Backup: Warum die Sicherung Ihrer CRM-Daten so wichtig ist

Die sichere Speicherung von CRM-Daten ist von entscheidender Bedeutung. Erfahren Sie hier, warum.

Im CRM-System werden unzählige wichtige, datenschutzrelevante Daten von und über Ihre Kunden gespeichert. Sie sind ein entscheidender Teil Ihres Geschäftsalltags und sollten daher so konsistent wie möglich sein. Sollten diese Daten auch nur teilweise verloren gehen, haben Sie ohne ein ordentliches Backup ein großes (wirtschaftliches) Problem.

Backups von CRM-Daten sind daher unerlässlich. Nun ist es zwar so, dass der komplette Verlust aller Daten nicht sehr häufig vorkommt, aber ein Brand im Serverraum kann nie ganz ausgeschlossen werden. Es empfiehlt sich daher auch, ein Backup an einem anderen oder zusätzlichen Ort aufzubewahren, aber dazu später mehr. Lassen Sie uns zunächst zwei Definitionen festlegen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein CRM-System?
• Was genau also ist ein Backup?
• Dokumentation von Backups
  • Die Rolle des CRM-Systems
• Verschiedene Arten von Backups
• Sicherungsstrategien
• Fazit: Backups sind unverzichtbar

Was ist ein CRM-System?

Software zur Unterstützung des Customer-Relationship-Managements (CRM) hilft Unternehmen bei der Abbildung und Verwaltung aller Kundenbeziehungsprozesse. Ziel ist es, aus einem einmaligen Kunden einen Stammkunden zu machen. Die CRM-Plattform sammelt daher alle relevanten Daten und speichert sie in einer zentralen Umgebung, so dass alle Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Das hilft nicht nur, die Zusammenarbeit zu verbessern, sondern liefert auch wichtige Erkenntnisse: Welche Prozesse können wir effizienter gestalten?

Die meisten Unternehmen haben täglich mit einem unendlichen Strom von Daten zu tun. Doch ohne Backups kann es passieren, dass Daten versehentlich gelöscht werden. Wenn man aber Sicherungskopien hat, kann man die Daten leicht wiederherstellen.

Was genau ist also ein Backup?

Bei einem Backup, auch als Reservekopie bezeichnet, werden Daten kopiert. Diese Daten werden dann sicher an einem anderen Ort gespeichert, so dass sie im Falle eines Verlustes wiederhergestellt werden können. Es handelt sich um eine der gängigsten Maßnahmen zur Datensicherung.

Früher haben wir alle Kopien von Dateien auf einem USB-Stick gemacht, heute werden die Daten meist in einer externen, sicheren Umgebung gespeichert. So kann man jederzeit auf diesen externen Speicherort zurückgreifen. Unternehmen sind zudem gesetzlich verpflichtet, ihre Daten zu kopieren, und es gibt dann auch Regeln, die die Dauer der Speicherung bestimmter Daten festlegen.

Dokumentation von Backups

Die Backup-Dokumentation ist ein nicht zu unterschätzender Teil des Prozesses. Denn sie hält unter anderem fest, wo die Sicherung gemacht wurde, welche Maßnahmen/Protokolle damit verbunden sind, und sie definiert die Rolle der beteiligten Mitarbeiter. Die Daten können also nicht einfach nur gesichert werden, sondern es ist wichtig, dass der Prozess von A bis Z festgehalten wird, damit jeder seine Rolle kennt. So kennt jeder seine Rolle, falls die Backups wiederhergestellt werden müssen.

Die Rolle des CRM-Systems

In der CRM-Umgebung werden alle wichtigen Kundendaten erfasst und diese Daten müssen natürlich kopiert werden. Manche Systeme sichern die gespeicherten Daten standardmäßig, in anderen Fällen wird dies über ein Add-on gelöst. Auch hier ist die Dokumentation sehr wichtig: Personenbezogene Daten dürfen nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Dokumentation stellt sicher, dass Sie die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften nachweisen können.

Verschiedene Arten von Backups

Grundsätzlich kann man drei verschiedene Arten von Backups unterscheiden. Lassen Sie uns diese und ihre Merkmale zusammenfassen:

• Komplettsicherung: Der Name sagt es schon, hier werden alle vorhandenen Daten auf einen externen Speicherort übertragen. Aus technischer Sicht ist dies besonders einfach durchzuführen, allerdings benötigt man dafür besonders viel Speicherkapazität.
• Inkrementelle Sicherung: Bei dieser Methode werden nur die aktuellsten Daten gespeichert. Wenn eine neue Version eines bestimmten Dokuments gespeichert wird, wird nur diese Version aufbewahrt. Diese Methode ist technisch etwas anspruchsvoller, benötigt aber weniger Speicherplatz als eine Vollsicherung.
• Differenzielle Sicherung: Eine differenzielle Sicherung ist eigentlich ein Mittelding zwischen einer vollständigen und einer inkrementellen Sicherung. Sie speichert also nicht alles, sondern kopiert nur die Daten, die sich seit der letzten vollständigen Sicherung geändert haben.

Sicherungsstrategien

Abgesehen von den verschiedenen Arten der Datensicherung gibt es auch verschiedene Strategien, auf die man sich bei der Datensicherung stützen kann.

• „First in, first out“: Diese Methode mag dem einen oder anderen bekannt vorkommen. Das stimmt, denn es ist auch die Strategie, die in der Frischwarenabteilung von Supermärkten verwendet wird. Das Prinzip besteht darin, die ältesten Daten zu löschen, um Platz für die neuen zu schaffen. Im Falle von Backups geschieht dies erst, wenn die Speicherkapazität erreicht ist.
• Generationsprinzip: Dies ist die am weitesten verbreitete Strategie. Dabei werden die Backups kategorisiert: Ein Server sichert täglich, ein anderer wöchentlich und ein weiteres Medium schließlich monatlich. So bleiben wichtige Kundendaten besonders sicher.

In vielen Fällen denkt Ihr CRM-Anbieter gerne mit Ihnen mit und bietet Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihre Backups zu übernehmen. So können Sie beispielsweise selbst festlegen, in welchen Abständen die Sicherungen durchgeführt werden sollen.

Fazit: Backups sind unverzichtbar

Backups ermöglichen es Ihnen, Ihr Tagesgeschäft unbesorgt fortzusetzen. Wenn bestimmte Daten verloren gehen oder abstürzen, können Backups lebensrettend sein. Außerdem sind sie gesetzlich vorgeschrieben und sorgen dafür, dass Sie jederzeit Rechenschaft ablegen können.

Bei der Suche nach einem neuen CRM-System ist es daher wichtig, sich Gedanken über die verschiedenen Möglichkeiten der Datensicherung zu machen. Wird dies vom Anbieter abgedeckt oder müssen Sie es selbst implementieren? Und wissen Ihre Mitarbeiter, wie dies funktioniert und welche Rolle von ihnen erwartet wird? Diese Fragen sind vielleicht genauso wichtig wie die Funktionalitäten und Vorteile der CRM-Software selbst.