Online-CRM: 3 wichtige Vorteile

CRM online nutzen: Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ein Cloud-CRM. Worin die Mehrwerte liegen, lesen Sie hier.

Die Welt ist im Wandel und das immer schneller. Arbeitszeiten und Arbeitsorte werden zunehmend flexibler und nicht erst seit der Corona Krise wird das Homeoffice zu einer validen Option für viele Arbeitnehmer; wenngleich diese Entwicklung durch die Pandemie verstärkt und beschleunigt wurde. Gleichsam muss jedoch auch die Infrastruktur für diese Flexibilität zur Verfügung stehen. 

Ein Notebook ist schnell eingerichtet, doch lokal implementierte Softwareanwendungen können dem Ganzen Unterfangen dann schnell einen Strich durch die Rechnung machen. Hier erweisen sich Online-Lösungen zumeist als geeignetere Option. Wir wollen an dieser Stelle einmal die wichtigsten Vorteile eines Online-CRMs erläutern.

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• 3 Gründe
  • 1. Mobilität
  • 2. Geringe Anschaffungskosten
  • 3. Datenschutz
• Weitere Vorteile
  • Skalierbarkeit
  • Geräte-, Zeit- & Standort-unabhängig

Was ist Online-CRM?

Online-CRM-Programme sind Anwendungen, die im Gegensatz zu On-Premises Software in einer Cloud, also online bezogen und dort genutzt werden. Man spricht in diesem Kontext auch oft von Software-as-a-Service (SaaS). Die CRM-Software wird online zur Verfügung gestellt und über entsprechende Lizenzen, kann diese dann über das Internet genutzt werden. 

Neben der eigentlichen Software für das Customer Relationship Management, wird dann auch die Speicher- und Rechenleistung vom jeweiligen Anbieter bezogen. So müssen keine eigenen Server betrieben werden und man es bedarf keiner aufwendigen Wartung des Systems. Man lagert einen großen Teil dieser Arbeiten aus und bezahlt für diese über die Lizenzgebühren, meist monatlich, einen entsprechenden Beitrag. Die Software und alle damit verbundenen Dienstleistungen werden also gemietet.

Trend zur Cloud

Bei Cloud-basierter Software scheiden sich nach wie vor mitunter die Geister. Während einige Betriebe bereits seit mehreren Jahren auf die "Wolke" setzen, sind andere zögerlich, auf den Zug aufzuspringen. Häufig stecken auch Bedenken rund ums Thema Datenschutz dahinter.

Dennoch lässt sich seit Jahren ein Trend in Richtung Cloud-basierter Software beobachten. Dieser wurde von der Corona-Pandemie und den damit einhergehen Einschränkungen für Unternehmen, die viele zur kurzfristigen Digitalisierung drängten, noch weiter befeuert. Unternehmen, die sich bezüglich der Plattform noch unschlüssig sind, finden im Folgenden 3 gute Gründe, sich für eine Cloud-Lösung zu entscheiden.

Einen umfassenden Vergleich aller möglichen CRM-Plattformen sowie ihrer jeweiligen Vor- und Nachteile finden Sie im Artikel "Die Unterschiede zwischen Cloud, Lokal, Gehostet und Hybrid".

CRM-Auswahl: 3 Gründe für ein Online-CRM

Lassen Sie uns also einen genaueren Blick auf die Vorteile einer Online CRM-Software werfen und gleichzeitig auch mit einigen Vorurteilen aufräumen. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Übersicht einiger, wichtiger Vorteile eines Online-CRMs.

Stellenwert der IST-Analyse

Letztlich obliegt es jedem Unternehmen, im Einzelfall zu entscheiden, welches System die eigenen Kundenbeziehungsprozesse am Besten abbilden kann. Dazu bedarf es einer umfassenden Auseinandersetzung mit den eigenen Rahmenbedingungen. Auch müssen konkrete Ziele definiert werden, die mit der Einführung der (neuen) Business Software erreicht werden sollen. Keinesfalls sollte die Entscheidung für eine Lösung überstürzt werden.

Software als Investition ins eigene Unternehmen

Letztlich handelt es sich bei der Implementierung einer derartigen Lösung auch um eine Investition in die Zukunft des eigenen Unternehmens. Und eine Business Software entfaltet ihr volles Potenzial nur dann, wenn sie auch für den Einsatz im jeweiligen Betrieb ausgelegt ist und alle spezifischen CRM-Prozesse des Unternehmens abbilden kann.

Weiterführende Informationen zur Wahl eines CRM-Tools finden Sie auf der Seite CRM-Auswahl. 

1. Mobiler mit Online-CRM

Ein entscheidender Vorteil von Online-CRM-Tools ergibt sich aus deren Möglichkeit von überall auf diese zugreifen zu können. Heute wird das Homeoffice zu einer immer valideren Option für Arbeitnehmer und -geber. Um also Unternehmen langfristig am Markt bestehen zu können, gilt es auch den Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. 

Außendienst deutlich effizienter gestalten

Doch auch Außendienstmitarbeiter profitieren massiv von der mobilen Nutzung der CRM-Solution. Viele Anbieter bieten sogar mobile Apps, also Versionen des CRM-Programms, optimiert für mobile Endgeräte. Mit diesen können Mitarbeiter von unterwegs aus, auf alle aktuellen Daten im CRM zugreifen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Wartezeiten besser überbrücken.

Geschäftsprozesse beschleunigen

Prozesse werden dadurch deutlich beschleunigt und können viel effizienter gestaltet werden. Der Außendienstmitarbeiter kann beispielweise neue Aufträge direkt in das System überführen und die entsprechenden Stellen im Innendienst direkt mit der Bearbeitung beginnen. Auch die Stammdaten können in Wartezeiten beispielsweise am Flughafen etc. gepflegt werden. Viele weitere Vorteile ergeben sich aus der mobilen Nutzung. 

Abbildung: Cloud-CRM flexibel und mobil nutzen und von überall aus eine 360-Kundensicht behalten 

2. Keine hohen Investitionen nötig

Ein weiterer Vorteil, der sich aus der Nutzung eines Online-CRM-Programmes ergibt, betrifft das Bezahlmodell. Während man bei einer lokalen Lösung das System gänzlich erwerben und auf den eigenen Server installieren muss, bezieht man in der Cloud einfach die entsprechenden Leistungen und zahlt monatlich für die Anzahl der verwendeten Lizenzen und Funktionen. 

Nur zahlen, was benötigt wird

Das macht Online-CRM-Anwendungen hinsichtlich der Nutzung auch deutlich flexibler. Man zahlt letztlich nur das, was man auch wirklich verwendet. Bei lokalen CRM-Systemen erwirbt man hingegen das komplette Paket, was hohe Investitionen zu Beginn erfordert.

Auch ist der mit der Implementierung verbundene Aufwand bei On-Premises-Lösungen deutlich größer. Schließlich muss das System zunächst einmal auf den hauseigenen Servern des Unternehmens installiert werden.

Gerade kleine Unternehmen profitieren

Alles was es bei einer Online-Lösung braucht ist ein Internetzugang und entsprechende Endgeräte. So sind Online-CRM-Tools gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen besonders attraktiv. Doch auch größere Konzerne nutzen zunehmend CRM-Systeme in der Cloud, schon allein auf Grund der hohen Flexibilität. 

3. Datenschutz oftmals sogar besser

Bei der Frage nach einem geeignetem CRM-Tool kommt es auch immer auf den Schutz der teils sensiblen und personenbezogenen Daten an. Bei der Verarbeitung dieser Daten muss zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass keine Dritten Zugang zu den Daten erhalten. Die Vorbehalte gegenüber Online-CRM-System sind jedoch weiterhin hoch in diesem Kontext. 

Datenschutz lokal nicht per se besser

Doch warum eigentlich? Sind die Daten auf einem lokalen Server wirklich besser geschützt? Das ist nämlich oftmals nicht der Fall. Gerade kleinere Unternehmen mit weniger Kapazitäten und geringerer IT-Expertise vernachlässigen den Schutz ihrer eigenen Server oft sträflich. 

Frei nach dem Motto, uns wird schon keiner angreifen, wird oftmals nur das Nötigste an Schutzmaßnahmen getroffen, da man als Ziel viel zu unattraktiv für Hacker sei. Und genau hier liegt die Krux. Viel zu häufig werden gerade kleine Unternehmen Opfer von Hackern und ebenso häufig merken sie es nicht einmal. 

Datenschutz als Service

Hier ist guter Rat teuer. Bezieht man jedoch sein CRM-System Online, so kann man sich diverse Schutzmaßnahmen der großen Anbieter sicher sein. Diese investieren Unsummen zum Schutz ihrer Server, die einzelne Unternehmen so nicht umsetzen könnten. 

Gesetze werden berücksichtigt

Auch wissen die großen Anbieter um die Gesetze und Vorgaben einzelner Länder und halten entsprechende Vereinbarungen bereit. Denn bei der Auslagerung der Daten darf nicht vergessen werden, dass das Unternehmen selbst final für den Schutz der Daten verantwortlich ist. Dementsprechend werden die Daten dann auch beim Anbieter gesichert. 

Weitere Vorteile von Online-CRM

Neben den genannten Faktoren bietet das Cloud-Modell jedoch noch viele, weitere Vorteile. Letztlich liegt es im Ermessen des jeweiligen Unternehmens, ob eine Cloud-Lösung das Richtige für den eigenen Betrieb ist. Unternehmen sollten sich vor der Wahl einer Plattform oder gar einer Lösung daher immer umfassend mit ihren eigenen Rahmenbedingungen, Prozessen und Anforderungen auseinandersetzen.

Auf Grundlage klar definierter Anforderungen kann dann die Marktsondierung beginnen. Im Folgenden fassen wir wichtige Vorteile kurz zusammen, die über die 3 zuvor thematisierten hinaus noch von Bedeutung sind.

Skalierbarkeit

Wer sein CRM online nutzt, profitiert zumeist von einer flexiblen, modular aufgebauten Software. Wachsen die Anforderungen, können zusätzliche Funktionen und Module flexibel dazu gebucht werden. Gleiches gilt, wenn ein Geschäftsbereich wegfällt und Abläufe nicht länger softwareseitig unterstützt bzw. abgebildet werden müssen.

Skalierbare Lösungen schaffen Flexibilität

Gleichzeitig können bei Wachstum des Unternehmens schnell und unkompliziert neue Zugänge dazu gebucht - oder eben auch wieder abbestellt - werden. Die Fähigkeit einer Software, sich flexibel den sich wandelnden Anforderungen eines Unternehmens an ihre Leistungsfähigkeit anpassen zu können, wird als Skalierbarkeit bezeichnet. Skalierbare Lösungen bieten Unternehmen umfassende Flexibilität in allen Bereichen und wappnen sie für künftige Veränderungen; egal ob intern oder extern.

Geräte-, Zeit- und Ortsunabhängiger Zugriff

Ein weiterer Vorteil der Cloud ist die Flexibilität und Unabhängigkeit in Bezug auf Endgeräte, Zeit und Standort. Mithilfe eines Online-Systems können Mitarbeiter von überall aus auf der Welt zu jeder Zeit und von jedem geeigneten Endgerät aus auf das System zugreifen. Dies hilft nicht nur international agierenden Organisationen, sondern unterstützt auch moderne Arbeitsmodelle, die im Zuge der Corona-Pandemie zunehmend an Beliebtheit gewonnen haben.

Während der Pandemie haben Cloud-Lösungen etliche Unternehmen dabei unterstützt, auch von zu Hause aus guten Customer Service zu leisten und für Kunden erreichbar zu bleiben. In puncto Funktionsumfang stehen Online-Lösungen On-Premises-Systemen in nichts nach. Kundenakquise, Sales Forecasting, Marketing-Prozesse inkl. Social Media Verknüpfung; Customer Relationships lassen sich mit Cloud-basierten Lösungen ebenso umfassend verwalten und managen, wie mit lokalen Systemen.

Fazit: Online-CRM-Systeme bieten viele Vorteile

Mit Online-CRM-Lösungen profitieren Unternehmen gleich auf mehreren Ebenen. Sie sind deutlich flexibler und passen sich dem Wachstum des Unternehmens optimal an. Wächst das Unternehmen, bucht man einfach mehr Lizenzen hinzu, bedarf es partiell weniger Lizenzen, wählt man diese einfach ab. Man zahlt letztlich nur das, was man auch wirklich benötigt. 

Auch hinsichtlich des Datenschutzes, sind Online-CRM-Anwendungen viel besser als ihr Ruf. Oftmals kann hier sogar ein deutlich besserer Schutz der Daten gewährleistet werden, als bei lokalen Systemen. Die Expertise und die Maßnahmen, die von einem Cloud-Anbieter getroffen werden, übersteigen die eines Unternehmens bei Weitem. 

Unternehmen, ganz gleich welcher Branche oder Größe, sollten daher Online-Lösungen nicht kategorisch ausschließen, sondern sich mit den diversen Vorteilen auseinandersetzen, ehe sie eine Entscheidung für oder gegen diese Option treffen.