Was ist ein Lastenheft?

Alles zum Thema Lastenheft: Definition, Aufbau und Inhalt, Funktion und Rolle im CRM-Projekt.

Die Suche nach einer passenden CRM-Software für sein Unternehmen kann mitunter zu einer echten Zerreißprobe werden. Unzählige Systeme unterschiedlichster CRM-Anbieter und verschiedener Lizenzmodell tummeln sich am CRM-Markt. Elementar bei der Suche nach einer passender CRM-Software ist daher zu wissen wonach man eigentlich genau sucht. Daher ist die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes für Ihre Suche unglaublich wichtig. Wir zeigen Ihnen, was genau ein solches Lastenheft beinhalten muss, wie sie dieses erstellen und warum dieses auch nach der Suche noch von großem Nutzen sein kann. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von CRM-Software, um besser verstehen zu können, warum Sie nicht das erstbeste System implementieren sollten. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein Lastenheft? 
• Inhalt eines Lastenheftes 
• Funktion eines Lastenheftes
• Aufbau des Lastenheftes
• Lastenheft vs. Pflichtenheft

Was ist ein Lastenheft? 

Zunächst einmal, was ist ein Lastenheft überhaupt? In einem Lastenheft werden sämtliche Anforderungen, die eine Computersoftware erfüllen muss, schriftlich festgehalten. Neben den konkreten Zielen die man mit der Implementierung verfolgt, werden hier auch schon die wichtigsten Rahmenbedingungen festgehalten, die eine CRM-Software erfüllen muss.

Die Rolle des Lastenheftes

Die Auflistung dieser sollte so detailliert wie möglich erfolgen, um zu gewährleisten, dass ein System gefunden werden kann, welches den Anforderungen entspricht. Auch dient das Lastenheft CRM-Anbietern als Entscheidungsgrundlage, ob sie dazu in der Lage sind, ein projekt umzusetzen. 

Inhalt eines Lastenheftes 

An dieser Stelle wollen wir nun einmal einen näheren Blick darauf werfen, welche Inhalte im Lastenheft umfasst werden sollten. 

Messbare Ziele 

Zunächst einmal gilt es klare Ziele zu benennen, die mit der Einführung einer neuen CRM-Software erreicht werden sollen. Dabei sollten die Ziele durchaus spezifisch und nicht zu wage sein. „Wir wollen den Umsatz steigern“ ist kein gutes Ziel. Viel mehr sollte man bei der Formulierung der Ziele darauf achten, dass diese bestimmten Anforderungen entsprechen. Eine gute Formel stellt dabei die SMART-Methode dar. Demnach sollten Ziele

• S = Spezifisch
• M = Messbar
• A = Attraktiv
• R = Realistisch
• T = Terminiert

sein. Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren, sollte ein gutes Ziel also in etwa so aussehen: 

„Wir wollen mit der Einführung einer neuen CRM-Software die Konvertierungsrate innerhalb eines Jahres um Faktor x steigern“

Auf diese Weise verfassen Sie so viele Ziele wie möglich und halten diese in Ihrem Lastenheft fest. Je mehr Ziele Sie im Vorfeld formulieren, desto detaillierter lässt sich der Erfolg des Projektes am Ende messen. 

Cloud oder lokal: Technische Anforderungen an die CRM-Software

Neben den konkreten Zielen gilt es auch die technischen Anforderungen an eine entsprechende CRM-Lösung im Lastenheft festzuhalten. Zentral dabei die Frage auf welche Art und Weise das neue System Einzug in das Unternehmen finden soll. Soll das System auf hauseigenen Servern betrieben oder aus einer Cloud heraus bezogen werden? Wie ist es um die technischen Voraussetzungen im Unternehmen bestellt? Bedarf es weiterer Aufrüstungen oder reichen die vorhandenen technischen Mittel aus? Auf welcher Datenbankbetreiber ist gewünscht, welches Netzwerk soll genutzt werden und mit welchem Betriebssystem wird gearbeitet? All diese Fragen entscheiden darüber, ob ein Anbieter in der Lage dazu ist, Ihr Projekt durchzuführen. Daher lohnt es sich all diese Faktoren im Vorfeld zu bedenken, um die Suche im Endeffekt deutlich abkürzen zu können. 

Funktionsumfang festhalten

Zu guter Letzt gilt es auch den konkreten Funktionsumfang festzuhalten. Hier werden alle gewünschten Funktionalitäten der potentiellen CRM-Software festgehalten. Diese werden nach Wichtigkeit priorisiert und aufgelistet. Alle für die Ziele wichtigen Funktionen werden hoch priorisiert, weniger wichtige Funktionen entsprechend weniger hoch und überflüssige Funktionen explizit ausgeklammert. So erarbeiten Sie eine Liste mit allen Funktionen, die Ihnen helfen wird, das richtige System für Ihre Zwecke zu finden. 

Funktion eines Lastenheftes

Haben Sie Ihr Lastenheft im vollen Umfang erstellt, haben Sie nun das perfekte Tool zur Suche nach Ihrer ganz individuell passenden CRM-Software in der Hand. Sie wissen nun genau wonach Sie suchen und können gleich zu Beginn eine Vielzahl verschiedener Lösungen ausschließen. 

Kommunikation zum Anbieter verbessern

Doch das Lastenheft hat darüber hinaus noch einen anderen Zweck. Der von Ihnen gewählte Anbieter kann Ihr Lastenheft nutzen, um besser verstehen zu können, was genau Sie mit Ihrem Projekt verfolgen. Oftmals scheitern Softwareprojekte, weil die Kommunikation zwischen Anbieter und Unternehmen in irgendeiner Art und Weise gestört ist. 

Missverständnissen vorbeugen

Kunden wissen nicht genau welche Funktionen sie wirklich benötigen, Anbieter kennen oftmals die konkreten Ziele nicht, die mit dem System verfolgt werden sollen. An dieser Stelle entstehen Missverständnisse mit teilweise gravierenden Folgen. 

Investierte Zeit wird bei der Suche eingespart

Nehmen Sie sich also die Zeit im Vorfeld und erstellen ein detailliertes Lastenheft mit allen hier genannten Faktoren. Die Zeit die Sie in die Erarbeitung dieses Heftes investieren, sparen Sie bei der Suche und der Implementierung wieder ein. Zudem können Sie so sichergehen, dass Sie auch die richtige CRM-Software für Ihre Zwecke finden. 

Wie ist ein Lastenheft aufgebaut? 

Es gibt eine DIN-Norm für den Inhalt eines Lastenheftes im Projektmanagement; die DIN 69901. Gemäß der Norm sollten mindestens die folgenden Punkte in einem Lastenheft umfasst werden: 

• Projekt-Rahmenbedingungen, 
• Ist-Zustand, 
• Soll-Zustand, 
• Schnittstellen und Zuständigkeiten, 
• Projektdurchführungen und 
• Anhang (vgl. consulting.de, 03.01.2023). 

Lastenheft und Pflichtenheft: Wo liegt der Unterschied? 

Eng mit dem Begriff "Lasteheft" verwandt ist das Pflichtenheft. Das Pflichtenheft ist nicht mit dem Lastenheft zu verwechseln. Es stellt die Antwort auf das Lastenheft dar. Im Pflichtenheft wird Im Pflichtenheft stellt der Dienstleister bzw. CRM-Anbieter dar, wie er das Projekt umsetzen wird.

Funktion des Pflichtenheftes in der CRM-Auswahl

Das Pflichtenheft dient als elementare Arbeitsgrundlage für das Softwareprojekt. Das Pflichtenheft kann für das Ausschlussprinzip/ die Entscheidung für einen Anbieter verwendet werden. So ist ihm ein hoher Stellenwert in der CRM-Auswahl zuzusprechen. Somit sind Lastenheft und Pflichtenheft letztlich zwei völlig voneinander unabhängige Dokumente, welche jedoch beide einen wichtigen Bestandteil des Softwareprojektes darstellen (vgl. gruender.de, 03.01.2023). 

Mit dem Lastenheft zur richtigen CRM-Software 

Ein detailliertes Lastenheft bei der Suche nach einer passenden CRM-Software ist quasi unabdingbar. Hierin werden sämtliche Anforderungen an das CRM-System beschrieben und konkrete Ziele formuliert, die mit diesem erreicht werden sollen. Wer weiß wonach er sucht, findet sich auch am teilweise unübersichtlichen CRM-Markt deutlich besser zu Recht.

Auch dient das Lastenheft dem Anbieter bei der späteren Implementierung. Dieser kann Ihre Ziele nachvollziehen und weiß worauf es wirklich ankommt. Scheuen Sie also nicht den Aufwand, den die Erstellung eines solchen Lastenheftes mit sich bringen kann. Die Zeit die Sie an dieser Stelle investieren, sparen Sie bei der Suche nach einer passenden Lösung und bei der Implementierung dieser schnell wieder ein.