Flexibles Leadmanagement und Elastic Sales Funnel

Flexibilität ist nicht nur in der Produktion gefragt. Die Software stellt sich darauf ein.

Der vorhandene Verkaufschancen Prozess, den wir bei den meisten Unternehmen vorfinden, besteht meist aus vier bis sechs Phasen. Man kann diese Prozesse meist in vier Hauptphasen untergliedern:

  1. Der Kunde – ob nun ein Neukunde oder ein Bestandskunde äußert sein Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung. Stammdaten, Art der Anfrage etc. werden ermittelt.
  2. Diese Anfrage wird im Gespräch konkretisiert. Zusätzliche Informationen erlauben die Erstellung eines Angebots
  3. In der Verhandlungsphase wird das Angebot gegebenenfalls revidiert ergänzt und zum guten Schluss wird
  4. Das Angebot als Auftrag an das ERP System übergeben und die Verkaufschance hoffentlich erfolgreich geschlossen.

PlayBooks werden im Investitionsgütergewerbe selten eingesetzt. Ein PlayBook ist eine konkrete „Wenn-Dann“ Anweisung an einen Vertriebsmitarbeiter. Die Komplexität der Anforderungen bei unseren Kunden kann aber durch PlayBooks selten abgebildet werden.

Vertriebsprozesse sind nicht immer linear

Denn so linear wie es ein einfacher Verkaufschancen Prozess oder gar ein PlayBook nahelegt, ist die Wirklichkeit nicht. In allen drei Dimensionen dieses Prozesses können sich – besonders in der Investitionsgüterindustrie – dynamische Veränderungen ergeben.

Oft beschleunigt oder erlahmt die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung unvermittelt (zeitliche Dimension). Die Komplexität der Kundenanfrage verändert sich mehrfach bis zur Annahme eines Angebots mehrfach. Und auch das Umsatzvolumen eines Auftrags verändert sich damit ebenso rasch.

Das stellt die Umsatzprognose erhebliche Problem. Der Prozessablauf für ein Vertriebsteam immer schwerer beherrschbar. Richtungsentscheidungen unterbleiben, schlimmstenfalls wird eine wertvolle Anfrage nachrangig behandelt. Zu kompliziert ist das Management dieses vermeintlich „schwierigen“ Kunden.

Der Elastic Sales Funnel Process

Der Leadmanagement Prozess wird deshalb bei Dr. Krieger & Kollegen als Elastic Sales Funnel Prozess betrachtet. Jede Phase des Verkaufschancen Prozesses enthält Checklisten, bei denen unternehmensspezifische Verzweigungen möglich sind. Veränderungen im Zeitablauf werden analysiert und können weitere Aktivitäten auslösen.

Das Konzept elastischer Prozesse kommt ursprünglich aus der Industriebetriebslehre. Dort werden Produktionsprozesse ebenfalls nicht mehr naiv sequentiell gestaltet, sondern flexibel an alle Umgebungsvariablen angepasst.

Praktische Relevanz

Welche praktische Relevanz hat dies bei vertrieblichen Prozessen? Der Geschäftsführer der Kriegerkollegen nennt hier drei typische Beispiele aus dem Vertrieb der Investitionsgüterindustrie:

Es stellt sich heraus, dass die Anfrage eines Interessenten von einem anderen Vertriebsteam bearbeitet werden muss. Die Komplexität der Anforderungen ist so hoch, dass eine Prozessfertigung nicht mehr möglich ist. Der Vertriebsprozess des anderen Vertriebsteams ist wesentlich komplexer und langwieriger als des ursprünglich angefragten Teams.

LÖSUNG: Anhand der erfassten Informationen wird der Vertriebsprozess gewechselt und der Teambesitz automatisch geändert. Ein Prozessschritt ist normalerweise innerhalb von 45 Tagen abgeschlossen. Der Kunde verlangt immer wieder neue Angebotsrevisionen; ein Abschluss auch nach 60 Tagen ist nicht nah.

LÖSUNG: Wenn ein Prozessschritt eine vorher festgelegte Zeitdauer überschreitet, wird der Prozess erweitert und eine weitere Person hinzugezogen. Die Erweiterung des Prozesses kann Fragen enthalten, die weitere Nachverfolgung der Anfrage überprüfen oder das Vertriebsprojekt erfolglos abschließen. Auch dies kann automatisch erfolgen.

Im Rahmen eines größeren Projekts stoßen immer weitere Projektbeteiligte mit unterschiedlichen Funktionen hinzu. Das Projekt nimmt dynamisch an Komplexität und Umsatzvolumen zu. Es droht, dass das zuständige Vertriebsteam die Übersicht verliert.

LÖSUNG: Wenn die Anzahl der Projektbeteiligten oder das Umsatzvolumen eine definierte Größe übersteigt, wird der Verkaufschancen Prozess automatisch erweitert und vergrößert. Damit können die zusätzlichen Informationen sofort berücksichtigt werden.

Elastische Vertriebsprozesse können nicht standardisiert werden. Hier sind die Unterschiede zwischen den Unternehmen zu groß. Es sind deshalb zwei Faktoren Ausschlag gebend, um diese Prozesse abbilden zu können:

  1. Die gründliche Analyse der vergangenen Vertriebsprozesse und
  2. eine Technologie, die diese Elastizität abbilden kann.

Die Kriegerkollegen nutzen dafür alle Möglichkeiten des Business Process Modellings von D365 for Sales und des Kriegerkollegen Standards.

Vorteile des BPMs im Vertrieb

Nicht nur die bessere Analysemöglichkeit des aktuellen Vertriebsstatus und doe damit verbundenen sichereren Umsatzprognose ist wichtig: Der Vertriebserfolg kann durch einen elastischen Vertriebsprozess erheblich gesteigert werden. Eine effiziente Nachverfolgung komplexer Vertriebsanfragen ist Ausschlag gebende für den Vertriebserfolg. Eindimensionale, naive Vertriebswerkzeuge werden dem nicht gerecht.

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