Backup: Die Versicherung Ihrer CRM-Daten

Eine ordnungsgemäße Sicherung der CRM-Daten ist für jedes Unternehmen unablässig. Doch warum ist ein Backup der CRM-Daten wichtig?

In einem CRM-System werden grundsätzlich eine Vielzahl verschiedenster Daten gespeichert. Diese sind elementar für den alltäglichen Arbeitsablauf und müssen so konsistent wie möglich gehalten werden. Sollte doch einmal ein Teil der Daten oder gar sämtliche Daten verloren gehen, steht man ohne entsprechendes Backup vor einer wirtschaftlichen Katastrophe. 

Deshalb sind Backups von Daten und eben auch von CRM-Daten unablässig. Nun mag der ein oder andere argumentieren, ein kompletter Verlust von Daten sei ziemlich unrealistisch, dem sei gesagt, bereits durch einen Brand des Serverraumes können alle Daten für alle Zeit verloren gehen.

Daher empfiehlt es sich auch immer ein entsprechendes Backup örtlich von der EDV-Anlage entfernt zu platzieren. Doch dazu an späterer Stelle mehr, zunächst wollen wir uns einmal einer allgemeinen Einordnung der Begrifflichkeiten widmen. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist ein CRM-System?
• Definition: Was ist ein Backup? 
• Dokumentation der Backups von Nöten
• Verschiedene Arten der Datensicherung
• Verschiedene Backupstrategien
• Fazit: Backups elementar für Unternehmen

Definition: Was ist ein CRM-System?

Mit einem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) versuchen Unternehmen die Beziehungen zu deren Kunden zu organisieren, mit dem Ziel diese langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Dazu werden alle relevanten Daten zu einem Kunden auf einer zentralen Datenbank gespeichert und allen zugangsberechtigten Mitarbeitern zu Verfügung gestellt.

Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Zum einen können so alle Mitarbeiter mit dem gleichen Informationsstand arbeiten, was Missverständnisse und Fehlerquoten senkt, zum anderen können Prozesse dadurch deutlich beschleunigt werden. 

In einem Unternehmen laufen täglich eine Vielzahl neuer Daten zusammen, die dann in das CRM-System eingespielt werden. Fortan stehen diese immer zur Verfügung. Sollte jedoch einmal etwas versehentlich gelöscht werden, sind die Daten erstmal weg. Deshalb werden in regelmäßigen Abständen Backups erstellt, damit man diese Daten, die wohlmöglich von großer Bedeutung für den Geschäftsbetrieb sein können, zurückholen kann. 

Definition: Was ist ein Backup? 

Grundsätzlich beschreibt der englische Begriff Backup, zu Deutsch Datensicherung, nichts anderes als das Kopieren von Daten, in der Absicht diese im Falle des Verlustes abgesichert zu haben und letztlich zurückholen zu können. Sie stellt somit eine der elementarsten Maßnahmen der Datensicherheit dar. 

Auf einem externen Speichermedium werden die Daten als Sicherheitskopie angelegt und können bei bedarf wiederhergestellt werden. Die Datensicherung wird zumeist von der eigenen EDV-Anlage geographisch entfernt und in einer sicheren Umgebung gelagert.
Unternehmen greifen dabei oftmals auf verschiedene Strategien zurück.

Viele kleinere Firmen lagern Ihre externen Speichermedien mit dem Backup in einem Bankschließfach. Das hat allerdings den Nachteil, dass man nicht zu jedem Zeitpunkt auf die Daten zugreifen kann, sollte die mal nötig werden. Deshalb gäbe es noch die alternative, die Daten Online zu sichern. Dabei werden die Daten in Rechenzentren außer Haus gespeichert, sodass zu jedem Zeitpunkt auf dieser zurückgegriffen werden kann. 

Größere Unternehmen verteilen Ihre Backups oftmals auch auf mehrere verschiedenen Rechenzentren oder lagern die Festplatten gar in eigenen gesicherten Safes oder Räumlichkeiten mit entsprechender Sicherheitsstufe. 

Pflicht zur Datensicherung

Unternehmen haben mitunter sogar die Pflicht ihre Daten zu sichern. Diese ergibt sich unter anderem aus der gesetzlichen Vorschrift einer revisionssicheren Buchführung aus dem Handelsgesetzbuch. Dazu gibt es verschiedene Gesetzmäßigkeiten, die über die Dauer der Datenspeicherung entscheiden. Von einem Tag über drei bis sechs Monaten bis hinzu Daten die mehrere Jahre gespeichert werden müssen, gibt es verschiedene Regelungen. 

Dokumentation der Backups von Nöten

Zudem ist es bei der Datensicherung von zentraler Bedeutung, diese ausreichend zu dokumentieren. Dabei sollte die Dokumentation zum Backup zum eine den genauen Ablauf der Datensicherung, den Aufbau der Archivierung und die zu treffenden Maßnahmen beinhalten und zum anderen auch die Kompetenzen der Mitarbeiter und Dienstleiser, sowie die Prioritäten für besonders zeitkritische Daten und Systeme berücksichtigen.

Ebenso empfiehlt es sich eine getrennte Dokumentation für die Sicherung und Wiederherstellung anzufertigen. 

CRM-Systeme helfen bei der Dokumentation

CRM-Systemen können bei der Dokumentation durchaus helfen. Entweder durch eigene Funktionen in deren Standardversionen, oder durch entsprechende Add-Ons, die einzig zu dem Zweck der Backup-Erstellung geschaffen wurden. Hier lassen sich dann auch alle Dokumentationen erstellen und bei Bedarf den entsprechenden Stellen vorlegen.

Doch nicht nur um die Rechtmäßigkeit der Datensicherung an sich festzustellen, sondern auch um die Speicherdauer und die damit verbundenen Löschfristen nachweisen zu können, erweisen sich CRM-Systeme, beziehungsweise die entsprechenden Add-Ons als überaus hilfreich. 

Verschiedene Arten der Datensicherung

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Datensicherungsarten.

Die Volldatensicherung

Zum einen wäre da die Volldatensicherung oder Komplettdatensicherung, bei der die jeweils zu sichernden Daten komplett auf ein entsprechende Speichermedium übertragen werden. Technisch ist diese Art der Speicherung sehr einfach umzusetzen, jedoch wird für diese Methode auch enorm viel Speicherkapazität notwendig. 

Die differenzielle Speicherung

Bei der differenziellen Speicherung wird entweder der komplette Datenträger der nur ein Teil dessen durch ein 1-zu1-Abbild gesichert. So kann neben den reinen Nutzerdaten auch das gesamten Dateisystem, inklusive des Betriebssystems und den Benutzereinstellungen gespeichert werden. 

Die inkrementelle Sicherung

Dann gibt es noch die inkrementelle Sicherung von Daten, bei denen nur all jene Daten gespeichert werden, die seit dem letzten Backup verändert wurden oder neu hinzugekommen sind. Diese ist technisch deutlich aufwendiger, bedarf jedoch weniger Speichervolumen, also die Volldatensicherung.

Verschiedene Backupstrategien

Über die Jahre haben sich eine Vielzahl verschiedener Backupstrategien entwickelt. Eine der wohl bekanntesten, denn auch simpelsten Strategie ist die „First in, First out- Strategie“. Sobald der Speicherplatz eines Speichermediums sich dem Ende zu neigt, wird die älteste Vollsicherung gelöscht, um Platz für die neue zu schaffen. 

Das Generationenprinzip

Am häufigsten wird jedoch auf das sogenannte Generationenprinzip gesetzt. Dabei werden auf verschiedenen Speichermedien in verschiedenen Abständen Backups erstellt. Es werden auf dem einen tägliche Backups gespeichert, auf dem anderen am Ende einer Woche und auf dem nächsten am Ende eines Monats. 

Darüber hinaus haben sich viele weitere Strategien entwickelt, die allesamt vorsehen, das Speichervolumen möglichste klein zu halten und gleichsam möglichst jeden Stand abbilden zu können. 

Fazit: Backups elementar für Unternehmen

Wir konnten aufzeigen, dass Backups kein lästiges Übel in der EDV darstellen. Vielmehr sind sie die Versicherung eines Unternehmens bezogen auf die alltägliche Arbeit. Kommt es beispielsweise zum Datencrash, kann ein Backup ein Unternehmen retten. Auch um gesetzliche Vorgaben zu entsprechen sind Backups von Nöten. Daher sollten sich Unternehmen bei der Auswahl eines CRM-Systems auch immer um entsprechende Backup-Strategien kümmern und auf diese achten. 

Werden diese vom Dienstleister wohlmöglich mit abgedeckt oder müssen diese selbst durchgeführt werden? Wie steht es um das notwendige Fachwissen in Ihrem Unternehmen und auch um die technischen Voraussetzungen? All diese Fragen gilt es neben der eigentlichen Funktionsweise eines CRM-Systems zu beachten.