Was ist ein POS?

Erfahren Sie, worum es sich bei einem POS-System handelt und warum das Zusammenspiel von POS und CRM essenziell für eine ganzheitliche CX ist.

Eine Unternehmenssoftware kann ihr volles Potenzial immer erst dann entfalten, wenn sie möglich nahtlos und vollumfänglich in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. So sind Add-Ons, Schnittstellen, Integrationen und Anbindungen jeder Art, die einen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen oder Systemkomponenten ermöglichen, von großer Bedeutung für den Mehrwert einer Business Software. Im Kundenkontakt und auch im Bereich des Kundenbeziehungsmanagements spielt die Anbindung von CRM-Software und POS-System eine besonders große Rolle. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit POS-Software befassen und dabei auch auf ihre Vor- und Nachteile näher eingehen.

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• Vorteile
• Nachteile
• Funktionen
• POS und CRM
• Kosten

Was ist ein POS? 

Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einem POS-System eigentlich handelt. „POS“ ist das Akronym für „Point of Sale“ („Verkaufsort“) oder auch „Point of Service“ (“Service-Ort”). Beide Begrifflichkeiten sind dabei grundsätzlich demselben Funktionsspektrum und Einsatzbereich zuzuordnen. Obwohl sich eine Abgrenzung vornehmen lässt, sind die Grenzen in der Praxis häufig eher fließend.

Point-of-Service vs. Point-of-Sale 

Im Wesentlichen lässt sich jedoch festhalten, dass Point-of-Service-Systeme den gesamten Prozess von der Bestellung über die Auftragsabarbeitung bis hin zum Bonieren abdecken, während Point-of-Sale-Systeme auf den Verkaufsvorgang beschränkt sind. In beiden Bereichen kommen heutzutage leistungsstarke, digitale Registrierkassen zum Einsatz. Von Point-of-Service-Systemen ist zudem vornehmlich in Servicebetrieben bzw. der Gastronomie die Rede.

Die Vorteile eines POS-Systems 

Unternehmen können durch die Nutzung eines POS-Systems zahlreiche Vorteile entstehen. Zunächst einmal ist festzuhalten, dass die Digitalisierung des eigenen Betriebes und der eigenen Prozesse für Unternehmen immer mehr zur Notwendigkeit wird, um mit den heutigen Kundenerwartungen Schritt halten zu können. Auch die Umstellung zu einer digitalen Registrierkasse ist somit in gewisser Weise ebenso unvermeidbar wie die Entwicklung der analogen Fotografie zur Digitalkamera. Neben des Innovations- und Digitalisierungsdruckes allein sprechen jedoch noch viele weitere Vorteile für die Anschaffung eines POS-Systems. Dazu zählen unter anderem:

• Eine 360°-Sicht auf Kunden/ Gäste,
• personalisierte Kunden-/ Gästeerfahrungen,
• Analyseerstellung für vielversprechende Angebote,
• Bezahlung über mobile Endgeräte,
• Erhöhung der Gewinnspannen und
• Sicherung der Kundendaten.

Mögliche Nachteile eines POS

Nichtsdestotrotz kann die Einführung eines POS-Systems immer auch mit Nachteilen einhergehen. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Vorteile den Nachteilen in der Regel deutlich überwiegen. Zudem handelt es sich bei potenziellen Nachteilen zumeist um Risiken, die durch eine ausführliche Planungs- und Vorbereitungsphase minimiert werden können.

Change Management 

So bedarf die Einführung einer neuen Software beispielsweise immer einer entsprechenden Eingewöhnungsphase auf Seiten der Belegschaft. Diese kann jedoch durch eine frühe Einbeziehung der Mitarbeiter und entsprechende Schulungen reibungslos gestaltet werden.

Die Kosten 

Dennoch ist in puncto Nachteile auch der Kostenfaktor zu nennen. Dieser kann; insbesondere dann, wenn sowohl Hard- als auch Software bezogen werden müssen; nicht unerheblich sein. Zumeist lohnt sich eine Anschaffung eines POS dennoch, da die Einsparungen und Gewinnmaximierungen langfristig einen entsprechenden ROI ermöglichen.

Welche Funktionen hat ein POS-System?

Insbesondere in Bezug auf die Funktionen ist zwischen Point-of-Sale- und Point-of-Service-Systemen zu differenzieren. Wenngleich der Funktionsumfang eines Point-of-Service-Systems umfangreicher ist, so lassen sich dennoch viele am Markt erhältliche Point-of-Sale-Systeme über entsprechende Zusatzkomponenten zu vollumfänglichen Point-of-Service-Systemen aufrüsten. Ein Point-of-Service-System umfasst in der Regel Funktionen aus den folgenden Beriechen:

• Bestellvorgang,
• über den Bestellvorgang hinausgehende kundenspezifische Arbeitsprozesse (bspw. Tischreservierung),
• Auftragsabarbeitung (bspw. Druck des Arbeits-Bons),
• Bonieren und
• Umsetzung der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Das Zusammenspiel von POS und CRM 

Wir befinden uns in einem Zeitalter, in dem Daten als das „neue Öl“ bezeichnet werden. Eine hohe Datenverfügbarkeit an allen Stellen im Unternehmen sowie eine möglichst hohe Datenqualität sind somit von unschätzbarem Wert für den unternehmerischen Erfolg. Damit beides gewährleistet werden kann, müssen alle im Betrieb zum Einsatz kommenden Systeme möglichst umfassend und in Echtzeit miteinander kommunizieren. Nur so sind alle Daten zu jeder Zeit an allen Stellen verfügbar. Für das POS-System ist beispielsweise die Anbindung an das CRM-System von besonderer Bedeutung.

Beispiel Customer Loyalty 

Auf diese Weise können unter anderem Kundenbindungsprogramme in Form von Kundenkarten ganzheitlich digital unterstützt werden. Das System ließt bei jeder Transaktion nicht nur die Kundenkarte aus und ermöglicht so beispielsweise einen Rabatt oder die Gutschrift von Treuepunkten, sondern sammelt auch wertvolle Informationen über die Präferenzen und das Kaufverhalten des Kunden. Diese Informationen können dann genutzt werden, um den Kunden künftig mit personalisierten, vielversprechenden Angeboten anzusprechen.

Was kostet ein POS-System? 

Pauschalisieren lässt sich der preis eines POS-Systems nicht, da die Kosten von zahlreichen Faktoren abhängen, welche von Unternehmen zu Unternehmen zumeist variieren. In der Regel werden POS-Systeme Kunden als Einzelplatzlizenz oder im Abonnement zur Verfügung gestellt. Eine Preisstaffelung erfolgt dann beispielsweise abhängig von der Modulanzahl oder auch der Restaurantgröße und ist anbieterabhängig. Bei der Nutzung eines Cloud-basierten Systems sind, wie bei Cloud-Systemen üblich, auch die Kosten für Wartung und Instandhaltung enthalten.