Sales Automation: Vertriebsziele einfach erreichen

Heben Sie Ihre Sales-Prozesse mit einer Vertriebsautomatisierung auf eine neue Ebene an. Wie Ihnen Sales Automation Tools dabei helfen können.

Verbringen Sie zu viel Zeit mit administrativen Tasks? Oder wird ab und eine eine wichtige Wiedervorlage vergessen? Sales Automation kann zahlreiche Probleme im Vertrieb lösen und Sales Processes so umfassend optimieren. Richtig eingesetzt lassen sich so die Abschlussquoten erhöhen und der Umsatz steigern.

Werfen wir einen Blick darauf, was Sales Automation Software dem Vertrieb nutzen kann. Zuvor sollte jedoch herausgestellt werden, dass diese Lösungen zumeist von CRM-Anbietern als Teil umfassender, modular-aufgebauter Plattformen für das Customer Relationship Management herausgegeben werden. Unterstützend können selbstverständlich auch andere Tools herangezogen werden, doch das CRM fungiert zumeist als Kernstück im Sales Automation Prozess.

Entsprechende Anbieter stellen häufig ganzheitliche Lösungen für Marketing, Vertrieb, Service & Co. bereit, wobei die einzelnen Module flexibel miteinander kombiniert werden können. Beleuchten wir also zunächst, was CRM-Lösungen im Vertrieb leisten können, bevor wir uns konkret mit der Sales Automation befassen. Weiterführende Infos zum Vertrieb mit dem CRM finden Sie zudem auf unserer Sales-Themenseite.

Inhaltsverzeichnis

• CRM im Vertrieb
• Sales-Software: Funktionen
• Was ist Sales Automation?
  • Vorteile
  • Nachteile
• Funktionen
• TL;DR

Sales-Software: Die Bedeutung des CRM im Vertrieb

Sales Teams erkennen das Potenzial von CRM-Software meist schnell. Als zentrale Daten- und Informationsquelle hilft das CRM-System Sales Reps, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und hat alle aktuellen Kundeninformationen, derer es zum Abschluss eines Deals bedarf, jederzeit vorliegen.

Im Vertrieb haben sich zudem insbesondere Lösungen mit mobiler Verfügbarkeit bewährt. So haben auch Mitarbeiter im Außendienst beim Kunden vor Ort alle wichtigen Infos gleich zur Hand und die Chancen, dass es zu einem erfolgreichen Abschluss kommt, steigen.

Wenn die CRM-Software auf Ablehnung stößt

Trotz zahlreicher Vorteile kann ein CRM-Tools jedoch auch als vermeintliche Überwachungsmaßnahme seitens des Managements empfunden werden - auch vom Vertrieb. Nutzen Mitarbeiter ein System nur widerwillig, kann sich das volle Potenzial der Lösung nicht entfalten. Es wird als Notwendigkeit empfunden; nicht als hilfreiches Tool, welches die eigene Arbeit erleichtern und Abschlussquoten optimieren kann.

Wichtig ist daher, dass Mitarbeitern bereits im Rahmen der Einführung die Vorteile vor Augen geführt werden, die die Lösung für den eigenen Arbeitsalltag mit sich bringen soll. Diese Lösungen sollen Mitarbeitern die Abeit erleichtert und Ihnen dabei helfen, Ihre Vertriebsziele zu erreichen. 

Funktionen einer Sales-Software

Werfen wir dazu einen Blick darauf, in welchem Bereichen eine CRM-Software den Vertrieb unterstützen kann. Zunächst wäre hier das Kontaktmanagement zu nennen, von welchem auch andere Abteilungen mit Kundenkontakt profitieren. In einer zentralen, digitalen Akte werden alle wichtigen Informationen zum Kunden gespeichert. Stammdaten, Kontakthistorie, Präferenzen & Co. Diese Infos sind für Vertriebler essenziell.

Denn: Wer seine Kunden kennt, kann ihnen auch Angebote entsprechend ihrer Bedürfnisse unterbreiten und steigert somit die eigenen Verkaufschancen. Eine softwareseitige Aufgaben- nd Terminverwaltung hilft Mitarbeitern dabei, ihre Tasks zu priorisieren und keine wichtigen Besprechungen, Events o.Ä. zu vergessen.

Die gesamte Sales Pipeline im Blick

Andere Features hingegen erlauben es dem Vertrieb, die gesamte Sales Pipeline/ des Sales Funnel näher unter die Lupe zu nehmen. So können Unternehmen Knackpunkte in der Customer Journey verstehen, an denen potenzielle Kunden abwandern, und Conversion Rates von Marketing bis hin zum Sales optimieren. Ebenso lassen sich Punkte identifizieren, die besonders häufig zum Erfolg führen.

Im Hinblick auf den Verkaufstrichter spielt auch ein gezieltes Lead Management eine wichtige Rolle. Mithilfe einer CRM-Software lässt sich der Lead Generation-Prozess visualisieren und verwalten, inklusive aller relevanten Lead Sources. So können Betriebe ermitteln, über welche Kanäle die meisten Interessenten ihren Weg zum Unternehmen finden. Über ein integriertes Lead Scoring wird sichergestellt, dass Vertriebler den vielversprechendsten Chancen die meiste Aufmerksamkeit schenken.

Weiterführende Informationen zu den Funktionen einer CRM-Software im Vertrieb finden Sie zudem im Artikel "Sales-CRM: Funktionen und Vorteile für den Vertrieb".

Neben zahlreichen Funktionen für unterschiedliche Zwecke umfasst eine CRM-Software zumeist auch zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten. Diese können im Vertrieb den Unterschied zwischen einem abgesprungenen Kunden und einen erfolgreich abgeschlossenen Deal ausmachen.

Was ist Sales Automation?

In der Vertriebsautomatisierung geht es darum, sich bei wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse von einer Software bzw. einem Tool unter die Arme greifen zu lassen. Bei der Marketing Automation handelt es sich beispielsweise um Tools, die der Marketing-Abteilung dabei helfen, auf unterschiedlichen Kanälen effektiver zu vermarkten und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Das ist auch im Sales nicht anders, wenngleich der Schwerpunkt hier ein anderer ist.

Sales Automation Software sind zumeist keine eigenständigen Lösungen. Stattdessen handelt es sich um Funktionen innerhalb eines Sales-Modules einer CRM-Software, die darauf ausgelegt sind, Nutzern die tägliche Arbeit zu erleichtern. Das beginnt bei einfachen Tätigkeiten wie der Datenpflege. So werden also zeitaufwendige, wiederkehrende Aufgaben quasi an die Software "outgesourct".

Sales Automation: Vorteile

Sales-Mitarbeiter erhalten einen digitalen Assistenten, der ihnen bei unterschiedlichen Aufgaben zu Seite steht. So sparen sie wertvolle Zeit, die sie stattdessen im direkten Kundenkontakt verbringen können. Da eine manuelle Datenpflege weitestgehend entfällt, kann auch die Datenqualität durch ausbleibende Fehler bei der händischen Übertragung verbessert werden.

Auch lässt sich die Zeit, die Kunden oder Interessenten auf eine Rückmeldung warten, verkürzen, was sich wiederum positiv auf die Kundenzufriedenheit (customer satisfaction) auswirken kann. Insgesamt lässt sich die Sales Performance durch eine gezielte Vertriebsautomatisierung verbessern, Mitarbeiter arbeiten produktiver und sind im Idealfall auch zufriedener, da ihnen monotone, wiederkehrende Aufgaben abgenommen werden.

Insbesondere in kleinen Unternehmen/Teams, in denen die (Personal-)Ressourcen besonders knapp bemessen sind, oder in Betrieben, in denen akuter Personalmangel im Vertrieb herrscht, können Sales Automation Features den Unterschied zwischen einen vergessenen Wiedervorlage und einen erfolgreichen Abschluss machen.

Potenzielle Nachteile einer Sales Automation

Gleichsam birgt ein zu hoher Automatisierungsgrad jedoch auch potenzielle Nachteile. Nämlich dann, wenn die falschen Aufgaben der Software zugeschoben werden und die zwischenmenschliche Ebene verloren geht. Der Vertrieb lebt auch vom direkten Kontakt.

Ob nun telefonisch, beim Kunden vor Ort oder per Videoschalte. Kein Kunde wird schließlich gerne mit Massen-Emails bombardiert oder automatisierten Standard-Antworten abgefertigt.

So gilt es, ein gesundes Mittelmaß zu finden. Automatisiert werden sollte jene Tätigkeiten, die auch wirklich automatisiert werden können. Tasks, die immer haargenau gleich ablaufen. So wird wertvolle Zeit gespart, die Vertriebler nutzen können, um Kunden und Interessenten intensiver zu betreuen.

Sales Process Automation

Ein wichtiger Punkt ist noch zu nennen. So helfen Sales Automation Lösungen Unternehmen auch dabei, standardisierte Prozesse und Abläufe innerhalb des Unternehmens zu festigen (vgl. Aja Frist, "Sales Automation: The Ultimate Guide", blog.hubspot.com, 21.11.2023).

Jedes Unternehmen hat, unabhängig von der Größe, gewisse etablierte Standards und Fahrpläne, um die Vertriebsstrategie ins operative Geschäft zu bringen. Von Gesprächsleitfäden für Mitarbeiter bis hin zu Prozessstrukturen hat jeder Betrieb irgendwo gut durchdachte Standards, die von den jeweiligen Mitarbeitern befolgt werden.

Standardisierte Vertriebsprozesse verfestigen

Eine Software für die Vertriebsautomatisierung kann Unternehmen dabei helfen, diese Standards z verfestigen und auch die Zusammenarbeit im Team fördern. Durch die zentrale Ausrichtung des CRM-Tools arbeiten alle Mitarbeiter mit demselben System, in derselben Überfläche und mit denselben Funktionen. Standards, wann eine Wiedervorlage zu setzen ist, lassen sich im System hinterlegen und automatisiert für alle entsprechenden User im Sales umsetzen.

Wichtige Funktionen und Einsatzbereiche

Automatisierungen können in den unterschiedlichsten Bereichen des Vertriebs zum Einsatz kommen. Auch variiert der Funktionsumfang von Lösung zu Lösung in diesem Bereich. Dennoch soll an dieser Stelle auf einige, wichtige Einsatzbereiche von Automations im Sales eingegangen werden.

Diese können operativer bzw. administrativer Natur sein, wie beispielsweise bei Terminerinnerungen in Form von Pop-Ups oder bei der Datenpflege und automatisierten Datenübertragung. Auch eine automatisierte Lead-Zuweisung an den richtigen Vertriebsmitarbeiter auf Grundlage von Lead-Attributen kann an dieser Stelle als Beispiel genannt werden.

Verwandt: Lead-CRM: Mit CRM-Software Leads generieren und verwalten.

Sie können jedoch auch dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, die eigene Arbeitsweise zu optimieren und so die Verkaufschancen zu erhöhen. In diesem Zusammenhang spielt aktuell vor allen Künstliche Intelligenz eine zunehmend große Rolle. Smarte Tools sind dazu in der Lage, die wichtigsten Punkte aus Gesprächen zusammenzufassen, eigenständig Sales Reports inklusive Vorhersagen (Predictions) zu erstellen, Optimierungspotenziale aufzudecken und sogar Handlungsempfehlungen auszusprechen.

TL;DR - Zusammenfassung

Sales Automation umfasst unterschiedliche Technologien, Tools und Systeme, mittels derer sich wiederkehrende, monotone Aufgaben im Vertrieb automatisieren lassen. Sie werden also an die Software "outgesourct" und Sales-Mitarbeiter erhalten einen digitalen Assistenten. So erhalten sie zusätzliche Kapazitäten für den direkten Kundenkontakt. Dieser ist, trotz aller Automatisierungsmöglichkeiten, nach wie vor entscheidend für eine hohe Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und Abschlussquoten.

Die CRM-Software ist dabei die wichtigste Anlaufstelle für die Automatisierung der Vertriebsprozesse. Diese Lösungen können Unternehmen dabei helfen, etablierte Prozessstandards weiter zu verfestigen und zu optimieren. Insgesamt kann eine Vertriebsautomatisierung so zu einer Verbesserung der Kundenzufriedenheit beitragen. Interessenten und Kunden erhalten schneller einer Rückmeldung und Vertriebsmitarbeiter haben sowohl mehr Zeit als auch bessere Insights für eine individuelle Betreuung.

So können Sales Automation-Funktionen auch zu höheren Abschlussquoten und einer optimierten Sales Performance insgesamt beitragen.