit

Ein weiteres, wichtiges Kriterium findet sich in der Unabhängigkeit, welche Unternehmen durch die Nutzung eines On-Premises CRM-Systems genießen. Ist die Lizenz erworben und die Software auf den hauseigenen Servern implementiert, kann das System – theoretisch – auf unbegrenzte Zeit genutzt werden.

SaaS-Nutzer abhängig vom Vertragspartner

Dabei obliegt es dem Unternehmen, welche Updates durchgeführt werden und wann diese durchgeführt werden. Cloud-Nutzer befinden sich hingegen stets in vertraglicher Abhängigkeit vom Anbieter.

Sie müssen darauf vertrauen, dass der Vertragspartner die vertraglich vereinbarten Maßnahmen in den vereinbarten Abständen durchführt und den fortlaufenden Nutzen des System gewährleistet. Dabei muss dem Cloud-Provider ein hohes Ausmaß an Vertrauen entgegengebracht werden.

Cloud-Nutzer vertrauen Cloud-Provider wichtige Informationen an

So müssen Nutzer von Cloud-basierten Lösungen auf folgende Faktoren vertrauen können:

  • Die Kompetenz der Mitarbeiter
  • Die konsequente Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften
  • Support rund um die Uhr in verständlicher Sprache
  • Die schnelle und gezielte Wiederherstellung der Daten ohne Datenverluste im Notfall
  • Die Unantastbarkeit der eigenen Kundendaten
  • Dass vertragliche Rahmenbedingungen nicht nachträglich zum eigenen Nachteil angepasst werden.

Bei einem On-Premises System ist dies nicht der Fall. Das Unternehmen steht selbst in der Verantwortung, all diese Faktoren zu jeder Zeit zu gewährleisten. So müssen potenziell hochsensible personenbezogene Daten nicht „blind“ einer externen Partei anvertraut werden.

4: Zugang auch ohne Internetverbindung

Ein weiterer Vorteil entsteht On-Premises Nutzern durch die lokale Speicherung der Daten.

Cloud-Nutzer abhängig von stabiler Internetverbindung

Ein Cloud-betriebenes CRM-System ist nur dann von Nutzen, sofern eine stabile Internetverbindung gewährleistet ist. Sollte diese einmal zusammenbrechen, haben Unternehmen keinen Zugang mehr auf die im CRM-System gespeicherten Daten.

Bei einem On-Premises CRM-System ist das nicht der Fall. Die Daten werden direkt im Unternehmen auf den eigenen Servern verwaltet und gespeichert. Sollte die Internetverbindung einmal zusammenbrechen, können diese Unternehmen weiterhin auf Daten zugreifen.

Fazit: On-Premises CRM-Systeme bieten Flexibilität, Personalisierungsmöglichkeiten und Unabhängigkeit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass On-Premises CRM-Systeme gegenüber Cloud-basierten Alternativen einige grundlegende Vorteile aufweisen.

Unternehmen, die eine On-Premises Lösung nutzen, sind in keiner Weise abhängig – weder vom Cloud-Provider, noch von einer kontinuierlich stabilen Internetverbindung.

Zudem haben sie stets die volle Kontrolle über sämtliche personenbezogenen Kundendaten, die innerhalb des On-Premises CRM-Systems gespeichert und verwaltet werden. Es liegt in ihrer Hand, alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen zu treffen. Sie müssen nicht mehr oder weniger blind auf die Integrität einer externen Partei vertrauen.

Auch die hohen Personalisierungsmöglichkeiten eines On-Premises CRM-Systems sind für viele Unternehmen ein wichtiges Argument. On-Premises Lösungen lassen sich individuell auf das spezifische Anforderungsprofil eines Unternehmens anpassen. So wird sichergestellt, dass auch wirklich alle relevanten Prozesse optimal abgebildet werden können.

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