Cloud CRM
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7 Unterschiede zwischen Cloud und lokalem CRM

Ob das CRM-System in der Cloud oder doch lieber lokal implementiert wird, spielt eine entscheidende Rolle. Wie wichtig diese Entscheidung ist, klären wir hier.

Wer ein CRM-System im eigenen Unternehmen einsetzen möchte muss sich früher oder später mit der Frage auseinandersetzen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell geeignet ist.

Wir wollen uns an dieser Stelle daher einmal genauer mit den konkreten Unterschieden zwischen verschiedenen Nutzungs- und Lizenzmodellen auseinandersetzen. So können Unternehmen bei der Wahl eines geeignetes CRM-Systems abwägen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell das individuelle Anforderungsprofil besser abdeckt. 

Inhaltsverzeichnis

Cloud oder On-Premises?

Im Wesentlichen ist zwischen zwei Nutzungs- und Lizenzmodellen zu unterscheiden. Entweder man kauft ein entsprechendes System bei einem Hersteller und installiert dieses auf den eigenen Servern. In diesem Fall spricht man von „On-Premise“ oder auch einer „lokalen“ Implementierung

Am anderen Ende des Spektrums finden sich Cloud-basierte CRM-Systeme. Bei einem Cloud-basierten CRM-System zahlt das Unternehmen regelmäßig einen festen Betrag für die Nutzung das Systems als Komplettpaket. 

Software-as-a-Service

Es besitzt die Software also nicht, sondern mietet diese inklusiver regelmäßiger Instandhaltungsmaßnahmen wie Updates und Bugfixes lediglich. Aus diesem Grund wird in diesem Zusammenhang oftmals auch der Begriff Software-as-a-Service (kurz SaaS) verwendet.

Gehostete CRM-Systeme als Alternative

Wahlweise kann auch der Server eines externen Anbieters gemietet werden, was dann zu einer gehosteten Lösung führt.

Diese wollen wir an dieser Stelle jedoch zunächst einmal außen vor lassen und uns mit grundlegenden Unterschieden zwischen Cloud-basierten CRM-Systemen und On-Premises Lösungen auseinandersetzen. 

1: Internes Netzwerk vs. Internetzugang

Bei der lokalen Implementierung wird, wie oben beschrieben, eine Software von einem Anbieter gekauft und dann auf den eigenen Servern installiert. Mitarbeiter können dann über den Server auf das System zugreifen. Dazu ist ein internes Netzwerk notwendig, das den Mitarbeitern den Zugriff auf den Server ermöglicht.

Cloud erfordert Internetzugang

Alles, was bei der Cloud notwendig ist, ist ein entsprechender Internetzugang. Bei diesem Lizenz- und Nutzungsmodell werden sämtliche Daten in einer sogenannten Cloud oder „Datenwolke“, wenn man so will, gespeichert.

Dabei werden Rechenleistung, Speicherplatz und die eigentliche Anwendung vom jeweiligen Anbieter gemietet. 

2: Unterschiede bei der Implementierung

Implementiert man ein System lokal, so kauft man die Software und besitzt diese dann in Gänze. Somit kann diese dann auch in eigener Initiative nach Belieben den eigenen Anforderungen anpassen. 

Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn man sehr spezielle Anforderungen an das System stellt, die Standard-Software in der Regel nicht erfüllen kann. Dies trifft zumeist nur auf größere Unternehmen mit eigener, breit aufgestellter IT-Abteilung zu. 

Cloud-basierte CRM-Systeme unmittelbar verfügbar

Bei einem Cloud-basierten CRM-System wird die Software streng genommen nicht implementiert. Durch den Abschluss eines entsprechenden Vertrages mit dem Anbieter erhält man über das Internet Zugriff auf die Software.

Dieser Prozess ist wesentlich schneller abgewickelt als eine On-Premises Implementierung, sodass die Software oftmals noch am selben Tag genutzt werden kann. 

3: Flexibel und kostenschonend

Ein wesentlicher Vorteil der Cloud findet sich in ihrer Flexibilität. Hier werden Lizenzen einer Software gemietet, welche einfach dazu gebucht oder gecancelt werden können.

Da sich die Cloud somit leicht den sich verändernden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf den Leistungsumfang anpassen kann, spricht man auch von einer skalierbaren Lösung. 
Auch ist es in der Regel möglich, eine Vielzahl weiterer Funktionen bei Bedarf hinzu zubuchen oder nicht benötigte Funktionen zu canceln. 

Wartung und Instandhaltung

So müssen Unternehmen keine zusätzlichen Ressourcen aufwänden, um sich mit der Nutzung nicht benötigter Funktionen vertraut zu machen. Doch spart die Cloud nicht nur an diesen Stellen Ressourcen ein, auch müssen Wartung und Installation der Anwendung nicht selbst vorgenommen werden. 

All dies wird durch den Cloudbetreiber vorgenommen und ist in der monatlichen Rate bereits enthalten. Dieser kümmert sich überdies auch um sämtliche Upgrades und Updates. 

4: Geringe Kosten, hohe Abhängigkeit

Ein weiterer Vorteil der Cloud sind die geringen Anschaffungskosten. Eine On-Premises Implementierung durch den Erwerb der Hard- und Software meist überaus kostspielig.  

Abhängigkeit gegenüber dem Cloudbetreiber

Allerdings schafft dies auch Abhängigkeit gegenüber dem Cloudbetreiber. Bei einer lokalen Implementierung hat das Unternehmen hingegen die volle Kontrolle über das On-Premises CRM-System. 

5: Sicherheit in der Cloud

Ein bekannter Nachteil von Cloud-basierten Systemen findet sich in ihrer Sicherheit bzw. in datenschutzrechtlichen Aspekten. Oftmals herrscht das Vorurteil, Cloud-Systeme wären attraktive Ziele für Hacker und man habe keinerlei Kontrolle über die eigenen CRM-Daten. 

Hohes Sicherheitslevel bei Cloudbetreibern

Große Cloudanbieter sind durchaus ein beliebtes Ziel von Hackern, da bei einem erfolgreichen Zugriff große Mengen an Daten abgegriffen werden können. Cloud-Betreiber sind sich jedoch dieses Risikos bewusst und investieren daher viel Zeit und finanzielle Mittel in die Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus.  

Aus diesem Grund sind derartige Systeme meist wesentlich sicherer als lokale Lösungen. Große, international agierende Cloud-Betreiber verfügen über grundlegend andere Ressourcen zur Durchführung von Datenschutzmaßnahmen

6: Anpassungen in der Cloud schwierig

Obwohl sich Cloud-Systeme besser skalieren lassen, sind lokale Systeme dennoch meist flexibler. Bei einer Cloud-basierten CRM-Systeme bewegen sich Unternehmen innerhalb eines festen Funktionsumfangs. Bestehende Funktionen können zwar nach Belieben hinzugebucht oder abbestellt werden, doch die Software selbst ist geschrieben. 

Sehr spezielle Anforderungen und Prozesse wie sie beispielsweise in Nischen häufig vorkommen lassen sich demnach nicht immer problemlos bedienen. 

7: Ausfallzeiten beachten

Zuletzt betrachten wir die Ausfallzeiten, welche ebenso wie die Sicherheit ein entscheidender Faktor bei der Wahl eines geeigneten CRM-Systems sind.

Grundsätzlich kann bei keinem CRM-System - unabhängig von jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell -  gewährleistet werden, dass es nie zu Ausfällen kommt. Dennoch gibt es gravierende Unterschiede, was im Fall einer Störung passiert. 

Ausfall eines Cloud-basierten CRM-Systems

Kommt es bei der Nutzung eines Cloud-basierten CRM-Systems zu einer Störung, sind dem jeweiligen Unternehmen die Hände gebunden. Sie können nicht dazu beitragen, die beim Cloud-Betreiber aufgetretene Störung zu beheben. 

Daher müssen sie warten, bis dieser das Problem behoben hat und können im schlimmsten Fall in dieser Zeit nicht arbeiten. Cloud-Betreiber haben jedoch ein großes Interesse daran, Ausfälle nach Möglichkeit in Gänze zu vermeiden bzw. Ausfallzeiten im Fall eines Zwischenfalls möglichst einzugrenzen. 

Ausfall eines lokalen CRM-Systems

Kommt es bei einem On-Premises CRM-System zu einer Störung, ist die eigene IT-Abteilung gefragt. Die Länge der Ausfallzeit hängt also in Gänze davon ab, wie schnell das eigene Unternehmen die Störung beheben kann.

Ist dies in eigener Initiative nicht möglich, wird ein externer Dienstleister benötigt. Neben erheblichen Verlusten aufgrund der Ausfallzeit verursacht dies zusätzliche Kosten für die Dienstleistung selbst. Die Kapazitäten und das Know-how der eigenen IT-Abteilung entscheiden also maßgeblich darüber, wie gravierend die Situation im Ernstfall ist.

Fazit: Wahl zwischen Cloud oder On-Premises letzten Endes eine individuelle Entscheidung

Zusammenfassend lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell dem anderen vorzuziehen ist. 

Vielmehr handelt es sich um eine individuelle Entscheidung, die Unternehmen basierend auf ihrem jeweiligen Anforderungsprofil treffen müssen. 

Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen und Start-Ups

On-Premises Lösungen empfehlen sich zumeist, wenn das Unternehmen bereits über eine eigene IT-Abteilung mit entsprechenden Kapazitäten verfügt. Kleinere Unternehmen und Start-ups verfügen in der Regel über sehr eingeschränkte finanzielle Mittel. 

In diesem Fall kann ein Cloud-basiertes CRM-System zunächst die geeignetere Wahl sein, da Anschaffungskosten in Gänze entfallen und ein kontinuierlicher Support gewährleistet ist. 

Leverancier van de maand

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