Kostenlose CRM-Software: Vor- und Nachteile

Flexibilität bei eingeschränktem Funktionsumfang: Die Vor- und Nachteile einer kostenlosen CRM-Software.

Daten werden aus gutem Grund auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet. Schließlich lassen sich Daten nutzen, um wertvolle Erkenntnisse über die eigenen Kunden oder Veränderungen des Marktes im Allgemeinen zu gewinnen.

Wer den eigenen Kunden kennt, kann auch seinen Anforderungen gerecht werden. Auch aus diesem Grund greifen immer mehr Unternehmen auf eine CRM-Software zurück. Die Anschaffung einer (neuen) Unternehmenssoftware ist dabei nicht selten mit hohen Kosten verbunden. Sind also kostenlose CRM-Systeme eine Lösung?

Inhaltsverzeichnis

• Definition
  • Free CRM vs. Open-Source
• Vorteile
  • Free CRM
  • Geringes Risiko
  • Flexibilität
• Nachteile
  • Funktionsumfang
  • Versteckte Kosten
  • Mangelnder Support
• Fazit

Definition: Was ist kostenlose CRM-Software?

Kostenlose CRM-Software beschreibt Business Software für das Customer Relationship Management, für die keinerlei Kosten anfallen. Für proprietäre Software kann an unterschiedlichen Stellen Kosten anfallen; So beispielsweise klassisch im Rahmen der Anschaffung/ Implementierung, bzw. bei der kontinuierlichen Nutzung.

Während bei On-Premises Software zumeist die Anschaffungskosten zu Buche schlagen, sind es bei Cloud-Software die monatlichen bzw. jährlichen Kosten für die Nutzung des Systems. Auch gibt es kostenlose CRM-Software, die nicht Open-Source ist; deren Quellcode also nicht offen zugänglich ist. Diese wird häufig von Anbietern proprietärer Systeme als "Einstiegsmodell" in ihre Lösungen angeboten.

Unterschied zwischen Free CRM-Software und Open-Source

Wichtig ist, dass kostenlose CRM-Software nicht automatisch mit Open-Source Software gleichzusetzen ist. Open-Source Software sind Systeme, deren Quellcode offen und frei zugänglich ist. Für diese Systeme fallen per Definition keine Lizenzgebühren an. Dennoch ist es möglich, dass beispielsweise für die Bereitstellung der Download-Möglichkeit oder aber für den Datenträger, auf dem das System gespeichert ist, Kosten anfallen.

Was sind die Vorteile einer kostenlosen CRM-Software? 

Kostenlose CRM-Software hat einige Vorteile. Im Folgenden sollen die wichtigsten einmal übersichtlich zusammengefasst werden. Wichtig ist, dass jede Software eigene Vor- und Nachteile mit sich bringt.

Somit handelt es sich lediglich um eine allgemeine Übersicht. Nicht alle dieser Punkte müssen zwingend auf jedes kostenlose bzw. günstige CRM zutreffen. Gleichsam können können manche kostenlose CRM-Systeme weitere Vorteile aufweisen, die nicht aufgeführt werden.

1. Free CRM: Kosten entfallen

Der wohl offensichtlichste sind die entfallenden Anschaffungskosten. Das System steht Unternehmen kostenlos zur Nutzung zur Verfügung. Besonders Kleinstunternehmen und Start-Ups, welche in der Regel mit äußerst begrenzten finanziellen Mitteln wirtschaften, können stark von der Einführung einer kostenlosen CRM-Software profitieren.

2. Geringes Risiko 

Zudem stellt die Einführung einer neuen Software immer auch ein gewisses Risiko dar. Letztlich handelt es sich um ein Projekt, welches mit Zeit- und Kostenaufwand einhergeht. Ist der Kostenaufwand jedoch vergleichsweise gering, gehen Unternehmen auch ein entsprechend geringes Risiko ein. Im Falle eines Fehlschlags sind die „verschwendeten“ Ressourcen also überwiegend zeitlicher Natur.

3. Flexibilität

Zu guter Letzt geht mit einem geringeren Risiko auch eine hohe Flexibilität einher. Unternehmen, die bereits viel in die Einführung einer neuen CRM-Software investiert haben, sind deutlich stärker an das System gebunden. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass die Software nicht optimal für den Einsatz im eigenen Betrieb geeignet ist, lässt sich im Fall eines kostenlosen CRM-Systems häufig ohne nennenswerte Verluste zu einem anderen System wechseln.

Was sind die Nachteile einer kostenlosen CRM-Software?

Doch eine kostenlose CRM-Software geht nicht nur mit Vorteilen einher. Im Folgenden werden einige, wesentliche Nachteile kostenloser CRM-Software dargestellt. Auch hierbei handelt es sich lediglich um keine Übersicht.

Kostenloses bzw. günstiges CRM kann weitere Nachteile aufweisen, die an dieser Stelle nicht aufgeführt werden. Gleichsam muss eine kostenlose CRM-Software nicht automatisch alle dieser Nachteile mit sich bringen.

1. Eingeschränkter Funktionsumfang

Letztlich verdienen viele Softwareanbieter gutes Geld mit der Entwicklung und Bereitstellung kostenpflichtiger Systeme; und das aus gutem Grund. Ihre CRM-Software ist ausgereift, leistungsstark und verfügt über einen entsprechenden Funktionsumfang. Der Funktionsumfang kostenloser CRM-Software ist meist relativ eingeschränkt, weshalb sie vor allem bei Unternehmen mit höheren Anforderungen schnell an ihre Grenzen stößt.

2. Versteckte Kosten

Darüber hinaus sollten Unternehmen auch potenzielle Folgekosten vermeintlich kostenloser Systeme berücksichtigen. Aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfangs kostenfreier Systeme kann schnell der Bedarf zusätzlicher Funktionen entstehen. Sofern sich diese dazubuchen lassen, ist dies in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden. Müssen mehrere Funktionen dazugebucht werden, kann eine „kostenfreie“ Software so schnell kostspieliger werden als ein kostenpflichtiges Gesamtpaket.

3. Mangelnder Support

Zu guter Letzt fehlt es Unternehmen bei der Nutzung eines kostenfreien CRMs häufig an Support. Bei kostenpflichtigen Systemen ist dieser häufig bereits in den Gesamtkosten der Software enthalten. In jedem Fall haben Unternehmen die Möglichkeit, entsprechende vertragliche Rahmenbedingungen zu Beginn des Geschäftsverhältnisses mit dem Anbieter abzusprechen.

Service Level Agreements (SLA)

Die vom Anbieter zu erbringenden Service- und Support-Dienstleistungen werden dann in Form eines Service Level Agreements (SLA) festgehalten. Bei kostenlosen CRM-Systemen sind Unternehmen jedoch meist weitestgehend auf sich allein gestellt und können bestenfalls auf ein Online-Forum für gegenseitigen Austausch und Support mit und durch andere Nutzer zurückgreifen.

Fazit: Kostenlose CRM-Software ist nicht für jedermann

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich kostenlose CRM-Software häufig als Einstiegsmodell eignet. Insbesondere kleine Unternehmen und Selbstständige, die bislang noch keinerlei CRM-Software genutzt haben, können stark von der Nutzung einer kostenlosen CRM-Software profitieren. Mit steigenden Anforderungen wachsen Unternehmen dann in der Regel früher oder später aus den kostenlosen Varianten hinaus.

Nicht am falschen Ende sparen 

Unternehmen auf der Suche nach einer (neuen) CRM-Software sollten bei der Anschaffung nicht am falschen Ende sparen. Die Einführung einer neuen Business Software ist schließich auch eine Investition in die Zukunft des eigenen Betriebes. Bei der Auswahl sollte darauf geachtet werden, dass die CRM-Software alle Kudnenbeziehungsprozesse des eigenen Unternehmens abbilden kann. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Seite CRM-Auswahl.