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CRM-Software für Fitnessstudios

So können Fitnessstudios mit einer CRM-Software mit integrierter Mitgliederverwaltung ihre Prozesse optimieren.

Unternehmen jeder Branchenzugehörigkeit können im Zeitalter der digitalen Transformation von der Nutzung einer passenden Business Software profitieren. Damit sich jedoch das volle Potenzial eines solchen Systems entfalten kann, muss es ach auf die die individuellen Prozesse der jeweiligen Branche ausgelegt sein. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit CRM-Software speziell für Fitnessstudios auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis

CRM für Fitnessstudios 

Die drei Buchstaben CRM bezeichnen das Customer Relationship Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement. Das CRM beschreibt die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens oder einer Organisation auf die eigenen Kunden. Damit geht gleichzeitig auch die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse einher. Eine CRM-Software ermöglicht Unternehmen die digitale Abbildung all dieser Prozesse. Obgleich Unternehmen aller Art von der Nutzung eines CRMs profitieren können, sind die Anforderungen von Betrieb zu Betrieb jedoch teils sehr unterschiedlich.

Besonderheiten von Fitnessstudios 

Sie hängen nicht zuletzt stark mit der Branchenzugehörigkeit des jeweiligen Unternehmens zusammen. So zeichnen sich Fitnessstudios beispielsweise dadurch aus, dass es sich bei ihren Kunden um Mitglieder handelt. Darüber hinaus gilt es zumeist, die Kundenbeziehungsprozesse über mehrere Niederlassungen und Standorte hinweg zu verwalten.

CRM-Funktionen für Fitnesstudios

Diese Besonderheiten wirken sich unmittelbar auf den benötigten Funktionsumfang einer CRM-Software aus. Im Folgenden sollen daher einmal drei wichtige Funktionen eines CRM-Systems für Fitnessstudios genauer beleuchtet werden:

  • Das Marketing,
  • die Mitgliederverwaltung und
  • die Zahlungsabwicklung.

Dabei sollte jedoch herausgestellt werden, dass keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhoben wird. Auch handelt es sich um eine allgemeine Übersicht. Die im Einzelfall benötigten Funktionen können von Betrieb zu Betrieb abweichen.

Marketing

Eine Marketing-Strategie kann von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Dennoch gibt es einige grundlegende Gemeinsamkeiten im Bereich von Fitnessstudios bzw. Best Practices, die sich in dieser Branche mit der Zeit herausgestellt haben. Dazu zählen die Nutzung von Sozialen Medien sowie Referrel Programme (Empfehlungsprogramme).

Social Media 

Die Einbindung von Social Media in die eigene CRM-Strategie wird auch als Social CRM bezeichnet. Immer mehr Unternehmen nutzen Social Media sowohl zu Marketing-Zwecken als auch zum direkten Vertrieb der eigenen Produkte und Dienstleistungen. Im Zeitalter von Influencern und Selbstoptimierungs-Trends liegt auch für Fitnessstudios die Nutzung von Sozialen Medien wie Instagram & Co. zu Marketingzwecken nahe. Durch eine Anbindung der sozialen Netzwerke an das eigene CRM wird sichergestellt, dass es zu einem nahtlosen Datentransfer kommt. Die Effektivität von Social Media Kampagnen kann so direkt im CRM gemessen und bewertet werden.

Referral Programme

Ein weitere, vielversprechende Maßnahme stellen Empfehlungsprogramme dar. In diesem Fall geben Fitnessstudios bestehenden Mitgliedern die Möglichkeit, für sie neue Mitglieder aus dem eigenen Familien- bzw. Freundeskreis anzuwerben. Dafür erhalten sie vom Studio zumeist eine Gutschrift o.Ä. Das Fitnessstudio selbst hat bei erfolgreicher Etablierung dieser Programme die Möglichkeit, die eigenen Marketing-Kosten für das Anwerben neuer Mitglieder erheblich zu reduzieren. Aus diesem Grund sollte eine CRM-Software für Fitnessstudios Referral-Programme vollumfänglich unterstützen; von der automatisierten Versendung entsprechender E-Mails an bestehende Mitglieder bis hin zu Gutschrift.

Mitgliederverwaltung 

Die Kunden eines Fitnessstudios sind dessen Mitglieder. Eine CRM-Software für Fitnessstudios sollte sich demnach vollumfänglich auf die Mitgliederverwaltung konzentrieren. Diese deckt unterschiedliche Aufgabenbereiche ab. So sollte eine Mitgliederverwaltungssoftware beispielsweise über ein integriertes Beitrags- und Forderungsmanagement verfügen. Darüber hinaus empfiehlt sich eine integrierte Termin- und Kursverwaltung, über welche sich alle anstehenden Aktivitäten planen und einsehen sowie mit der eigenen Personalplanung koordinieren lassen.

Zahlungsabwicklung

Auch die Zahlungsabwicklung selbst kann Bestandteil der CRM-Software sein. Dies bezieht sich zum einen auf die Mitgliederverwaltung; beispielsweise durch die Einbindung unterschiedlicher Zahlungsmethoden wie automatisierter Lastschriftverfahren oder unterschiedlicher Zahlungsintervalle je Mitglied.

RFID 

Zum anderen gibt es jedoch auch die Möglichkeit, die Zahlungsvorgänge vor Ort im Studio miteinzubinden. So lässt sich beispielsweise über RFID-Chips einrichten, dass Mitlieder an Getränke- oder Snackautomaten nicht länger auf Bargeld angewiesen sin, sondern nur einen einzigen Chip für den Zahlungsvorgang benötigen. Das Kundenkonto wird dann automatisch mit dem entsprechenden Betrag belastet.

Kundenbindung in Fitnessstudios

Abwandernde Kunden sind in der Fitnessbranche nicht unüblich. So nutzen zahlreiche Neukunden die Mitgliedschaft nur für einen kurzen Zeitraum, bevor sie den Vertrag aufkündigen. Neben gewisser saisonaler Fluktuationen, welche sich nicht vermeiden lassen, sollte jedoch die Bindung von Bestandskunden einen hohen Stellenwert einnehmen. Um dies zu ermöglichen darf es tiefgreifender Kundenkenntnisse. Nur wer die eigenen Kunden kennt kann ihren Bedürfnissen auch auf Dauer gerecht werden.

Kundenzufriedenheit und Customer Experience (CX) 

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, regelmäßig Daten zur Kundenzufriedenheit einzuholen und diese im CRM entsprechend zu analysieren und aufzubereiten. Nur so kann sichergestellt werden, dass Kunden auch langfristig an das eigene Unternehmen gebunden werden können. Besonders im städtischen Umfeld, in welchem der Wettbewerb groß und somit die Alternativen für Mitglieder zumeist vielfältig sind, sollten Unternehmen großen Wert auf die Bindung der eigenen Kunden legen. Dazu bedarf es einer kontinuierlichen Überwachung und Optimierung der Customer Experience (CX). Hier empfiehlt sich beispielsweise die Etablierung eines Self-Service-Portals, über welches Mitglieder selbst grundlegende Vorgänge wie beispielsweise die Verlängerung bzw. Kündigung der Mitgliedschaft vornehmen können.

Fazit: Die richtige CRM-Software für Ihr Fitnessstudio 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich Fitnessstudios in einigen, wesentlichen Aspekten von Unternehmen anderer Branchen und Spezialisierungen unterscheiden. Damit eine CRM-Software ihr volles Potenzial entfalten kann, muss sie somit auch auf die spezifischen Prozesse und Abläufe eines Fitnessstudios ausgelegt sein. Dazu bedarf es beispielsweise einer integrierten Mitgliederverwaltung. Auch müssen sich die für diese Branche typischen Marketing-Prozesse abbilden lassen. Nicht zuletzt erleichtern integrierte Zahlungsfunktionen administrative Vorgänge erheblich und schaffen Standardisierung und Automatisierung über mehrere Standorte hinweg.

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