SAP- und ERP-Schnittstellen: Entscheidungsfindung

Übernimmt der Vertrieb die Datenführerschaft? Oder ist das Rechnungswesen wichtiger? Wichtig sind die Geschäftsprozesse aller Beteiligten.

Natürlich hat jede Abteilung in einem Unternehmen die größte Bedeutung: Ohne Rechnungswesen keine Faktura, ohne Vertrieb keine Neukunden, ohne Marketing auch keine Neukunden, ohne Lagerwirtschaft keine Lieferungen, also keine Rechnungen. Und ohne Finanzen keine Liquidität. 

Und (fast) jede Abteilung beansprucht damit auch die Datenführerschaft. Nicht oft gibt es in Unternehmen „Software aus einer Hand“, manche Speziallösung ist unverzichtbar und manche Softwarehersteller benötigen selbst zwischen ihren eigenen Anwendungen Schnittstellen. 

Als Microsoft Partner freuen sich die Mitarbeiter von Dr. Krieger & Kollegen über Lösungen, die CRM und ERP auf der Microsoft Dynamics Technologie integrieren. Aber auch hier ist es wichtig, zwischen den betriebswirtschaftlichen Anwendungen zu unterscheiden. 

• Der hohe Anspruch des Rechnungswesens in Bezug auf die Datenqualität steht im Widerspruch mit den Möglichkeiten des Marketings und des Vertriebs, die in der Akquisephase auch unvollständige Datensätze akzeptieren müssen.
• In der Entwicklung vom (fast anonymen) Newsletter Empfänger bis hin zur Erstellung eines Angebots wird die Datenqualität immer weiter verbessert. Spätestens beim verbindlichen Angebot müssen die Firmendaten vollständig und korrekt sein.
• Der Kundenstamm eines Unternehmens des Werkzeugmaschinenbaus wird aber auch regelmäßig vom Vertrieb und vom Marketing angesprochen. Der Weg vom Lead zum Debitor findet ist bidirektional.

Wenn die Kriegerkollegen nicht von einer einheitlichen Datenbasis ausgehen können, müssen Schnittstellen eingerichtet werden und die Prozesse fein abgestimmt werden. Hier hat sich folgender Prozess bewährt:

Mit dem Angebot wird der Datensatz an das ERP System übergeben. Eine manuelle oder automatische Qualitätskontrolle stellt sicher, dass die Qualitätskriterien des Rechnungswesen erfüllt sind. Meist wird ein Debitor – aus der Sicht des CRMs eine Firma - und ein Ansprechpartner – aus der Sicht des CRMs ein Kontakt an das Rechnungswesen übergeben. 

Dieser Debitor und dieser Kontakt sind aus der Sicht des Vertriebs geschützt. Nur über eine weitere Freigaberoutine können diese Daten nicht geändert werden. Alle anderen Daten im Bezug zu diesem Debitor werden im CRM gepflegt. 

Dies sind beispielsweise:

• Zusätzliche Kontakte einer Firma/eines Debitors
• Buyer Personas, die der Vertrieb angelegt hat
• Notizen an den Vertriebstabellen Kontakt, Firma, Verkaufschance, Angebot …
• Kategorien und Eigenschaften an den Vertriebstabellen

Eine besondere Rolle spielt dabei die Angebotserstellung. Denn diese vertriebliche Tätigkeit wird oft von Branchensoftware Lösungen übernommen. Das ist auch sinnvoll, den hier wird oft auf weitere Datenbanken und spezielle Berechnungsmethoden zurückgegriffen. 

In diesem Fall stellen die Kriegerkollegen die für den Vertrieb wichtigen Felder aus dem ERP System im CRM dar. So kann auch ein oft ansprechenderes Angebotsformular genutzt werden. Gerade ältere ERP Systeme bieten eher spartanisch anmutende Angebote dar. 

Welche Technologien nutzen dabei die Kriegerkollegen. Der Datenbank Zugriff auf ERP Systeme einschließlich SAP® Lösungen erfolgt mit verschiedenen Schnittstellensoftware Lösungen. Diese greifen direkt auf Datenbankfelder zu. Sie können auch bidirektional eingesetzt werden. Die Freigabeprozesse selbst werden im CRM und im ERP System gestaltet.