Cloud-CRM: Was kostet die Cloud?

Cloud-CRM erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Welche Faktoren die Kosten beeinflussen, erfahren Sie hier.

Immer häufiger nehmen Unternehmen statt lokaler Systeme für das Customer Relationship Management Software aus der Cloud in Anspruch. Doch wie verhält es sich eigentlich um die Kosten dieser Systeme? Sind sie auf lange Sicht teurer oder gar günstiger als die lokale Variante? Zunächst einmal muss definiert werden, worum es sich bei Cloud CRM-Software (cloud-based CRM) eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Cloud-CRM?

Bei einem Cloud-CRM wird Unternehmen eine Software für das Customer Relationship Management über das Internet zur Verfügung gestellt. Diese CRM-Tools liegen nicht auf den hauseigenen Servern und müssen dementsprechend auch nicht käuflich erworben werden. Stattdessen entrichten Unternehmen ein monatliches oder jährliches Entgelt für die Nutzung des Systems. 

On-Premises CRM

On-Premises CRM steht der Cloud gegenüber. Hier wird das System auf den lokalen Servern des eigenen Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben. Das Unternehmen trägt somit - sofern mit dem Anbieter oder anderen Dienstleistern nicht anders vereinbart - selbst Sorge für die Wartung und Instandhaltung der Hard- und Software.

Anschaffungs- und Folgekosten

Bei den Kosten einer Software ist zwischen Anschaffungskosten und (monatlichen) Folgekosten zu unterscheiden. Anschaffungskosten entstehen unmittelbar im Rahmen der Implementierung. Die monatlichen Folgekosten sind die laufenden Kosten, die sich bei kontinuierlicher Nutzung über mehrere Monate und Jahre aufsummieren. Letztere sollten keinesfalls unterschätzt werden. Schließlich ist Business Software wie CRM auf eine längerfristige Nutzung ausgerechnet, da sich das volle Potenzial dieser Systeme erst bei regelmäßiger Nutzung entfaltet.

Kostenvergleich: Cloud vs. On-Premises

Diese folgenden Aufstellung fasst das Anfallen einmaliger und monatlicher bzw. jährlicher Kosten pro Lizenzmodell zusammen.

Gehostete Systeme sind On-Premises Anwendungen, die lokal auf gemieteten, externen Servern gespeichert werden. Hybride Systeme sind Mischformen zwischen lokalen und Cloud-basierten Systemen.

Diese Faktoren beeinflussen die Cloud-Kosten

Es gibt zahlreiche Faktoren, die die Kosten von Cloud CRM-Systemen beeinflussen. Im Folgenden werden die wichtigsten übersichtlich zusammengefasst.

Benutzeranzahl

Die Kosten einer Cloud CRM-Lösung hängen maßgeblich von der Nutzeranzahl ab. Wichtig ist, dass in den seltensten Fällen tatsächlich jeder Mitarbeiter Zugriff zum System benötigt. Grundsätzlich gilt: Je mehr Nutzerzugänge benötigt werden, desto teurer höher der Betrag, der pro Monat bzw. pro Jahr fällig wird. Mit Teillizenzen können die Kosten weiter reduziert werden. Dennoch sollten Unternehmen hier keinesfalls an falscher Stelle sparen. Ein wesentlicher Vorteil der Cloud ist jedoch ihre Skalierbarkeit. Werden nach einiger Zeit zusätzliche Zugänge benötigt, lassen sich diese flexibel dazu buchen. Finden interne Umstrukturieren statt, im Zuge derer Zugänge obsolet werden, lässt sich ebenso leicht runter skalieren. Auf diese Weise lässt sich Cloud-Software immer flexibel den Anforderungen - und dem Budget - anpassen.

Funktionsumfang

Ein weiterer Faktor, welcher die Kosten eines Cloud CRM wesentlich beeinflusst, ist der Funktionsumfang der Software. Je umfangreicher das System, desto höher fallen in der Regel auch die Kosten aus. Dies bezieht sich sowohl auf die verfügbaren Module innerhalb der CRM-Software, als auch auf den Funktionsumfang innerhalb der Module. Dennoch sollten Unternehmen auch hier keinesfalls an falscher Stelle sparen. Das volle Potenzial einer CRM-Software kann sich erst dann entfalten, wenn sich alle CRM-Prozesse des Unternehmens auch vollumfänglich im System abbilden lassen. Durch eine Optimierung eben jener Prozesse lassen sich dann sowohl die Neukundenakquise als auch die Customer Loyalty verbessern. So rentieren sich auch die (ggf. etwas höheren) Kosten der CRM-Software bei regelmäßiger Nutzung durch einen entsprechenden ROI.

Speicherplatz

Nutzt man eine CRM-System aus der Cloud greift man gleichzeitig auch auf die Speicher- und Rechenleistung des Dienstleisters zurück. Schließlich müssen auch die Dateien und Daten in der Cloud irgendwo gespeichert werden. In einer CRM-Software werden unzählige Datenmengen verarbeitet. Schnell stößt man dabei auf Kapazitätsgrenzen eigener Server. Bei einer Software aus der Cloud, hat man den Vorteil, dass die Speicher- und Rechenleistung auf den Anbieter entfällt. Cloud-Betreiber unterhalten oftmals ganze Rechenzentren mit unzähligen Servern, die ausreichend Platz bieten um alle Daten verarbeiten und speichern zu können. Auch diese Leistung ist Teil der Kosten, die bei einer Cloud-CRM-Variante entstehen und wird entsprechend eingerechnet. 

Services

Bei einer lokalen CRM-Implementierung ist man für die Wartung und Instandhaltung der Software selbst verantwortlich. Updates und Upgrades müssen eigenständig installiert und Bugs eigenständig gefixt werden. Nutzt man hingegen eine CRM-Software aus der Cloud, so übernimmt der Anbieter all diese Aufgaben und sorgt immer dafür, dass das System auf dem neusten Stand gehalten wird. Der wesentliche Vorteil von Cloud-Diensten ist dabei, dass man sich nicht selbst um derartige Dinge kümmern muss, gleichsam ist der Nachteil eben jene Abhängigkeit vom Anbieter, die an dieser Stelle entsteht. Auch dieser Faktor ist in den Kosten einer Lizenzgebühr des Systems aus der Cloud enthalten. 

Was ist SaaS?

Oft liest man im Zuge von Cloud-Software vom sogenannten SaaS-Modell. SaaS steht dabei für Software-as-a-Service und beschriebt ein Lizenzmodell, bei dem eine Softwareanwendung meist über das Internet aus einer Cloud heraus angeboten wird. Die Software wird also nicht als Ware, sondern eher als Service verstanden. Unternehmen haben hier die Möglichkeit eine Software zu beziehen, ohne diese in Gänze kaufen zu müssen. Man zahlt hier meist einen monatlichen Betrag je genutzter Lizenz und kann die Software über diesen Zeitraum nutzen. Die Bezeichnungen Cloud CRM und SaaS CRM meinen somit beide das Gleiche: Eine CRM-Software, welche über die Cloud bezogen wird.

PaaS und IaaS

Neben Software-as-a-Service sind in Zusammenhang mit der Cloud auch noch die Bezeichnungen Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS) von Bedeutung. Bei PaaS wird Entwicklern über die Cloud eine Computer-Plattform für die Entwicklung von Web-Anwendungen bereitgestellt. Bei IaaS werden Computing Ressourcen wie Speicher, Netzwerk und Server über die Cloud bereitgestellt.

Die Kosten von Open-Source CRM

In Bezug auf die Kostenfrage darf auch Open-Source Software nicht vergessen werden. Der Quellcode dieser Systeme ist frei zugänglich und kann von jedermann angepasst werden. Der Vorteil dieser Systeme ist, dass keine Abhängigkeit vom Anbieter entsteht, da es sich nicht um kommerzielle (proprietäre). Dafür entsteht jedoch eine gewisse Abhängigkeit von einem fortwährenden Interesse der Community an der Weiterentwicklung des Systems. Auch können Betriebe keinen formalen Support in Anspruch nehmen.

Lizenzkosten entfallen

Bei Open Source Software handelt es sich um Anwendungen, für die keine Lizenzkosten anfallen. Es können lediglich Kosten für die einmalige Bereitstellung anfallen; also beispielsweise für die Bereitstellung einer Download-Möglichkeit oder den Datenträger. 

Kostenlose CRM-Software

Darüber hinaus gibt es auch CRM-Software mit geschlossenem Quellcode, die Unternehmen kostenlos zur Verfügung steht. Kostenlose CRM-Systeme können insbesondere Solo-Selbstständige und sehr kleine Unternehmen einen guten ersten Einstieg in das CRM-Universum bieten. Auch eine kostenlose CRM-Software ist zumeist bereits eine erhebliche Verbesserung gegenüber der Nutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen & Co. für das Customer Relationship Management.

Nicht am falschen Ende sparen

Unternehmen sollten jedoch beachten, dass der Funktionsumfang kostenloser Business Software im Vergleich zu kostenpflichtigen Systemen zumeist sehr eingeschränkt ist. Auch hier sollten Betriebe demnach nicht am falschen Ende sparen, sondern ein System auswählen, welches den eigenen Anforderungen gerecht wird. Schließlich handelt es sich bei der Anschaffung einer (neuen) CRM-Software auch um eine Investition in die Zukunft des eigenen Unternehmens.

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