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CRM-Software mit Rechnungsprogramm

Näheres zu den Vorteilen einer CRM-Software mit integriertem oder angebundenem Rechnungsprogramm finden Sie hier.

Zahlreiche Gründe sprechen für eine Anbindung von CRM-Software und Rechnungsprogramm. Im Folgenden sollen daher einmal die Vorzüge einer solchen Anbindung anschaulich dargestellt werden. Darüber hinaus soll darauf eingegangen werden, wie sich diese Anbindungen technisch realisieren lassen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine CRM-Software? 

Die Abkürzung „CRM“ bezeichnet das Customer-Relationship-Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich zum einen um die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden. Zum anderen geht damit jedoch auch die systematische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Vorteile einer CRM-Software 

CRM-Software ermöglicht Unternehmen die digitale Abbildung all dieser Prozesse. Innerhalb des Systems lassen sie sich dann ferner verwalten und optimieren. Dabei fungiert die CRM-Software stets auch als zentrale Datenbank für sämtliche Kundeninformationen, die sich innerhalb der Software wiederum analysieren lassen. So entsteht ein möglichst vollständiges Gesamtbild des einzelnen Kunden, sodass Unternehmen dessen Bedürfnissen besser gerecht werden können.

Stellenwert einer CRM-Software

Neben der analytischen Ebene unterstützen CRM-Systeme Unternehmen auch auf operativer, kommunikativer und kollaborativer Ebene. Auf operativer Ebene entlastet eine CRM-Software Unternehmen im hektischen Tagesgeschäft. Dabei kommen beispielsweise Automatisierungen zum Tragen, die Mitarbeiter insbesondere bei administrativen Tätigkeiten entlasten.

Das kommunikative CRM bildet eine wertvolle Schnittstelle zum Kunden, über welche ein beidseitiger Austausch ermöglicht wird. Auf kollaborativer Ebene unterstützt eine CRM-Software durch ihre zentrale Ausrichtung die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. CRM-Systeme sind demnach allround-Tools im Bereich des Kundenmanagements.

Wie funktionieren Rechnungsprogramme? 

Rechnungsprogramme erfüllen grundsätzlich zunächst einmal eine andere Funktion. Im Wesentlichen soll ein Rechnungsprogramm Unternehmen die effiziente, digitale Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen ermöglichen.

Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Binnen weniger Klicks sollte es Unternehmen möglich sein, eine Rechnung zu erstellen, diese zu versenden und letztlich im Zahlungseingang zu verbuchen. Durch die übersichtliche, zentrale Darstellung sehen Mitarbeiter auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind. Der Funktionsumfang moderner Rechnungsprogramme ist jedoch oftmals weitaus extensiver.

Weitere Funktionen eines Rechnungsprogrammes

Viele von ihnen verfügen über ein integriertes Mahnwesen oder gar eine umfangreiche Umsatzstatistik. Auch der Datenschutz spielt in heutigen Zeiten eine große Rolle, sodass auch die Sicherheit der eingehenden und versendeten Rechnungen softwareseitig gewährleistet werden muss. Auch die digitale Signatur (e-Signatur) wird in Zeiten der digitalen Transformation immer beliebter, sodass entsprechende Funktionen auch bereits standardisiert Teil vieler Rechnungsprogramme sind.

Kundenmanagement

Letztlich bedarf es jedoch auch innerhalb eines Rechnungsprogrammes eines Kunden- bzw. Kontaktmanagements. Schließlich müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen möglichst einfach und schnell einem Kunden oder Lieferanten zuzuordnen. So lässt sich beispielsweise über einen entsprechenden Zeitraum nachverfolgen, welche Kunden besonders häufig Mahnungen erhalten.

Vorteile einer CRM-Software mit Rechnungsprogramm

Hier spielt die CRM-Software eine zentrale Rolle. Letztlich ist sie der Ort, an dem alle wichtigen Kundendaten und -informationen gespeichert und verwaltet werden. Viele CRM-Systeme umfassen zudem bereits ein breites Kontaktmanagement, sodass beispielsweise auch Lieferantendaten verwaltet werden können. In diesem Zusammenhang ist auch vom Extended-Relationship-Management (xRM) die Rede.

Zeiterfassung und Rechnung

Viele CRM-Systeme bieten zudem die Möglichkeit zur digitalen Zeitregistrierung. Dies ist beispielsweise im Rahmen eines Projektmanagement-Moduls möglich. So erhalten Unternehmen einen übersichtlichen Überblick, wieviel Zeit sie im Rahmen eines Projektes mit welcher Tätigkeit verbracht haben.

Sofern eine Anbindung zwischen Rechnungsprogramm und CRM-Software gegeben ist lassen sich diese Stunden problemlos zur Fakturieren in das Rechnungsprogramm überführen.

Aus Angeboten werden Rechnungen 

Die Angebotserstellung fällt klassischerweise in den Aufgabenbereich des Vertriebs, welcher Zugriff auf das CRM hat. Diese Angebotsdaten können die Rechnungsstellung jedoch erheblich erleichtern. Nimmt ein Kunde ein Angebot an, wird es in einen Auftrag umgewandelt.

Dieser Auftrag kann letztlich durch ein angebundenes Rechnungsprogramm mit wenigen Klicks zu einer Rechnung umgewandelt werden. Der mit der Rechnungsstellung verbundene administrative Aufwand kann so erheblich reduziert werden.

Besserer Kundenservice

Auch der Kundenservice profitiert von einer Anbindung. Hat eine Kunde eine Rückfrage zu einer eingegangenen Rechnung, kann der Kundenservice über das CRM auf die entsprechende Rechnung zugreifen und ist somit auskunftsfähiger. Anderenfalls müsste sich der jeweilige Agent zunächst mit der Buchhaltung bzw. dem Vertrieb in Verbindung setzen.

Dies kostet nicht nur auf Seite des Unternehmens wertvolle Zeit; auch der Kunde muss warten. Dies wirkt sich negativ auf die Customer Experience (CX) aus. Um Prozesse möglichst effizient zu gestalten und Kunden langfristig zu binden, ist eine CRM-Rechnungsprogramm-Verknüpfung demnach von Vorteil.

Wiederkehrende Rechnungen

Manche Rechnungen müssen in wiederkehrenden Abständen gestellt werden. Ein Beispiel hierfür findet sich bei der Inanspruchnahme von Server-Hosting im Rahmen einer gehosteten Software. Nutzt ein Unternehmen die Server eines externen Betreibers, fallen dafür in regelmäßigen Abständen Kosten an.

Über eine Verknüpfung mit dem CRM haben Mitarbeiter stets Einsicht auf bestehende Verträge eines Kunden. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich auf Grundlage dieser Informationen weitestgehend automatisieren, sodass der manuelle Aufwand auch hier reduziert wird.

CRM und Rechnungsprogramm: Möglichkeiten der Verknüpfung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um softwareseitig einen möglichst effizienten Datenaustausch zwischen CRM-Software und Rechnungsprogramm einzurichten. Grundsätzlich hängt die Art der Anbindung zunächst davon ab, ob beide Lösungen einzeln betrieben werden.

Manche ERP-Systeme umfassen sowohl CRM als auch Rechnungsprogramm, sodass eine zusätzliche Anbindung nicht notwendig ist. In diesem Fall operieren alle Teilsysteme als Bestandteile einer ganzheitlichen ERP-Software.

CRM und Rechnungsprogramm: Integration oder Schnittstelle? 

Werden sowohl CRM- als auch Rechnungsprogramm als alleinstehende Lösungen betrieben, muss eine Verknüpfung eingerichtet werden. Dies ist entweder mittels einer Schnittstelle oder über eine Integration möglich. Bei der oben bereits beschriebenen Integration agieren integrierte Systeme als einzelne Puzzleteile eines Puzzles.

Bei einer Schnittstelle handelt es sich hingegen um ansonsten unabhängige Systeme, die lediglich zwecks Datenaustausch an einer Stelle miteinander verknüpft werden. Im allgemeinen lassen sich Integrationen immer dann einfacher realisieren, wenn beide Systeme vom selben Anbieter stammen. Handelt es sich um fremde Systeme, ist ggf. nur eine Schnittstelle ohne unverhältnismäßigen Aufwand bzw. Kosten einzurichten.

Fazit: Effizienz durch CRM mit Rechnungsprogramm

Es wird deutlich, dass Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen von einer Verknüpfung der CRM-Software mit einem Rechnungsprogramm profitieren können.

Schnittstellen und Integrationen: Vorteile einer Verknüpfung

Von einem verbesserten Kundenservice über ein vollständigeres Kundenbild bis hin zu einer Reduzierung des administrativen Aufwands sind die Vorteile vielfältig.Wie diese Verknüpfung im Einzelfall aussieht, hängt stark von der bestehenden IT-Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens ab.

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