So begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für's CRM

Usability und Schnittstellen: Darauf sollten Sie achten, damit Ihre Mitarbeiter die CRM-Software vollumfänglich annehmen.

Der Erfolg eines Softwareprojektes steht und fällt mit der Belegschaft. Letztlich sind es die Mitarbeiter, die das System täglich nutzen. Umso wichtiger ist es, sie für die Nutzung der Software zu begeistern.

Kriterien für Mitarbeiterakzeptanz

Keinesfalls darf die Software als "Kontrollmaßnahme" des Managements empfunden werden. Auch sollte die Lösung möglichst nutzerfreundlich sein, damit die Mitarbeiter schnell die Handhabung lernen und sie in ihrem Berufsalltag und alle Abläufe umfassend integrieren, anstatt "um sie herum" zu arbeiten oder alle Daten im Nachgang müßig einzupflegen.

Ein aktueller Springer Professional Beitrag befasst sich damit, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter für die Nutzung einer Software für das Customer Relationship Management (CRM) begeistern können (vgl. springerprofessional.de, 04.07.2023).

Über die Befragung: Einschätzung von Vertriebsmitarbeitern

Der Beitrag basiert auf den Ergebnissen einer qualitativen Befragung unter Vertriebsmitarbeitern, die unter der Leitung von Professor Tobias Frenzel der Ostfalia Hochschule für angewandte Wissenschaften in Wolfenbüttel durchgeführt wurde. Im Rahmen der Befragung der Vertriebsmitarbeiter über ihre Einschätzung zu den jeweiligen CRM-Systemen sollte der aktuelle Stand von CRM-Software in Unternehmen analysiert werden.

Zu den Zahlen

Der Befragung zufolge nutzen Sales-Team CRM-Systeme vor allem zur Auswertung aktueller Umsatzzahlen, zum Messen von Verkaufsmöglichkeiten sowie zur Pflege von Kontakt- und Stammdaten. Besonders wichtig waren den Befragten dabei die Folgenden Punkte:

• 75% der Befragten waren Mehrwert und Nutzen von CRM-Software besonders wichtig.
• Ebenfalls 75% legten großen Wert auf eine gute Usability (Nutzerfreundlichkeit).
• Der Hälfte (50%) war es wichtig, mit der Lösung das wahrgenommene Risiko (bspw. Offenlegung persönlicher Kontaktinformationen oder Kontaktinformationen) zu reduzieren (vgl. springerprofessional.de, 04.07.2023, springerprofessional.de).

Grundlage für den späteren Mehrwert der Lösung bildet bereits der Auswahlprozess. Unternehmen sollten sich noch vor der Marktsondierung intensiv mit den eigenen Rahmenbedingungen und Zielen auseinandersetzen und auf Grundlage dessen ein konkretes Anforderungsprofil definieren. In die Auswahl kommen dann nur Systeme und Anbieter, die diesem auch gerecht werden. Dazu eignet sich auch die Nutzung eines Vergleichsportals.

Nutzerfreundlichkeit

In puncto Nutzerfreundlichkeit sind eine transparente Menüführung, schnelle Reaktionszeiten des Systems sowie einfach und klar-verständliche Symbole zu nennen. Wesentliche Kriterien darüber hinaus sind natürlich auch Sprachschnittstelle des User Interfaces, Hilfefunktionen oder aber die Verfügbarkeit von Single-Sign-Ons.

Mit den Usern austauschen

Ist bereits eine Lösung im Einsatz und soll eine neue implementiert werden, so lohnt sich in Bezug auf die Nutzerfreundlichkeit auch ein Dialog mit den Usern. Hierbei geht es darum, zu erfassen, was den aktuellen Nutzern besonders wichtig ist und wo ggf. noch Optimierungspotenziale bei der Nutzerfreundlichkeit bestehen.

Bedeutung von Schnittstellen

75% der Befragten Sales-Mitarbeiter war zudem die Kompatibilität zwischen CRM-Systemen und der restlichen IT-Infrastruktur bzw. den anderen Lösungen besonders wichtig (vgl. springerprofessional.de, 04.07.2023, springerprofessional.de). Fragmentierte IT-Infrastrukturen mit Insellösungen kreieren einen hohen und vor allem vermeidbaren administrativen Aufwand.

Doppelte Datenpflege kostet Zeit

Sind die Systeme nicht richtig miteinander verknüpft, kann beispielweise eine doppelte oder gar dreifache Datenpflege von Nöten sein. Diese ist nicht nur besonders zeitaufwendig, sondern zudem fehleranfällig und kann sich so negativ auf die Datenqualität auswirken.

Welche Schnittstellen sind von Bedeutung?

Um dies zu vermeiden und Mitarbeiter ihrer eigentlichen Arbeit nachkommen zu lassen, anstatt stundenlang mit der manuellen Überführung von Datensätzen beschäftigt zu sein, sollte die Schnittstellenanalyse ebenfalls vor der Marktsondierung erfolgen. Unternehmen sollten sich fragen, an welche anderen Lösungen die neue Software angebunden werden sollte.

Ggf. lässt sich eine softwareseitige Verknüpfung auch über Add-Ons o.Ä. realisieren. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie im Artikel "Schnittstellen und Integrationen: Wo liegt der Unterschied?"