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CRM-Software mit Outlook-Plug-In

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer Anbindung von CRM und Outlook.

Der volle Mehrwert einer Unternehmenssoftware kann sich erst dann einstellen, wenn sie vollständige in die bestehende IT-Infrastruktur integriert ist. Aus diesem Grund wollen wir im Folgenden einmal die Vorteile des Zusammenspiels zwischen CRM-Software und dem beliebten E-Mail-Dienst Outlook werfen. Zunächst muss jedoch ein detaillierter Blick auf beide Anwendungen geworfen werden.

Inhaltsverzeichnis

Was ist CRM-Software? 

„CRM“ ist die Abkürzung für das „Customer-Relationship-Management“. Dieser Anglizismus ist im deutschen Sprachgebrauch ebenso gängig wie die Bezeichnungen „Kundenbeziehungsmanagement“ oder vereinzelt auch „Kundenpflege“. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden. Damit geht auch eine systematische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Die Rolle der CRM-Software 

Eine CRM-Software erfüllt dabei die Aufgabe, sämtliche Kundenbeziehungsprozesse digital abzubilden. Innerhalb es Systems lassen sich diese Prozesse dann steuern und optimieren. Dabei fungiert die Software auch als zentrale Datenbank für alle wichtigen Kundendaten. Insgesamt verfügt das CRM über eine operative, analytische, kommunikative und kollaborative Ebene.

Komponenten des CRM 

Das operative CRM bezieht sich auf das Tagesgeschäft. Hier kommen unter anderem Automatisierungen zum Einsatz, mittels welcher sich der administrative Aufwand reduzieren lässt. Im analytischen CRM werden die im operativen CRM gewonnenen Daten ausgewertet. Daraus lassen sich wertvolle Erkenntnisse über die eigenen Kunden oder die Effizienz der eigenen Prozesse gewinnen.

Das kommunikative CRM bildet eine wichtige Schnittstelle zum Kunden, über welche ein beidseitiger Austausch möglich ist. Das kollaborative CRM bezieht sich auf die Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows. Diese kann sowohl abteilungs- als auch unternehmensübergreifend erfolgen. Ist Letzteres der Fall, ist häufig auch vom Extended-Relationship-Management (xRM) die Rede.

Vorteile einer CRM-Software

In all diesen Bereichen unterstützt auch eine CRM-Software Unternehmen auf ganzheitliche Weise. Letztlich kann Betrieben durch die Nutzung einer geeigneten CRM-Software so ein nennenswerter Vorteil entstehen, indem sie beispielsweise ein vollständigeres Bild der eigenen Kunden erhalten oder administrative Prozesse verschlankt werden.

Ein Blick auf Outlook

Outlook ist der Name eines beliebten E-Mail-Dienstes aus dem Hause Microsoft. Seit dem 19.02.2013 ist Outlook regulär nutzbar. Zu den grundlegenden Funktionen der Anwendung zählen beispielsweise ein Suchfeld, ein Spam-Filter sowie die Archivierung alter E-Mails.

Outlook-Funktionen 

Darüber hinaus verfügt die Anwendung über weitere Funktionen, wie beispielsweise die Verknüpfung anderer E-Mail-Konten. Zudem stehen zahlreiche Integrationen zur Verfügung. Dazu zählen:

  • Microsoft Office,
  • Social Media,
  • Microsoft OneDrive und
  • Skype-Videochat.

Besonders im unternehmerischen Kontext erfreut sich Outlook großer Beliebtheit. Als Teil des Microsoft-Office-Paketes wird es von zahlreichen Unternehmen zur internen wie auch externen Korrespondenz genutzt. Insbesondere bei der informellen internen Kommunikation nehmen jedoch andere Messaging-Dienste, wie beispielsweise Slack oder Microsoft Teams, eine wichtige Rolle ein.

Auch, wenn andere Kanäle E-Mails in manchen Bereichen ablösen, sind sich nach wie vor ein essenzielles Medium im unternehmerischen Kontext. So bleibt Outlook eine wichtige Anwendung für viele Unternehmen. Der beliebte E-Mail-Dienst zeichnet sich dabei sowohl durch Stärken als auch durch Schwächen aus.

Stärken von Outlook

Als Einzelanwendung bietet Outlook beispielsweise eine umfangreiche Kontaktverwaltung. Auch der Mail-Client sowie der integrierte Kalender sind für viele Unternehmen unerlässlich. Es lassen sich personalisierte Ordner und Unterordner zur besseren Organisation eingehender und ausgehender E-Mails anlegen. Darüber hinaus verfügt Microsoft Outlook über eine integrierte Schulung, mittels welcher neue Nutzer ohne externe Hilfe mit der Anwendung vertraut machen können.

Schwächen von Outlook 

Bei kollaborativen Tätigkeiten kommt Outlook jedoch an seine Grenzen. So ist beispielsweise kein gemeinsamer Datensatz verfügbar. Darüber hinaus mangelt es aufgrund fehlender Kontakthistorie an Transparenz. Die Kontaktpflege selbst gestaltet sich somit eher schwierig.

CRM und Outlook: Vorteile einer Anbindung 

An alle diese Schwächen kann eine CRM-Software anknüpfen. Eine integrierte Kontakthistorie sowie die zentrale Verwaltung wichtiger Kundendaten, auf die alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen zugreifen können ermöglichen eine effiziente, zielgerichtete Kontaktpflege.

Effiziente Kundenkommunikation

Auch kann Outlook den Funktionsumfang einer CRM-Software optimal ergänzen. Als wichtige Schnittstelle zum Kunden lassen sich über Outlook beispielsweise Dokumente an den Kunden übermitteln. Dies bezieht sich nicht nur auf Verträge und Rechnungen, sondern auch auf Newsletter und sonstige Marketing-E-Mails.

E-Mail-Performance

Durch eine Anbindung an Newsletter-Tools wie Mailchimp ist es möglich, Kunden auf sie zugeschnittene Marketing-E-Mails zu übermitteln. Innerhalb der CRM-Software lässt sich dann auswerten, wie welcher Kunde auf welche Maßnahme reagiert hat.

Auch wenn E-Mails direkt über das CRM versendet werden lässt sich durch die Verwendung eines Systems mit entsprechenden E-Mail-Tracking-Funktionen einsehen, welche potenziellen Kunden bzw. Leads eine E-Mail bereits geöffnet haben oder auf welche Links geklickt wurden.

So lässt sich gezielt evaluieren, welche Marketing-E-Mails in welchem Segment am besten aufgenommen werden und ob es ggf. Optimierungsbedarf gibt.

Automatische Datensynchronisation

Darüber hinaus wird eine manuelle Übertragung von Kundendaten durch eine Anbindung vom CRM-Software und Outlook obsolet. Alle wichtigen Kundendaten aus Outlook stehen somit automatisch auch in der CRM-Software zur Verfügung; und umgekehrt.

Übersichtliche Kontakthistorie 

Darüber hinaus wird die Kontakthistorie eines Kunden im CRM-System automatisch durch dessen E-Mails ergänzt. Auch Anhänge werden entsprechend in die CRM-Software importiert, sodass Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen stets auf eine vollständige Kontakthistorie zugreifen können.

Termine schnell und effizient buchen 

Einige Anbindungen bringen darüber hinaus noch weitere Vorteile mit sich. So kann es beispielsweise möglich sein, Termine mit Kunden direkt in Outlook zu vereinbaren. Dazu bedarf es nicht zahlreicher Outlook-Einladungen via E-Mail; Termine lassen sich direkt im Kalender zusammen mit externen Parteien planen (vgl. hubspot.de).

CRM und Outlook-Plugin realisieren

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine Verknüpfung zwischen CRM-Software und Outlook zu realisieren. Als Microsoft-Produkt lasst sich Microsoft Outlook beispielsweise problemlos an Microsofts CRM-Lösung Dynamics 365 CRM anbinden.

Anbieterfremde Systeme verknüpfen 

Bei CRM-Systemen anderer Anbieter sollten Unternehmen zunächst prüfen, ob bzw. wie einfach sich eine Verknüpfung einrichten lässt. Aufgrund der Verbreitung von Outlook werben viele CRM-Anbieter mit entsprechenden Plugins oder Schnittstellen.

Fazit: CRM-Software und Outlook verknüpfen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen stark von der Anbindung ihrer CRM-Software mit Microsoft Outlook profitieren können. Outlook ist insbesondere im beruflichen Umfeld weit verbreitet. Nutzt ein Unternehmen Outlook, sollte eine entsprechende Verknüpfung in Betracht gezogen werden.

Damit eine Unternehmenssoftware ihr volles Potenzial entfalten kann, sollte sie möglichst nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden. Daher ist es unabdingbar, dass Unternehmen die Kompatibilität der einzelnen Komponenten vor der Wahl eines neuen Systems prüfen.  

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