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Eignet sich eine kostenlose CRM-Software für Ihr Unternehmen?

Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile einer kostenlosen CRM-Software auf und beantworten weitere, wichtige Fragen zum Thema CRM.

Daten werden aus gutem Grund auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet. Schließlich lassen sich Daten nutzen, um wertvolle Erkenntnisse über die eigenen Kunden oder Veränderungen des Marktes im Allgemeinen zu gewinnen.

Wer den eigenen Kunden kennt, kann auch seinen Anforderungen gerecht werden.

Auch aus diesem Grund greifen immer mehr Unternehmen auf eine CRM-Software zurück.

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit CRM-Software auseinandersetzen und aufzeigen, für welche Unternehmen sich ein derartiges System in kostenfreier Ausführung lohnt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine CRM-Software?

Die Abkürzung „CRM“ bezeichnet das Customer-Relationship-Management oder zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement bzw. die Kundenpflege.

CRM bezeichnet zweierlei. Zum einen bezieht es sich auf die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden. Zum anderen bezeichnet es jedoch auch die damit einhergehende strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse.

Vorteile einer CRM-Software

Der Einsatz einer CRM-Software geht mit zahlreichen Vorteilen einher. Zum einen ermöglicht ein CRM-System die zentrale Verwaltung sämtlicher Kundendaten.

Zum anderen lassen sich integrierte Analysefunktionen nutzen, um vorhandene Kundendaten direkt in der CRM-Software auszuwerten. So kann eine CRM-Software maßgeblich zu einer 360-Grad-Sicht auf den Kunden beitragen.

Wie ist eine CRM-Software technisch aufgebaut?

Unternehmenssoftware besteht aus unterschiedlichen Komponenten, welche auch als Module bezeichnet werden.

Entsprechende Module und Funktionen sind entweder standardisiert in das System integriert, oder lassen sich bei Bedarf flexibel dazubuchen bzw. abbestellen.

Häufige Funktionen und Module eines CRM-Systems sind dabei:

  • Callcenter
  • Kontaktmanagement
  • Marketing
  • Projektmanagement
  • Berichte
  • Arbeitsabläufe
  • Verkäufe / Sales
  • Arbeitsabläufe / Workflows

Von welchen Funktionen dabei ein Unternehmen besonders profitiert, variiert und hängt unter anderem mit der Unternehmensgröße und Branchenzugehörigkeit zusammen.

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist das Lizenzmodell der CRM-Software. Hier ist grundsätzlich zwischen

  • On-Premises bzw. lokal
  • Cloud-basiert
  • Hybrid

zu differenzieren.

1. Lokale CRM-Software

Lokale oder auch On-Premises CRM-Software wird auf den hauseigenen Servern des Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben. Das Unternehmen befindet sich somit in Besitz des gesamten Systems und trägt die volle Verantwortung für dessen Wartung und Instandhaltung sowie die darin verwalteten Daten.

2. Cloud-basierte CRM-Software

Bei einer CRM-Software aus der Cloud ist hingegen der Cloud-Betreiber in Besitz des Systems. Dieser trägt die Verantwortung für dessen Wartung und Instandhaltung sowie alle weiteren Dienstleistungen, die mit dem System in Verbindung gebracht werden.

Für die Nutzung des Systems und alle weiteren Dienstleistungen entrichtet das Unternehmen an den Cloud-Betreiber ein monatliches Entgelt, mit welchen sämtliche Leistungen abgegolten werden. Aus diesem Grund wird Cloud-basierte Software auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet.

3. Hybride CRM-Software

Bei einem Hybrid CRM handelt es sich um eine Mischform aus Cloud und On-Premises. Das Fundament bildet dabei eine lokale Infrastruktur, welche in bestimmten Bereichen um Cloud-Komponente erweitert wird.

Lizenzmodell der CRM-Software beeinflusst Kosten

Es wird deutlich, dass die Kosten einer CRM-Software neben Faktoren wie Funktionsumfang oder User-Anzahl auch stark mit dem jeweiligen Lizenzmodell zusammenhängen.

Während die Anschaffungskosten einer lokalen Software vergleichsweise hoch ausfallen, sind die monatlichen Folgekosten in der Regel gering.

Cloud-basierte Software geht hingegen meist mit höheren monatlichen Folgekosten einher; dafür entfallen jedoch die hohen Anschaffungskosten.

Die Anschaffung einer kostenlosen CRM-Software mag daher auf den ersten Blick eine attraktive Alternative zu kostenpflichtigen Systemen darstellen.

Doch diese Systeme gehen auch mit einigen Nachteilen einher. Aus diesem Grund sollen an dieser Stelle einmal Vor- und Nachteile einer kostenlosen CRM-Software beleuchtet werden.

Was sind die Vorteile einer kostenlosen CRM-Software? 

Kostenlose CRM-Software hat einige Vorteile.

1. Die Kosten 

Der wohl offensichtlichste sind die entfallenden Anschaffungskosten. Das System steht Unternehmen kostenlos zur Nutzung zur Verfügung.

Besonders Kleinstunternehmen und Start-Ups, welche in der Regel mit äußerst begrenzten finanziellen Mitteln wirtschaften, können stark von der Einführung einer kostenlosen CRM-Software profitieren.

2. Geringes Risiko 

Zudem stellt die Einführung einer neuen Software immer auch ein gewisses Risiko dar. Letztlich handelt es sich um ein Projekt, welches mit Zeit- und Kostenaufwand einhergeht.

Ist der Kostenaufwand jedoch vergleichsweise gering, gehen Unternehmen auch ein entsprechend geringes Risiko ein. Im Falle eines Fehlschlags sind die „verschwendeten“ Ressourcen also überwiegend zeitlicher Natur.

3. Flexibilität

Zu guter Letzt geht mit einem geringeren Risiko auch eine hohe Flexibilität einher. Unternehmen, die bereits viel in die Einführung einer neuen CRM-Software investiert haben, sind deutlich stärker an das System gebunden.

Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die Software nicht optimal für den Einsatz im eigenen Betrieb geeignet ist, lässt sich im Fall eines kostenlosen CRM-Systems häufig ohne nennenswerte Verluste zu einem anderen System wechseln.

Was sind die Nachteile einer kostenlosen CRM-Software?

Doch eine kostenlose CRM-Software geht nicht nur mit Vorteilen einher.

1. Rudimentärer Funktionsumfang

Letztlich verdienen viele Softwareanbieter gutes Geld mit der Entwicklung und Bereitstellung kostenpflichtiger Systeme; und das aus gutem Grund. Ihre CRM-Software ist ausgereift, leistungsstark und verfügt über einen entsprechenden Funktionsumfang.

Der Funktionsumfang kostenloser CRM-Software ist meist relativ eingeschränkt, weshalb sie vor allem bei Unternehmen mit höheren Anforderungen schnell an ihre Grenzen stößt.

2. Versteckte Kosten

Darüber hinaus sollten Unternehmen auch potenzielle Folgekosten vermeintlich kostenloser Systeme berücksichtigen. Aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfangs kostenfreier Systeme kann schnell der Bedarf zusätzlicher Funktionen entstehen.

Sofern sich diese dazubuchen lassen, ist dies in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden. Müssen mehrere Funktionen dazugebucht werden, kann eine „kostenfreie“ Software so schnell kostspieliger werden als ein kostenpflichtiges Gesamtpaket.

3. Mangelnder Support

Zu guter Letzt fehlt es Unternehmen bei der Nutzung eines kostenfreien CRMs häufig an Support. Bei kostenpflichtigen Systemen ist dieser häufig bereits in den Gesamtkosten der Software enthalten.

In jedem Fall haben Unternehmen die Möglichkeit, entsprechende vertragliche Rahmenbedingungen zu Beginn des Geschäftsverhältnisses mit dem Anbieter abzusprechen.

Die vom Anbieter zu erbringenden Service- und Support-Dienstleistungen werden dann in Form eines Service Level Agreements (SLA) festgehalten.

Bei kostenlosen CRM-Systemen sind Unternehmen jedoch meist weitestgehend auf sich allein gestellt und können bestenfalls auf ein Online-Forum für gegenseitigen Austausch und Support mit und durch andere Nutzer zurückgreifen.

Fazit: Das sollten Sie über kostenlose CRM-Software wissen

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass sich kostenlose CRM-Software bei Weitem nicht für jedes Unternehmen eignet.

Besonders für kleine Unternehmen und Start-Ups stellen kostenfreie Ausführungen jedoch eine echte Alternative dar und bieten im Vergleich zu Excel-Listen und Dokumenten einen wahren Vorteil.

Nicht am falschen Ende sparen 

In keinem Fall sollten Unternehmen bei der Auswahl einer CRM-Software jedoch am falschen Ende sparen. Vielmehr sollten sie sich intensiv mit dem eigenen Anforderungsprofil auseinandersetzen.

Dies sollte dann die Grundlage für die finale Entscheidung für eine CRM-Software bilden – nicht die Kosten des Systems.

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