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Kundenbesuche fachlich und geografisch optimieren

Der persönliche Kontakt ist die Grundlage jeder vertrauensvollen Zusammenarbeit. Mit der richtigen Planung halten Sie auch die Kosten im Griff.

In den Jahren 2020/21 haben wir gelernt, dass der persönliche Kontakt mit dem Kunden oder einem Interessenten nur schwer ersetzbar ist. Unsere Technologien wie die CRM Integration in die Microsoft Teams Telefonie konnten den einen oder anderen Kundenbesuch kompensieren. Und auch in Zukunft rechnen alle Marktanalysten mit dem Rückgang der Geschäftsreisen, so ist das persönliche Gespräch und der damit verbundene Vertrauensaufbau kaum zu ersetzen.

Besuchsplan in D365 for Sales / Auswahl nach CRM Kritieren

  • Vorhadene Listen im CRM: Manuelle Auswahl
  • Nutzung vorhandener Filter: Verkaufsgebiet, Vertiebsbeauftragter, PLZ
  • Kombination manueller Auswahl und Filter:
  • Definition neuer Filter: Vertriebsdringlichkeit, ABC Analyse

Geographische Darstellung der ausgewählten Firmen

  • Vorhadene Listen im CRM: Manuelle Auswahl
  • Nachbearbeitung der Auswahl Routenvorschlag erstellen lassen und nachbearbeiten
  • ,,NearBy" Suche und Ergänzung
  • Entlang der Route Suche Nach KM

Kundenbesuch und mobile Erfassung (Smartphone, Tablet ...)

  • Aufnahme Besuchsbericht mit mobilem Gerät
  • Festlegen und Delegation der Nachbearbeitung
  • Kontrolle der Nachbearbeitung
 

Die Kriegerkollegen bieten ihren Kunden ein Verfahren an, dass die Ermittlung der Besuchsdringlichkeit, einen Vorschlag für eine Reiseplanung und die Nachbearbeitung der Besuche enthält.

Die Kalkulation der Besuchsdringlichkeit kann an die Anforderungen des Kunden angepasst werden. Grundlage der Kalkulation ist die gewünschte Besuchshäufigkeit nach Kundenkategorien und die seit dem letzten Besuch vergangene Zeit. Eine weitere Grundlage der Auswahl ist der zuständige Vertriebsmitarbeiter und regionale Kriterien wie Postleitzahlenbereiche.

Ergebnis ist eine Empfehlung für die nächsten Kundenbesuche. Diese Liste wird an die integrierte Software für die Tourenplanung übergeben und dort in einer Landkarte dargestellt. Der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst erhält auch einen Reisevorschlag. Diese Empfehlung kann er nach eigenen Kriterien bearbeiten und Reiseziele entfernen oder die Reihenfolge des Reisevorschlags ändern.

Es ist auch möglich, bei einer vorher bestimmten Reise, beispielsweise von Nürnberg nach Düsseldorf, weitere Reiseziele zu recherchieren. So können Kunden angezeigt werden, die links und rechts des Routenvorschlags in 10 Minuten oder innerhalb von 10 Kilometern Entfernung liegen. Natürlich sind die Parameter individuell einstellbar.

Auch unerwartete freie Zeiten während der Reise bleiben nicht ungenutzt: Entfällt ein Termin können mit einer „Near-By Suche“ Kunden in der Nähe oder im Umkreis eines anderen Zieles identifiziert. Grundlage sind auch hier die eigenen CRM Daten.

Natürlich kann die Near-By Suche auch für die Reiseplanung genutzt werden.

Dies sind die drei großen Vorteile einer ins CRM integrierten Reiseplanung:

  1. Zusätzliche Termine auf einer Reise
  2. Optimale Reiseplanung durch geografische Darstellung und
  3. Unnötige Termine werden vermieden, wichtige Termine werden nicht vergessen.

Damit besticht die Reiseplanung im Regelfall durch eine kurze Amortisationszeit. Nichts ist teurer, unnötiger und stressiger als Warte-, Leerlauf und Stauzeiten.

Das Ergebnis der vertrieblichen Reistätigkeit wird in einem Besuchsbericht dokumentiert, Aufgaben ebenfalls notiert. Die Kriegerkollegen integrieren diese Funktion ebenfalls im CRM. Der Reisende schreibt oder diktiert das Ergebnis in sein Smartphone oder Tablet, legt noch die Folgeaufgaben fest und setzt seine Reise fort.

Der Vertriebsinnendienst kann mit Bearbeitung der ihm zugewiesenen Aufgaben beginnen. Der Außendienst Mitarbeiter sieht auch sofort, ob die Aufgabe – beispielsweise der Versand zusätzlicher Informationen per Mail – bereits erledigt wurde.

Als Reaktion auf die pandemische Situation haben die Kriegerkollegen den Besuchsbericht zum Besuchsbericht / Gesprächsprotokoll weiterentwickelt. Die Funktionen sind nun gebündelt für Besprechungen, ob sie nun Online oder persönlich stattfinden, ob sie beim Kunden oder im eigenen Haus erfolgen.

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