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3 Vorteile einer CRM-CMS-Verknüpfung

Erfahren Sie hier, warum Sie Ihre CRM-Software mit Ihrem Content-Management-System verknüpfen sollten.

Das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware kann erst dann voll ausgeschöpft werden, wenn sie vollumfänglich in die bestehende IT-Infrastruktur integriert ist. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit der Verknüpfung zweier wichtiger Systeme auseinandersetzen: CRM und CMS. Zunächst muss jedoch definiert werden, welche Aufgaben diese Systeme jeweils erfüllen.

Inhaltsverzeichnis 

CRM Definition: Was ist CRM-Software? 

Die drei Buchstaben „CRM“ sind die Abkürzung für das Customer Relationship Management; zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement oder auch Kundenpflege. Hierbei handelt es sich um die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden sowie um die damit einhergehende systematische Gestaltung aller Kundenbeziehungsprozesse.

Eine CRM-Software ermöglicht die digitale Abbildung all dieser Prozesse. Gleichzeitig fungiert das System dabei als zentrale Datenbank für sämtliche Kundeninformationen.

CRM-Funktionen 

CRM-Prozesse erstrecken sich zumeist über mehrere Abteilungen. Nur durch ein Zusammenführen unterschiedlicher Daten aus unterschiedlichen Quellen ist es möglich, eine 360°-Kundensicht zu erlangen. Aus diesem Grund verfolgt auch CRM-Software einen ganzheitlichen Ansatz und unterstützt in unterschiedlichen Aufgabenbereichen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Der Vertrieb,
  • das Marketing,
  • Der Kundenservice,
  • Das Callcenter,
  • Das Kontaktmanagement
  • Das Reporting und
  • Arbeitsabläufe.

Häufig erhält jeder Aufgabenbereich ein separates Modul, welches dann wiederum die Funktionen umfasst, derer in diesem Bereich bedarf. Nicht jedes Unternehmen profitiert jedoch zwingend von der Nutzung aller zur Verfügung stehen denn Module. V

ielmehr geht es im Rahmen des Auswahlprozesses darum, sich als Betrieb aktiv mit den eigenen, individuellen Anforderungsprofil auseinanderzusetzen. Dies wird dann in Form eines Lastenheftes verschriftlich und dient an späterer Stelle im Projekt als Entscheidungsgrundlage; sowohl für das Unternehmen, als auch für potenzielle CRM-Anbieter.

CMS Definition: Was ist ein CMS? 

„CMS“ steht für Content-Management-System. Der englische Begriff „Content“ ist wörtlich mit „Inhalt“ zu übersetzen, wobei sich auch der Anglizismus im hiesigen Sprachgebrauch durchgesetzt hat.

Ein CMS ist ebenfalls eine Software. Sie dient der gemeinsamen:

  • Erstellung,
  • Bearbeitung,
  • Organisation und
  • Darstellung

Von digitalen Inhalten. Diese werden häufig auf Websites verwendet. Doch auch zur Erstellung von Inhalten für analoge Medienformen werden CMS genutzt. Sowohl Multimedia- als auch simple Textdokumente lassen sich mittels CMS verwalten.

CMS Zugriffsrechte: Autoren und Gastzugänge 

Wie auch bei CRM-Systemen oder anderen Softwareanwendungen im betrieblichen Umfeld erhalten Nutzer je nach Position und Aufgabenbereich entsprechende Zugriffsrechte. Bei den meisten Content-Management-Systemen ist es beispielsweise möglich, neben Autoren mit weitestgehend uneingeschränkten Rechten auch Gastzugänge zu erstellen.

WordPress CMS 

Ein Beispiel für ein weit verbreitetes CMS ist WordPress. Hierbei handelt es sich um eine Open-Source-Lösung, die von vielen Unternehmen  zur Verwaltung von Inhalten auf der eigenen Website genutzt wird.

CMS Vorteile: Warum Sie ein CMS nutzen sollten 

Mit der Nutzung eines Content-Management-Systems gehen zahlreiche Vorteile einher. Wichtig ist beispielsweise der kollaborative Aspekt. Durch die Nutzung einer einheitlichen zentralen Plattform wird die Zusammenarbeit bei der Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Darstellung von Inhalten erheblich verbessert.

Verbesserte Zusammenarbeit 

Beispielsweise ist es Autoren möglich, sich für aufgeführte Projekte einzutragen oder bestimmte Aufgaben in die eigene To-Do-Liste zu ziehen. So ist für andere Teammitglieder ersichtlich, welche Aufgaben schon einen Verantwortlichen haben und was noch aussteht.

Effizientere Abläufe 

Durch eine Verbesserung der Zusammenarbeit werden Abläufe gleichzeitig effizienter. So bedarf es beispielsweise nicht mehrfacher Rücksprachen, da alle notwendigen Informationen für alle Beteiligten im System ersichtlich sind.

Content auch ohne Programmierkenntnisse einpflegen 

Zur Bedienung der meisten CMS werden zudem keine oder nur sehr grundlegende HTML- und Programmierkenntnisse benötigt, die diese Systeme in der Regel über eine grafische Benutzeroberfläche verfügen. Das bedeutet, dass ausgebildete Redakteure keine langen Weiterbildungsmaßnahmen durchlaufen müssen, um die Inhalte der eigenen Website zu verändern.

Vorteile einer CRM-CMS-Verknüpfung

Eine Verknüpfung von CRM- und CMS-Software bietet sich aus unterschiedlichen Gründen an und kann zahlreiche Mehrwerte in ein Unternehmen tragen. Im Folgenden sollen daher einmal einige, mögliche Vorteile exemplarisch beleuchtet werden.

1: Höherer Automatisierungsgrad durch CRM und CMS 

Ein wesentlicher Vorteil, der aus der Verknüpfung unterschiedlicher Systeme resultiert, ist eine Reduzierung des manuellen Aufwandes bei der Datenpflege. Über eine Verknüpfung werden alle wichtigen Daten auch im anderen System zur Verfügung gestellt; ohne, dass diese manuell übertragen werden müssen.

Somit wird ein höherer Automatisierungsgrad von Prozessen erreicht. Das hat auch zum Vorteil, dass Übertragungsfehler entfallen und somit wiederum die Datenqualität zunimmt. Mitarbeiter erhalten zudem zusätzliche Kapazitäten, um sich zielführenderen Aufgaben anzunehmen.

2: Personalisierte Kundenansprache mit CRM-Daten im CMS 

Zudem bieten Content-Management-Systeme Unternehmen in der Regel zahlreiche Möglichkeiten, mit Formularen Daten erfassen zu lassen. Über eine Schnittstelle zum CRM-System werden diese wichtigen Kundendaten dann direkt an die richtige Stelle weitergeleitet. So entsteht ein vollständigeres Bild des Kunden oder Interessenten. Dies ermöglicht Unternehmen wiederum eine gezieltere Kundenansprache.

3: Vertriebserfolg durch CRM und CMS 

Letztlich kann diese dann dazu beitragen, die Vertriebserfolge zu erhöhen. Durch ein besseres Kundenverständnis können Vertriebler gezielter auf die Wünsche und Bedürfnisse eines Kunden bzw. Interessenten eingehen und ihnen maßgeschneiderte Angebote unterbreiten. Auch Marketing-Maßnahmen werden effektiver, wenn ein möglichst tiefes Verständnis der eigenen Zielgruppe vorliegt.

Fazit: Warum Sie CRM und CMS verknüpfen sollten

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Content-Management-Systeme für viele Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind. Sie erleichtern die Gestaltung der eigenen Website oder anderer Medienformate erheblich, wobei der Stellenwert einer eigenen Onlinepräsenz im digitalen Zeitalter besonders hoch ist. Dadurch, dass alle Mitarbeiter mit demselben CMS arbeiten, wird die Zusammenarbeit bei der Planung und Erstellung von Content maßgeblich optimiert.

Vorteile einer CRM-CMS-Verknüpfung

Über die Einrichtung einer entsprechenden Schnittstelle oder einer anderweitigen Anbindung kann ein CMS dann sein volles Potenzial entfalten. Eingehende Daten lassen sich beispielsweise direkt an das CRM-System zur weiteren Verwendung und Analyse überführen.

Auf diese Weise erhalten Unternehmen eine 360°-Sicht auf die eigenen Kunden. Da es sich hierbei um eine der Kernaufgaben einer CRM-Software handelt, ist die Anbindung eines CMS und der damit verbundenen Daten eine wertvolle Ergänzung für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement.

Durch ein besseres Kundenverständnis werden wiederum die Vertriebschancen des Unternehmens gesteigert. Auf diese Weise kann eine Verknüpfung von CRM-Software und CMS langfristig einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zum unternehmerischen Erfolg leisten.

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