3 Gründe für ein Online-CRM

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ein Online-CRM-System in der Cloud. Warum und worin die Mehrwerte liegen, lesen Sie hier.

Die Welt ist im Wandel und das immer schneller. Arbeitszeiten und Arbeitsorte werden zunehmend flexibler und nicht erst seit der Corona Krise wird das Homeoffice zu einer validen Option für viele Arbeitnehmer. Gleichsam muss jedoch auch die Infrastruktur für diese Flexibilität zur Verfügung stehen. Ein Notebook ist schnell eingerichtet, doch lokal implementierte Softwareanwendungen machen dem Ganzen unterfangen dann schnell einen Strich durch die Rechnung. Hier bedarf es eines lokalen Netzwerkzuganges, der vom Homeoffice aus nicht sicher hergestellt werden kann. In derartigen Fällen erweisen sich Online-CRM-Systeme einmal mehr als besser Option. Wir wollen an dieser Stelle einmal die Vorteile eines Online-CRM-Systems erläutern und dabei auch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise dieser Anwendungen werfen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist CRM? 
• Was ist Online-CRM?
• 1. Mobilität
• 2. Geringe Anschaffungskosten
• 3. Datenschutz
• Fazit

Was ist CRM überhaupt? – Eine Definition

CRM steht für Customer-Relationship-Management und meint im Deutschen so viele wie Das Management der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Kunden. Im Kern geht es also um die Verwaltung, Organisation, Verbesserung und den Ausbau dieser Beziehungen mit dem Ziel die Kunden langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Da kaum ein Unternehmen alle seine Kunden persönlich kennt, setzt man auf entsprechende Softwareanwendungen, die bei der Verwaltung der Kundendaten helfen. Die sogenannten CRM-Systeme führen alle Daten zu den Kunden auf einer zentralen Datenbank zusammen und speichern diese in speziellen Kundenordnern. 

Dem Kunden besser gerecht werden

So kann der Anwender auf alle Daten zu einem bestimmten Kunden zugreifen und Anfragen schneller und qualitativ hochwertiger bearbeiten. In diesen Kundenakten finden sich nämlich neben den eigentlichen Kontaktdaten viele weitere Dokumente und Daten. So werden beispielweise alle E-Mails, Rechnungen, Angebote oder Kommunikationen auf anderen Kanälen in diesen Akten zusammengeführt. 

Alles auf einen Blick

Da Ergebnis ist ein übersichtlicher Blick auf die gesamte Kontakthistorie zu einem Kunden. Diese ist hilfreich bei der Betreuung des Kunden. Weiß man um die aktuellen und auch um die zurückliegenden Geschäfte und Interkationen mit dem Kunden, lässt sich dieser besser betreuen. Dieser belohnt die bessere Betreuung dann mit einer höheren Loyalität. 

Marketing und Vertrieb profitieren gleichermaßen

Doch nicht nur zur Steigerung des Kundenservices, kommen CRM-Systeme zum Einsatz. Auch das Marketing und der Vertrieb kann im besonderen Maße von der Zentralisierung der Daten profitieren. Vor allem dann, wenn die Daten systematisch ausgewertet werden. So ergeben sich ganz neue Erkenntnisse über die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden. 

Individueller und zielgenauer

Werbung kann deutlich individueller konzipiert und geschaltet werden und auch der Vertrieb lässt sich zielgerichteter gestalten. Grundsätzlich sind CRM-Systeme dazu in verschiedene Module unterteilt. Diese verfügen dann über spezielle Funktionen, die jeweilige Aufgaben erledigen. Die gängigsten Funktionen in einem CRM-System sind folgende:

• Call Center
• Kontaktverwaltung
• Kundendienst
• Marketing
• Berichte
• Vertrieb
• Projektmanagement

Die Module sind inhaltlich miteinander verbunden und so ergeben sich viele neue Geschäftsprozesse und vielerorts auch viele neue Automationen. Geht beispielsweise eine Mail eines Kunden ein das zentrale Postfach des Unternehmens ein, kann diese automatisch in die entsprechende Kundenakte geführt und dort bearbeitet werden. 

Informationen besser teilen

So wissen immer alle Bereiche im Unternehmen, wie es um einen bestimmten Auftrag bzw. um einen bestimmten Kunden bestellt ist. Wie bereits erwähnt werden dazu alle Daten zentral auf einer Datenbank gespeichert und jedem Mitarbeiter so zugänglich gemacht. 

Online oder On-Premises Daten speichern

Diese Datenbank kann verschiedene Formen annehmen. Entweder befindet sich diese im eigenen Unternehmen, also auf eigenen Servern, oder aber auf den Servern eines externen Anbieters. Bezieht man also sein CRM-System aus der Cloud, werden auch die Daten in dieser gespeichert. Und darum soll es an dieser Stelle gehen – dem sogenannten Online-CRM-Systemen. 

Was ist Online-CRM? – Eine Definition

Online-CRM-Systeme sind Anwendungen, die im Gegensatz zu on-premise CRM-Systemen, in einer Cloud, also online bezogen und dort genutzt werden. Man spricht in diesem Kontext auch oft von Software-as-a-Service (SaaS). Die CRM-Software wird online zur Verfügung gestellt und über entsprechende Lizenzen, kann diese dann über das Internet genutzt werden. Neben der eigentlichen Software, wird dann auch die Speicher- und Rechenleistung vom jeweiligen Anbieter bezogen. So müssen keine eigenen Server betrieben werden und man es bedarf keiner aufwendigen Wartung des Systems. Man lagert einen großen Teil dieser Arbeiten aus und bezahlt für diese über die Lizenzgebühren, meist monatlich, einen entsprechenden Beitrag. 

Daten verlassen das Unternehmen

Damit nimmt man jedoch auch in Kauf, dass die Daten das eigene Haus verlassen. Hier ergeben sich oftmals viele datenschutzrechtliche Bedenken. Doch diese lösen sich weitestgehend schnell auf, wenn man sich etwas näher mit der Materie beschäftigt.

CRM-Auswahl: 3 Gründe für ein Online-CRM

Lassen Sie uns also einen genaueren Blick auf die Vorteile eines Online-CRM-Systems werfen und gleichzeitig auch mit einigen Vorurteilen aufräumen. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Übersicht einiger, wichtiger Vorteile eines Online-CRMs. Letztlich obliegt es jedem Unternehmen, im Einzelfall zu entscheiden, welches System die eigenen Kundenbeziehungsprozesse am Besten abbilden kann. Weiterführende Informationen zur Wahl eines CRM-Systems finden Sie auf der Seite CRM-Auswahl. 

1. Mobiler mit Online-CRM-Systemen

Ein entscheidender Vorteil von Online-CRM-Systemen ergibt sich aus deren Möglichkeit von überall auf diese zugreifen zu können. Heute wird das Homeoffice zu einer immer valideren Option für Arbeitnehmer und -geber. Um also Unternehmen langfristig am Markt bestehen zu können, gilt es auch den Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. 

War of Talents annehmen

Junge potentielle Bewerber legen zunehmend wert auf eben jene Flexibilität und eine moderne IT-Infrastruktur. Will man seiner Konkurrenz langfristig gewachsen sein, gilt es eben auch ein starkes zukunftsträchtiges Team aufzustellen. 

Außendienst deutlich effizienter gestalten

Doch auch Außendienstmitarbeiter profitieren massiv von der mobilen Nutzung des CRM-Systems. Viele Anbieter bieten sogar mobile Apps, also Versionen des CRM-Systems, optimiert für mobile Endgeräte. Mit diesen können Mitarbeiter von unterwegs aus, auf alle aktuellen Daten im CRM zugreifen. 

Geschäftsprozesse beschleunigen

Prozesse werden dadurch deutlich beschleunigt und können viel effizienter gestaltet werden. Der Außendienstmitarbeiter kann beispielweise neue Aufträge direkt in das System überführen und die entsprechenden Stellen im Innendienst direkt mit der Bearbeitung beginnen. Auch die Stammdaten können in Wartezeiten beispielsweise am Flughafen etc. gepflegt werden. Viele weitere Vorteile ergeben sich aus der mobilen Nutzung. 

2. Keine hohen Investitionen nötig

Ein weiterer Vorteil, der sich aus der Nutzung eines Online-CRM-Systems ergibt, betrifft das Bezahlmodell. Während man bei einer lokalen Lösung das System gänzlich erwerben und auf den eigenen Server installieren muss, bezieht man in der Cloud einfach die entsprechenden Leistungen und zahlt monatlich für die Anzahl der verwendeten Lizenzen und Funktionen. 

Nur zahlen was benötigt wird

Das macht Online-CRM-Systeme hinsichtlich der Nutzung auch deutlich flexibler. Man zahlt letztlich nur das, was man auch wirklich verwendet. Bei lokalen CRM-Systemen erwirbt man hingegen das komplette Paket, was hohe Investitionen zu Beginn erfordert. 

Gerade kleine Unternehmen profitieren

Alles was es braucht ist ein Internetzugang und entsprechende Endgeräte. So sind Online-CRM-Systeme gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen besonders attraktiv. Doch auch größere Konzerne nutzen zunehmend CRM-Systeme in der Cloud, schon allein auf Grund der hohen Flexibilität. 

3. Datenschutz oftmals sogar besser

Bei der Frage nach einem geeignetem CRM-System kommt es auch immer auf den Schutz der teils sensiblen und personenbezogenen Daten an. Bei der Verarbeitung dieser Daten muss zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass keine Dritten Zugang zu den Daten erhalten. Die Vorbehalte gegenüber Online-CRM-System sind jedoch weiterhin hoch in diesem Kontext. 

Datenschutz lokal nicht per se besser

Doch warum eigentlich? Sind die Daten auf einem lokalen Server wirklich besser geschützt? Das ist nämlich oftmals nicht der Fall. Gerade kleinere Unternehmen mit weniger Kapazitäten und geringerer IT-Expertise vernachlässigen den Schutz ihrer eigenen Server oft sträflich. Frei nach dem Motto, uns wird schon keiner angreifen, wird oftmals nur das Nötigste an Schutzmaßnahmen getroffen, da man als Ziel viel zu unattraktiv für Hacker sei. Und genau hier liegt die Krux. Viel zu häufig werden gerade kleine Unternehmen Opfer von Hackern und ebenso häufig merken sie es nicht einmal. 

Datenschutz als Service

Hier ist guter Rat teuer. Bezieht man jedoch sein CRM-System Online, so kann man sich diverse Schutzmaßnahmen der großen Anbieter sicher sein. Diese investieren Unsummen zum Schutz ihrer Server, die einzelne Unternehmen so nicht umsetzen könnten. 

Gesetze werden berücksichtigt

Auch wissen die großen Anbieter um die Gesetze und Vorgaben einzelner Länder und halten entsprechende Vereinbarungen bereit. Denn bei der Auslagerung der Daten darf nicht vergessen werden, dass das Unternehmen selbst final für den Schutz der Daten verantwortlich ist. Dementsprechend werden die Daten dann auch beim Anbieter gesichert. 

Fazit - Online-CRM-Systeme bieten viele Vorteile

Mit Online-CRM-Systemen profitieren Unternehmen gleich auf mehreren Ebenen. Sie sind deutlich flexibler und passen sich dem Wachstum des Unternehmens optimal an. Wächst das Unternehmen, bucht man einfach mehr Lizenzen hinzu, bedarf es partiell weniger Lizenzen, wählt man diese einfach ab. Man zahlt letztlich nur das, was man auch wirklich benötigt. 

Auch hinsichtlich des Datenschutzes, sind Online-CRM-System viel besser als ihr Ruf. Oftmals kann hier sogar ein deutlich besserer Schutz der Daten gewährleistet werden, als bei lokalen Systemen. Die Expertise und die Maßnahmen, die von einem Cloud-Anbieter getroffen werden, übersteigen die eines Unternehmens bei Weitem. 

Unternehmen, ganzgleich welcher Branche oder Größe, sollten daher Online-CRM-Systeme nicht kategorisch ausschließen, sondern sich mit den diversen Vorteilen auseinandersetzen, ehe sie eine Entscheidung für oder gegen diese Option treffen.