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Wie Sie mit der richtigen CRM-Software sparen können

Erfahren Sie, wie Sie durch den Einsatz einer adäquaten CRM-Software Prozesse optimieren und bares Geld sparen können.

Unternehmen können in unterschiedlichen Bereichen stark von der Nutzung einer geeigneten CRM-Software profitieren. Potenzielle Einsparungen sind dabei sowohl finanzieller als auch zeitlicher Natur.

Im Folgenden wollen wir uns daher an dieser Stelle einmal näher mit CRM-Software und dem damit verbundenen Einsparungspotenzial für Unternehmen auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist CRM-Software? 

Das Akronym „CRM“ steht für das Customer-Relationship-Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege.

Hierbei handelt es sich um eine zentrale Aufgabe, derer sich Unternehmen aller Art annehmen müssen.

Zum einen bezieht sich das CRM auf die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens oder einer Organisation auf die eigenen Kunden.

Zum anderen geht damit jedoch auch eine strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Die Rolle des Systems

An dieser Stelle kommt eine CRM-Software ins Spiel. Sie ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Kundenbeziehungsprozesse softwareseitig abzubilden.

Dabei fungiert das System als zentraler Speicherort für sämtliche Kundendaten.

Innerhalb des Systems lassen sich diese Daten dann ferner verwalten. Darüber hinaus kommt CRM-Software immer häufiger auch als Analysetool zum Einsatz.

So ist es Unternehmen möglich, wertvolle Erkenntnisse über die eigenen Kunden zu gewinnen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Wie ist CRM-Software technisch aufgebaut?

Auf technische Ebene handelt es sich beim Lizenzmodell sich Software um ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Hier ist grundsätzlich zwischen

  • Lokaler bzw. On-Premises CRM-Software
  • Cloud-basierter CRM-Software
  • Hybrid CRM-Software

zu unterscheiden.

Lokale CRM-Software

Lokale CRM-Software wird auf den hauseigenen Servern eines Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben.

Sowohl Hard- als auch Software befinden sich bei diesem Lizenzmodell in Besitz des Unternehmens, weshalb dieses auch gänzlich die Verantwortung für jegliche Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen trägt.

CRM-Software aus der Cloud

Bei Cloud-basierter Software liegt die Verantwortung beim Cloud-Betreiber. Dieser befindet sich in Besitz von Hard- und Software und stellt Unternehmen diese gegen Entrichtung eines monatlichen Entgeltes zur Verfügung.

Hybrid CRM

Hybride CRM-Software ist eine Mischform aus Cloud und lokaler Infrastruktur. Das Fundament bildet dabei eine lokale CRM-Software, welche in bestimmten Bereichen durch eine Cloud-Komponente ergänzt wird.

Jedes Lizenzmodell hat dabei spezielle Vor- und Nachteile, sodass sich keine pauschale Empfehlung für ein bestimmtes Modell aussprechen lässt.

Module und Funktionen einer CRM-Software

CRM-Software kann in unterschiedlichen Geschäftsbereichen von Vorteil sein. Jede Abteilung profitiert dabei von anderen Funktionen. Je nach System können beispielsweise die folgenden Funktionen integriert werden:

  • Callcenter
  • Kontaktmanagement
  • Kundendienst
  • Marketing
  • Projektmanagement
  • Berichte
  • Verkäufe
  • Arbeitsabläufe

Darüber hinaus stehen viele CRM-Systeme Nutzern mittlerweile auch in mobiler Ausführung zur Verfügung.

Funktionen, die in bestimmten Geschäftsbereichen benötigt werden, werden häufig innerhalb eines Moduls gebündelt. Bei Modular-aufgebauten Systemen lassen sich einzelne Module dann je nach Bedarf dazubuchen oder abbestellen.

Wie können Unternehmen mittels CRM-Software Zeit sparen?

Unternehmenssoftware aller Art bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, wertvolle Zeit zu sparen. Dies ist letztlich auch immer mit einer finanziellen Einsparung verbunden, denn: Zeit ist Geld.

Administrative Tätigkeiten

Ein besonders großes Einsparungspotenzial liegt im Bereich administrativer Tätigkeiten. Aufgrund softwareseitiger Automatisierungen können viele Systeme Unternehmen bei der Durchführung administrativer Tätigkeiten maßgeblich entlasten.

Moderne CRM-Software ist beispielsweise in der Lage, Kontakthistorien automatisiert zu erstellen und Einträge bei neuen Interaktionen entsprechend zu ergänzen.

Auf diese Weise haben Unternehmen über das softwareseitige Kontaktmanagement immer Einsicht darauf, wann der letzte Kundenkontakt bestand.

Korrespondenz

Auch in der Kundenkorrespondenz lässt sich durch eine geeignete CRM-Software viel Zeit sparen.

So sorgen beispielsweise integrierte Vorlagen nicht nur für ein einheitliches Auftreten des Unternehmens gegenüber der Kundschaft, sondern sparen im operativen Tagesgeschäft bei regelmäßiger Nutzung auch viel Zeit.

Kollaboration

Auch lässt sich durch CRM-Software die abteilungsübergreifende Kollaboration optimieren und verschlanken. Da alle Abteilungen mit demselben System und denselben, korrekten Daten arbeiten, werden zeitintensive Missverständnisse vermieden.

Über Vergaberechte lässt sich softwareseitig regulieren, welcher Mitarbeiter auf welche Informationen zugreifen kann. Um möglichst viel Zeit zu sparen, sollten Mitarbeiter Zugang zu allen Daten erlangen, die Prozesse des operativen Geschäftes für sie optimieren.

Nicht benötigte Vergaberechte sollten vor allem auch aus Datenschutzgründen nicht erteilt werden.

Suchfunktionen

Zu guter Letzt profitieren Unternehmen auch von softwareseitigen Suchfunktionen. Durch eine Anbindung an die unternehmenseigene DMS-Software können Mitarbeiter beispielsweise mittels Volltextsuche auf alle wichtigen Daten und Dokumente zugreifen, die in Bezug auf einen bestimmten Kunden relevant sind.

Die softwareseitige Abfrage dauert dabei nur wenige Sekunden.

Wo entstehen finanzielle Vorteile?

Alls diese Zeiteinsparungen resultieren letztlich auch in finanziellen Einsparungen, da Mitarbeiter verfügbare Arbeitszeit zielführender und gewinnbringender nutzen können.

Darüber hinaus kann der Einsatz einer CRM-Software Unternehmen jedoch auch direkte finanzielle Vorteile verschaffen.

CRM-Software als Analysetool

Dies ist beispielsweise der Fall, wenn sie als Analysetool eingesetzt wird. Durch die Auswertung der im System bereits vorliegenden Kundendaten lassen sich wertvolle Erkenntnisse über potenzielle Verkaufschancen gewinnen.

Der Vertrieb ist beispielsweise in der Lage, optimierte, vielversprechendere Angebote zu erstellen, wenn er so viel wie möglich über einen bestimmten Kunden weiß.

Auch Kampagnen lassen sich durch die Analyse vorhandener Kundendaten zielgerichteter auf eine bestimmte Zielgruppe zuschneiden. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die richtigen potenziellen Kunden auf die bestmögliche Art und Weise mit den bestmöglichen Angeboten angesprochen werden.

Letztlich können Unternehmen durch den korrekten Einsatz einer adäquaten CRM-Software so auch direkte, finanzielle Vorteile entstehen, welche nicht ausschließlich auf Zeiteinsparungen zurückzuführen sind.

Fazit: Wettbewerbsfähig dank CRM-Software 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen auf unterschiedliche Art von Weise von einer CRM-Software profitieren können.

Prozesse beschleunigen

Zum einen unterstützt Sie Betriebe im operativen Tagesgeschäft durch softwareseitige Automatisierungen, eine optimierte Zusammenarbeit, zentrale Daten und eine erleichterte Suche wichtiger Informationen.

Finanzielle Einsparungen

Zum einen kann sie als analytisches Tool neue Verkaufschancen aufdecken und Unternehmen dabei unterstützen, Kunden gezielter anzusprechen und so die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Abschlusses erhöhen.

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