Die perfekte CRM-Software für kleine Unternehmen: 3 Kriterien

Flexibilität & Usability, Skalierbarkeit und Kosten: Worauf es bei einer CRM-Software für kleine Unternehmen wirklich ankommt, erfahren Sie hier.

Benötigen kleine Unternehmen überhaupt eine CRM-Software? Ja, auch kleine Unternehmen können mit der passenden Lösung ihre Marketing- und Vertriebsprozesse optimieren und wichtige Kennzahlen verbessern. Wodurch sich ein geeignetes System für kleine Unternehmen auszeichnet, wollen wir im Folgenden beleuchten. Zunächst einmal widmen wir uns jedoch gern genannten Argumenten gegen die Einführung eines CRM-Tools in kleinen Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis

• Vorbehalte: Brauchen kleine Unternehmen überhaupt ein CRM?
  • 1. Angst vor den Kosten
  • 2. Komplexität des Systems
  • 3. Vermeintlich keine Notwendigkeit
  • 4. "Das Unternehmen ist zu klein"
• Anforderungen kleiner Unternehmen an ein CRM
  • 1. Flexibilität & Usability
  • 2. Skalierbarkeit
  • 3. Geringe CRM-Kosten
• Benötigen kleine Unternehmen KI?

Warum kleine Unternehmen oftmals auf CRM-Software verzichten

Bevor wir uns mit den Eigenschaften einer geeigneten CRM-Software für kleine Unternehmen annehmen, werfen wir zunächst einmal einen Blick auf häufig genannte Gründe gegen die Anschaffung einer solchen Lösung in kleinen Betrieben. Zu den beliebtesten Argumenten zählen häufig:

1. Vermeintlich hohe Kosten 
2. Komplexität des Systems 
3. Vermeintlich keine Notwendigkeit 
4. „Das Unternehmen ist zu klein“ 

Doch halten diese Argumente wirklich stand oder handelt es sich um falsche Annahmen und Vorbehalte? 

1. Vermeintlich hohe Kosten

Kleine Unternehmen haben in der Regel einen vergleichsweise eingeschränkten finanziellen Spielraum. So können die Einführung einer neuen CRM-Software und die mit dem Softwareprojekte verbundenen Kosten durchaus abschrecken. Zudem werden bekannte Anbieter in der Regel mit leistungsstarken, kostspieligen Systemen assoziiert. Die Praxis sieht heutzutage jedoch anders aus.

Der CRM-Markt ist überaus vielfältig und in der Lage, die Anforderungen jedes Unternehmens abzudecken. Für kleinere Unternehmen mit eingeschränktem Budget gibt es diverse erschwingliche CRM-Tools.

2. Komplexität des Systems

Die Argumente „CRM-Software ist zu teuer“ und „CRM-Software ist zu komplex“ fallen in dieselbe Kategorie. Grundsätzlich gesprochen gibt es viele Systeme, die für kleine Unternehmen sowohl zu kostspielig als auch zu komplex sind. Der CRM-Markt hat jedoch noch weitaus mehr zu bieten.

Im Zuge der Spezialisierung auf Kernkompetenten richten sich auch zahlreiche Software-Anbieter an die Anforderungen bestimmter Branchen und Unternehmensgrößen. Auch kleine Unternehmen, die in speziellen Nischen tätig sind, finden so ein passendes System für den eigenen Betrieb.

3. Vermeintlich keine Notwendigkeit

„Wir benötigen keine CRM-Software“ oder „Wir kommen schon immer ohne CRM-Software aus“ sind ebenfalls häufig genannte Argumente gegen die Einführung einer derartigen Software. Diese Gründe mögen zwar im Einzelfall der Wahrheit entsprechen – jedoch bedeutet dies nicht, dass das jeweilige Unternehmen nicht dennoch von der Einführung einer CRM-Software profitieren könnte. 

In Zeiten geprägt von Digitalisierung und wettbewerbsstarken Märkten gilt: „Innovate or Die“ – Wer nicht modernisiert, läuft früher oder später Gefahr, von der Konkurrenz abgehängt zu werden. Insbesondere in Zeiten hoher Kundenanforderungen und einer starken Erwartungshaltung bzgl. maßgeschneiderter Lösungen sowie einer individuellen Kundenansprache sind CRM-Lösungen zunehmend unentbehrlich.

4. „Das Unternehmen ist zu klein“

Das Argument, das eigene Unternehmen sei zu klein für die Einführung einer CRM-Software hält schlichtweg nicht stand. Schließlich sind auch entsprechende Systeme für Selbstständige und Freelancer auf dem Markt vertreten. Können Ein-Mann-Unternehmen ein geeignetes System für ihre Bedürfnisse finden, ist dies auch bei kleinen Betrieben möglich. 

Selbstverständlich haben diese grundlegend andere Anforderungen an eine geeignete CRM-Software als große, international-agierende Konzerne. Doch der CRM-Markt ist mittlerweile in der Lage, diese Anforderungen zu bedienen.

Eigenschaftes eines CRM für kleine Unternehmen

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher damit auseinandersetzen, wie eine geeignete CRM-Software für kleine Unternehmen eigentlich aussieht und über welche Eigenschaften sie im Detail verfügen sollte. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Übersicht. Schließlich zeichnet sich letztlich auch jedes Unternehmen durch individuelle Anforderungen an ein passendes System aus, die, neben der Unternehmensgröße, auch beispielsweise noch maßgeblich von der Branchenzugehörigkeit beeinflusst werden.

Wenn Sie sich Ihrer Anforderungen bereits bewusst sind, können Sie im Softwarevergleich auf CRMsystem.de den Markt sondieren und die Lösung finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

1. Flexibilität & Benutzerfreundlichkeit

Zunächst einmal sollte eine CRM-Software für Kleinunternehmen flexibel und Benutzerfreundlich sein. Bei Usability geht es um mehr als eine intuitive Benutzeroberfläche. Wenngleich diese auch von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist. Schließlich sorgt diese dafür, dass sich die neuen User schnell im System zurechtfinden und die Lösung auch schnell angenommen wird.

Andererseits geht es bei Usability jedoch auch um eine entsprechende Flexibilität des Systems. Durch individualisierbare Dashboards & Co. lässt sich das System auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens und Mitarbeiters zuschneiden. Alle wichtigen Informationen sind somit auf einen Blick ersichtlich.

2. Skalierbarkeit

Eine weitere, wichtige Eigenschaft von CRM-Plattformen für kleine Unternehmen ist die Skalierbarkeit. Die Skalierbarkeit einer Software bezeichnet ihre Fähigkeit, sich den sich verändernden Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf ihre Leistungsfähigkeit anzupassen.

Wächst ein Unternehmen, werden i.d.R. weitere Zugänge benötigt. Bei skalierbaren Systemen lassen diese sich ohne Weiteres einrichten bzw. flexibel dazu buchen. Im Idealfall sollte sich auch der Funktionsumfang der Lösung möglichst flexibel erweitern lassen.

Kommen neue Geschäftsbereiche hinzu oder beginnt das Unternehmen damit, seine Produkte online zu vertreiben, kann beispielsweise ein E-Commerce-Modul von Vorteil sein. Im Idealfall sollte sich dieses problemlos mit der bestehenden Lösung verknüpfen lassen.

3. Geringe CRM-Kosten

Schließlich ist alles auch immer eine Frage des Budgets. Insbesondere in kleinen Unternehmen ist dieses zumeist knapp bemessen. Leistungsstarke CRM-Tools mit umfassendem Funktionsumfang sind zwar häufig kostspielig; in kleinen Unternehmen jedoch auch fehl am Platz. Kleine Betriebe benötigen grundlegende CRM-Funktionen, die sie bei Verwaltungstätigkeiten unterstützen und ihnen dabei helfen, die eigene Zielgruppe besser zu erreichen.

Dazu bedarf es keiner kostspieligen Lösung. Da sich die Kosten zudem auch an der Anzahl von Usern orientieren, befinden sich kleine Unternehmen in puncto Kosten ohnehin bei einer anderen Größenordnung als international-operierende Unternehmen mit mehreren Standorten und zahlreichen Usern. Weiterführende Informationen zum Thema Softwarelizenzen finden Sie im Artikel "Softwarelizenzen: Definition & Arten im Überblick".

Sollten auch kleine Unternehmen auf KI setzen?

Aktuell ist künstliche Intelligenz voll im Trend. Der momentane KI-Boom wird dabei auch maßgeblich von den zahlreichen Potenzialen generativer künstlicher Intelligenz befeuert. Zahlreiche Branchen und Unternehmen aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen haben die Chancen einer KI für sich entdeckt. Doch ist die KI dabei vor allem großen Unternehmen vorbehalten, und lohnt sich der Einsatz eines KI-Tools für kleine Unternehmen überhaupt?

KI ist kein Selbstzweck

Die Antwort hängt immer vom konkreten Anwendungsfall ab. Letztlich sind KI-Funktionen bereits seit Längerem Bestandteil so mancher Business-Software, die auch von kleineren Betrieben genutzt wird. Schließlich sind auch Website-Chatbots oder Sprachassistenten nichts anderes als eine KI. Wichtig ist in jedem Fall, dass Unternehmen einen konkreten Anwendungsfall im Kopf haben.

Im Vorab mit potenziellen Anwendungsfällen befassen

Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck. Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware - egal ob mit oder ohne KI - sollte niemals aus dem schieren Bedürfnis erfolgen, einem Trend zu folgen, ohne dabei einen konkreten Einsatzbereich zu haben, in dem sie tatsächliche Vorteile für das Unternehmen mit sich bringen kann. Informationen zu möglichen Anwendungsfällen finden Sie im Artikel "Das Potenzial künstlicher Intelligenz im CRM".