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5 grundlegende Vorteile einer CRM-Software

Die 5 wichtigsten Vorteile einer CRM-Software für Ihr Unternehmen, hier für sie aufgelistet. Wie auch Sie vom einem CRM profierten können, jetzt hier.

Die Beziehung eines Unternehmens zu seinen eigenen Kunden ist heute wichtiger als je zuvor. Damit verbunden auch das Wissen um die Bedürfnisse und Wünsche dieser. Wer sich heute blind auf die Loyalität seiner Kunden verlässt, ohne entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, wird sich schon sehr bald auf dem Abstellgleis wiederfinden. 

Dass das keineswegs bloße Schwarzmalerei ist, wissen viele Unternehmen, die beispielweise den Onlinehandel all zu lange ignoriert haben. Die Märkte sind in den letzten Jahrzehnten deutlich internationaler geworden. 

Anschluss nicht verlieren

Das gilt zum einen für die Kunden und zum anderen auch für die direkte Konkurrenz. Diese findet ich nicht länger nebenan, als vielmehr auf der ganzen Welt. Um den Anschluss nicht zu verlieren, setzen Unternehmen daher auf smarte Softwarelösungen wie CRM-Systeme. Was diese leisten und warum so gut wie kein Unternehmen auf diese verzichten kann, klären wir hier. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein CRM-System? – Eine Definition 

CRM steht für Customer-Relationship-Management. Kurz um, es geht um die Verwaltung, die Organisation und den Ausbau der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Kunden. Ziel dieser Bemühungen ist die langfristige Bindung der Kunden an das eigene Unternehmen. 

Dazu gilt es, die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden zu kennen und entsprechend befriedigen zu können. Das gilt auf gleich mehreren Ebenen. Neben dem Wunsch nach einem bestimmten Produkt zu einem bestimmten Preis, geht es vor allem auch um den Kundenservice rund um das eigentliche Objekt der Begierde.

Speicherung auf zentraler Datenbank

CRM-Systeme sind Softwareanwendungen, die zunächst alle relevanten Daten zu den Kunden in einer entsprechenden Kundenakte zusammenführen und auf einer zentralen Datenbank speichern. So haben alle Abteilungen und alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf diese Daten, was per se schonmal für eine besser Betreuung der Kunden sorgt. 

Kundenanfragen schneller bearbeiten

Es muss nicht erst der konkrete Ansprechpartner des Kunden gefunden werden, sondern fortan kann jeder direkt die letzten Interaktionen mit dem Kunden einsehen und weiterbearbeiten. Das sorgt für eine schnellere und bessere Bearbeitung von konkreten Kundenanfragen. 

Doch verbergen sich hinter der Zentralisierung der Daten noch diverse weitere Vorteile. So lassen sich die kumulierten Daten beispielsweise auswerten um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Doch dazu an späterer Stelle mehr. 

Viele Module mit vielen Funktionen

Aufgebaut ist ein CRM-System zumeist aus verschiedenen Modulen, die in sich zahlreiche Funktionen tragen. Diese lösen allesamt spezifische Aufgaben rund um das Kundenbeziehungsmanagement. Die grundlegendsten Module sind zumeist Folgende:

  • Call Center
  • Kontaktverwaltung
  • Kundendienst
  • Marketing
  • Berichte
  • Vertrieb
  • Projektmanagement

Für jeden dieser Unternehmensbereiche liefert ein CRM-System spezielle Funktionen, die dabei helfen die alltäglich anfallenden Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren. Ebenso tragen sie dazu bei, das Unternehmen stetig intelligenter zu machen. 

Werfen wir nun einen Blick auf die konkreten Vorteile eines CRM-Systems für Ihr Unternehmen. Dabei zeigen wir Ihnen auch auf, wie die jeweiligen Module und Funktionen Aufgaben in Ihrem Geschäftsalltag bewältigen und diese letztlich sogar deutlich verbessern. 

1. Kundenkontaktverwaltung für besseren Service

Ein CRM-System speichert alle Daten zu den Kunden in speziellen Kundenakten. Diese stehen dann fortan allen Akteuren im Unternehmen zur Verfügung. Das hat den Vorteil, dass Kunden bei einer konkreten Anfrage zu einer laufenden Bestellung beispielsweise nicht erst warten müssen, bis deren letzter Ansprechpartner gefunden ist, sondern jeder Mitarbeiter hat direkten Zugriff auf alle Dateien. 

Alles an einem zentralen Ort

Mit Daten werden in diesem Zusammenhang nicht nur die Kontaktdaten der jeweiligen Kunden gemeint, vielmehr ist in den Kundenakten jeglicher Interaktion mit den Kunden hinterlegt.

Jede Mail, jedes Telefonat oder jede Interaktion des Kunden auf anderen Kanälen, lässt sich in der Kundenakte einsehen. Das gilt selbstverständlich auch für laufende Angebote, offene Rechnungen oder auch historische Daten, wie zurückliegende Aufträge usw. 

360-Grad-Blick auf Kunden

Auf diese Weise entsteht ein ganzheitliches Bild vom Kunden der dem Service dabei hilft, besser auf die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden einzugehen. Ebenso können Kennzahlen herangezogen werden, die beispielweise die Reklamationsquote des jeweiligen Kunden anzeigen oder auch die allgemeine Zufriedenheit berechnen. Diese helfen den Mitarbeitern enorm. 

2. Marketing individueller gestalten

Ein weiterer Vorteil eines CRM-Systems ergibt sich im Marketing. Wertet man die Kundendaten gezielt aus, so ergeben sich spannende neue Erkenntnisse. So lassen sich Kunden zu bestimmten Zielgruppen einfach zusammenfassen. So können Werbemaßnahmen deutlich individueller gestaltet werden.  

Zielgruppen schärfer fassen

Ebenfalls ist es möglich Kundengruppen von Werbemaßnahmen auszuschließen, beispielweise wenn ein Sonderpreis für ein bestimmtes Produkt beworben werden soll. In diesem Fall kann man beispielweise Kunden, die vor Kurzem das bestimmte Produkt gekauft haben, von dieser Maßnahme ausschließen.

Alles auf einem Blick

Alle Werbekampagnen lassen sich übersichtlich auf einem Dashboard anzeigen und auswerten. So hat man immer im Blick, wie erfolgreich eine bestimmte Maßnahme ist und wo eventuell noch Anpassungen von Nöten sind. 

Auch lassen sich die verschiedenen Kampagnen über viele verschiedene Kanäle hinweg überwachen und verwalten. So behalten die Verantwortlichen immer alles im Blick und ermöglichen es den Kunden über verschiedene Wege zu erreichen. 

3. Vertriebschancen nachhaltig erhöhen

Auch der Vertrieb profitiert massiv von einem CRM-System und der damit verbundenen Zentralisierung der Daten. Wertet man diese aus, so lassen sich Verkaufschancen einzelner Kunden genau ausmachen. 

Hauptaugenmerk auf dem Kunden

So können die einzelnen Bemühungen besser abgewogen und der Fokus auf Kunden gelegt werden, die eine höhere Verkaufschance versprechen. Auch Angebote lassen sich Dank der Auswertung der Daten besser und individueller unterbreiten. 

Kundenloyalität steigern

Letztlich kann der Vertrieb mit einem CRM-System dafür sorgen, dass die Verkaufszahlen deutlich steigen und Kunden bessere Angebote erhalten. Das führt dann wiederrum dazu, dass diese dem Unternehmen langfristig die Treue halten. 

4. Automationen sorgen für schnellere Prozesse

Mit einem CRM-System werden an vielen verschiedenen Stellen Automationen von Geschäftsprozessen möglich. So werden die Mitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben massiv entlastet. Angefangen bei der Datenerfassung, über entstehende Workflows bis hin zur Marketingautomation lassen sich viele dieser Automationen ausmachen. 

Lästige Aufgaben automatisieren

Gerade lästige Alltagsaufgaben, wie die Stammdatenpflege können mit einem modernen CRM-System massiv vereinfacht werden. Mit entsprechenden Formularen, lassen sich Daten teil automatisch überführen. Fehlende Angaben lassen sich manuell ergänzen, sodass die Daten immer konsistent gehalten werden. 

Marketingautomation einfach umsetzen

Werbekampagnen lassen sich automatisieren und in bestimmten, vorher festgelegten Zeiträumen, automatisch durchführen. Auf diese Weise kann mehr Wert auf Inhalte und auf individuellere Bespielung der Kunden gelegt werden. 

Multi-Channeling mit dem CRM

Durch die Integration mehrere Kanäle, lassen sich Kundenanfragen deutlich besser bearbeiten. Interagiert beispielweise ein Kunde über einen Social-Media-Kanal des Unternehmens, wird dies im CRM-System entsprechend angezeigt. Mitarbeiter müssen sich dann nicht gleichzeitig alle Kanäle im Blick behalten, sondern können ausschließlich mit dem CRM-System arbeiten, ohne dass ihnen etwas entgeht.

5. Gesetzliche Vorgaben mit dem CRM-System entsprechen

In Zeiten von Datenschutzgrundverordnungen und anderen gesetzlichen Vorgaben sind Unternehmen zunehmend verunsichert was die Nutzung ihrer Daten angeht. Mit einem CRM-System werden alle gesetzlichen Vorgaben einfacher eingehalten, was den Mitarbeitern die Sicherheit gibt, mit den Daten zu arbeiten. 

DSGVO-Richtlinien entsprechen

So kann das CRM-System beispielweise dazu beitragen, dass die Kundendaten und deren Verarbeitung den Vorgaben der DSGVO entsprechen. Das System erinnert an Löschfristen oder anonymisiert Daten, wo es nötig wird. 

Unterschiedliche Rechte vergeben

Auch durch die Möglichkeit der unterschiedlichen Rechtevergabe beim Zugriff auf die Daten, wird Rücksicht auf geltende Gesetze genommen. So können nur User Daten einsehen, die diese unbedingt benötigen. Andere haben nur Zugriff auf anonyme Ergebnisdaten oder gar keinen. 

Fazit: Ein CRM-System ist heute unabdingbar

CRM-System sichern Unternehmen einen Zugang zu den Wünschen und Bedürfnissen ihrer eigenen Kunden. Verzichtet man auf diesen, wird man schon bald von der Konkurrenz abgehängt werden. Daher müssen sich Unternehmen zwangläufig mit den Möglichkeiten derartiger Systeme auseinandersetzen. 

Viele Bereiche profitieren

Letztlich profitieren verschiedenste Unternehmensbereich von der Anwendung eines CRM-Systems. So kann der Kundenservice beispielweise besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen, das Marketing kann besser und individueller werben und der Vertrieb seine Verkaufschancen steigern. 

Sicherheit Dank CRM

Doch nicht nur zur besseren Betreuung der eigenen Kunden, sondern auch zum Schutz der Daten bieten CRM-System diverse Funktionen. Mit diesen kann der Datenschutz sichergestellt und rechtlichen Vorgaben entsprochen werden. Das verschafft einem Unternehmen die Sicherheit, die zur Bewältigung der täglichen Aufgaben benötigt wird. 

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