7 Gründe für einen CRM-Wechsel

Diese 7 Gründe sprechen dafür, dass Sie Ihr CRM wechseln sollten.

Sie fürchten, dass der Wechsel zu einem neuen CRM-System kompliziert oder teuer wird? Schließlich haben Sie viel Zeit und Geld in Ihr aktuelles CRM-System investiert: Implementierung, Anpassung, Schulungen – ganz zu schweigen von den Kosten für Upgrades und Individualisierungen.

7 Anzeichen für ein neues CRM-System 

Um zu ermitteln, ob Sie bereit für einen CRM-Wechsel sind, gehen Sie die folgenden sieben „Symptome“ für sich durch.

1. Sie sind Ihrem CRM „entwachsen“

Als Startup haben Sie sich vielleicht für eine kleinere CRM-Lösungen entschieden und mit nur wenigen Mitarbeitern eine Handvoll Kunden betreut.

Heute ist Ihr Unternehmen gewachsen und hat verschiedene Abteilungen, beschäftigt mehr Mitarbeiter und nutzt weitere Tools zur Steuerung Ihrer Geschäftsabläufe.

Ein veraltetes CRM-System verfügt unter Umständen nicht über die neuesten Funktionen im Vergleich mit moderneren Systemen, z. B.:

  • IP-Telefonie (Voice-over-IP) für Anrufe direkt aus dem CRM
  • Live-Chat zur Kommunikation mit Ihren CRM-Kontakten in Echtzeit
  • Automatisierung von Workflows und kundenorientierte Geschäftsprozesse
  • Integration mit speziellen Apps für digitale Signaturen
  • Interaktive Dashboards und Reports für einfachere Geschäftsanalysen
  • Integrierte Webformulare zur Gewinnung neuer Leads

Eine Folge davon ist eine veraltete Datenbankstruktur, die Methoden für die Dateneingabe sind nicht aktuell, die Leistungsfähigkeit nimmt ab und die Integration mit modernen, cloudbasierten Anwendungen für Sales, Marketing oder Service ist nicht möglich.

Besonders ärgerlich ist, dass Sie mühsam provisorische Lösungen suchen müssen und Kompromisse eingehen.

2. Sie benötigen mehr Flexibilität und Remote-Zugriff

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto flexibler müssen Ihre Technologien sein.

Wenn Sie einen Plan zur CRM-Bereitstellung haben, der nicht skalierbar ist bzw. der nur begrenzten Remote-Zugriff ermöglicht, riskieren Sie, von der Konkurrenz abgehängt zu werden – und Unzufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eine internationale Niederlassung hat, ist es wichtig, dass Sie mit einer cloudbasierten CRM-Lösung arbeiten, so dass sich alle Mitarbeiter in Echtzeit bei der gleichen Datenbank anmelden können.

Und wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter im Außendienst tätig sind, ist eine mobile CRM-Version unerlässlich, mit der sie auf Kundeninformationen zugreifen und Kundendaten, Aufgaben, Termine oder Verkaufschancen überall und jederzeit aktualisieren können.

3. Sie sind unzufrieden mit der Benutzeroberfläche und Anwenderfreundlichkeit Ihres Systems

Heute suchen B2B-Kunden nicht nur ein Produkt, sondern eine intuitive Kundenerfahrung. Je cooler die Software aussieht, desto besser!

In unserer eigenen Studie nennen 86% der Befragten die Benutzerfreundlichkeit als das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines CRM-Systems. Der Bedienkomfort wird als entscheidend für die erfolgreiche CRM-Einführung betrachtet.

Das ist keine Überraschung!

Nichts ist ärgerlicher, als sich mit einem komplizierten System abzumühen, das Ihnen eigentlich die tägliche Arbeit erleichtern soll.

Nicht-intuitive CRM-Systeme mit einer komplexen Benutzeroberfläche werden von den Anwendern abgelehnt und geraten früher oder später in Vergessenheit.

4. Zu viele komplexe Funktionen stiften Verwirrung

Bei einem CRM-Tool ist eine hohe Anzahl an Funktionen nicht immer wünschenswert. Häufig werden viele Funktionen gar nicht verwendet oder sie verkomplizieren einfache Vorgänge.

Tatsächlich zeigt eine Studie von Apptivo, dass die Komplexität eines CRMs der Hauptgrund dafür ist, dass Unternehmen mit ihrem CRM-System unzufrieden sind und über den Wechsel zu einem anderen System nachdenken.

Sinnvoller ist ein CRM mit flexiblen Anwenderplänen, die aus einem Funktionsset für bestimmte Aufgaben bestehen.

Das bedeutet, dass der Vertrieb mit speziellen Vertriebfunktionen arbeitet, während der Kundenservice ausschließlich serviceorientierte Funktionen nutzt, die einen schnellen Support ermöglichen. Und Ihr Marketing-Team kann sich auf die Planung, Umsetzung und Analyse von Kampagnen konzentrieren.

5. Ihre Vertriebsmitarbeiter nutzen das CRM nicht

Bedauerlich ist es, wenn das Vertriebsteam das CRM-System ablehnt – denn sie sind diejenigen, die am meisten vom CRM profitieren.

Einer Studie von Software Advice zufolge lehnen Vertriebsteams CRM-Systeme hauptsächlich deswegen ab, weil ihnen die Arbeit damit zu zeitaufwändig und kompliziert scheint.

Wenn Vertriebsmitarbeitern ein komplexes System „aufgezwungen“ wird, werden sie es nicht nutzen.

Aus diesem Grund sollten Sie beim Wechsel zu einem neuen CRM ein System auswählen, das ihren Mitarbeitern einen schnellen Einstieg, sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht und wichtige Vertriebsvorgänge automatisiert.

6. Sie erhalten schlechten oder zu wenig Support von Ihrem Anbieter

Ein weiteres Anzeichen ist, wenn sie nicht ausreichend Support von Ihrem CRM-Anbieter erhalten.

Zuerst einmal benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter Schulungen oder Hilfestellungen zu bestehenden und neuen Funktionen. Daher ist es wichtig, einen CRM-Anbieter zu wählen, der regelmäßige und individuelle Schulungen anbietet.

Außerdem müssen Sie sich auf schnelle Hilfe vom Anbieter verlassen können, wenn ein Problem auftritt.

Sie sollten sich auch nicht den Kopf über Upgrades oder komplexe Integrationen zerbrechen müssen. Außerdem sollte Ihnen ein Berater zur Seite stehen, wenn Sie Ihr CRM-System anpassen oder um neue Tools erweitern möchten.

7. Sie erledigen Ihre DSGVO-Tätigkeiten außerhalb des CRM-Systems

Wenn Sie eine CRM-Software nutzen, bedeutet das, dass Sie Informationen zu Interessenten und Bestandskunden speichern.

Und die Aufbewahrung und Verarbeitung personenbezogener Daten müssen gemäß der DSGVO erfolgen.

Ein DSGVO-konformes hilft nicht nur, rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern erleichtert erheblich die Erfassung, Dokumentation und Aufbewahrung von Einwilligungen, rechtlichen Grundlagen und Abonnements gemäß der neuen Verordnung. Darüber hinaus hilft es Ihnen, Ihre bestehende Datenbank zu überprüfen und zu aktualisieren, damit nur die erforderlichen Informationen auf einfache, zeitnahe und gesetzeskonforme Weise gespeichert werden.

Wenn Ihr aktuelles CRM keine DSGVO-Funktionen besitzt, ist dies ein wichtiges Signal für einen Wechsel.

Vorbereitung auf den CRM-Wechsel

Wenn Sie Ihre Situation bewertet haben und einige der genannten Symptome auf Ihr aktuelles CRM-System zutreffen, ist es Zeit zu handeln.

Sie sollten sich auf den Wechsel vorbereiten und ein wenig recherchieren, um ein perfektes CRM-System für Ihr Unternehmen zu finden.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen:

  • Überlegen Sie, was dem alten CRM fehlt und welche Funktionen Sie sich von einem neuen System wünschen.
  • Definieren Sie, welche Ziele Sie erreichen, welche Abläufe Sie verbessern und wie Sie die Ergebnisse messen möchten.
  • Beraten Sie sich mit Ihren Mitarbeitern und holen Sie sich Feedback zu ihren Wünschen und Anforderungen.
  • Analysieren Sie Ihre Datenbank, inklusive Struktur und Inhalte. Entscheiden Sie, was übertragen werden muss (nutzen Sie die Gelegenheit für eine umfassende Bereinigung Ihrer Daten).
  • Prüfen Sie mehrere Angebote und lassen Sie sich professionell beraten.

Wenn Sie die Auswahl sorgfältig treffen, wird die richtige Lösung Ihnen die Vorteile bieten, die Sie sich ursprünglich für Ihr Unternehmen vorgestellt haben.

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