3 Eigenschaften einer Agentur-Software

Vom Projektmanagement bis Social CRM: Über diese Eigenschaften sollte eine Software für Agenturen verfügen.

Unternehmen jeder Branche haben spezifische Anforderungen an eine geeignete CRM-Software. Im Folgenden wollen wir uns näher mit den Anforderungen von Agenturen auseinandersetzen und aufzeigen, welche Voraussetzungen eine CRM-Software für Agenturen erfüllen sollte bzw. über welche Eigenschaften sie verfügen sollte.

Inhaltsverzeichnis

Branchenspezifische Software für Agenturen

Ist eine Software nicht speziell auf die Branche des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet, kann es zu Problemen kommen. Besonders bei sehr spezifischen Prozessen kommt eine branchenferne CRM-Software schnell an ihre Grenzen.

Die Folge sind Ineffizienzen bedingt durch mangelnde Automatisierung und Medienbrüche. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen bei der Wahl einer CRM-Software auf Anbieter und Systeme konzentrieren, welche sich auf ihre Branche spezialisiert haben und somit mit den branchenspezifischen Anforderungen vertraut sind. Welche das im Fall von Agenturen sind, soll im Folgenden einmal näher beleuchtet werden. 

Ein Blick auf Agenturen

Zunächst einmal sollte herausgestellt werden, dass unter dem Schirmbegriff "Agenturen" viele unterschiedliche Spezialisierungen zusammengefasst werden. Daraus resultieren wiederum auch andere Anforderungen an eine geeignete Softwarelösung. Im Folgenden sollen daher zunächst wichtige Arten von Agenturen aufgegriffen werden, um im Anschluss die jeweiligen Anforderungen und Funktionen aufzuarbeiten.

Marketing-Agenturen: Unterschiedliche Spezialisierungen 

Viele unternehmerisch betriebene Agenturen sind im Bereich Marketing oder PR tätig. Von der klassischen Full-Service-Marketingagentur über Internet- und PR-Agenturen bis hin zu Dialogmarketing- und Mediaagenturen deckt das Agenturwesen in diesem Bereich eine ganze Bandbreite an Dienstleistungen ab. Darüber hinaus ist zudem zwischen Vermittlungsagenturen und Interessenagenturen zu differenzieren.

Vermittlungsagenturen: Versicherungen & Co.

Das Kerngeschäft einer Vermittlungsagentur besteht im Zusammenführen zweier Parteien mit dem Ziel eines Vertragsabschlusses. Beispiele für Unternehmen dieser Spezialisierung sind

  • Künstleragenturen,
  • Versicherungsagenturen,
  • Mitfahrzentrale,
  • Modelagenturen,
  • u.v.m.

Interessenagenturen

Eine Interessenagentur vertritt, wie der Name bereits suggeriert, die Interessen einer Partei. So vertreten Literaturagenten beispielsweise die Interessen des Schriftstellers gegenüber Verlagen.

Gemeinsamkeiten

Obgleich jede Spezialisierung eigene Anforderungen an eine geeignete CRM-Software hat, zeichnen sich unternehmerisch betriebene Agenturen aller Art durch zahlreiche Gemeinsamkeiten aus, welche sich auch im Anforderungsprofil an eine Unternehmenssoftware widerspiegeln.

So ist jede Agentur unabhängig von ihrem Kerngeschäft vornehmlich Dienstleister. Entsprechend hoch ist auch der Stellenwert einer ausgereiften CRM-Strategie, um die Dienstleistungsmentalität der Agentur auch gegenüber Kunden widerzuspiegeln.

3 Eigenschaften einer Agentur-Software

Doch welche Funktionen spielen dabei softwareseitig eine besonders große Rolle? Im Folgenden sollen 3 konkrete Funktionen beleuchtet werden, von denen viele Agenturen im Bereich des Kundenbeziehungsmanagements besonders profitieren können.

Da letztlich jedoch jede Agentur individuelle Anforderungen mitbringt, lassen sich diese Funktionen nicht in Gänze pauschal in jedes Anforderungsprofil integrieren.

1. Projektmanagement

Agenturen aller Art arbeiten zumeist projektbasiert. Sie vertreten und unterstützen zahlreiche Kunden bzw. Klienten zugleich, welche jeweils andere Anforderungen mitbringen. Damit eine hohe Kundenzufriedenheit gewährleistet werden kann, stehen Agenturen vor der Herausforderung, den Überblick über jedes Projekt zu behalten.

Betreut ein einzelner Projektmanager dabei zwischen 30 und 40 Kunden, ist dies ohne ganzheitliche, softwareseitige Unterstützung kaum möglich. Aus diesem Grund sollte eine CRM-Software für Agenturen über ein integriertes Projektmanagement-Modul verfügen, mittels welchen Projektmanager stets den Überblick über alle akuten und zukünftigen Projekte haben. Konkret sind dabei die folgenden Funktionen von Vorteil:

  • Aufgabenverwaltung,
  • Planung (bspw. mittels Meilenstein-Methode),
  • Kommunikation und Kollaboration (Chat-Funktionen etc.) und
  • Zeiterfassung.

2. Analysen und Reports 

Analysen und Berichte sind für Unternehmen zahlreicher Branchen von Mehrwert. Insbesondere im projektbasierten Agenturalltag sind sie jedoch nicht nur für die interne Evaluierung eigener Prozesse von Relevanz. Softwareseitig-generierte Berichte können von Agenturen genutzt werden, um dem Kunden den aktuellen Projektverlauf bzw. -Erfolg anschaulich darzulegen.

Verwandt: Was ist analytisches CRM?

Die regelmäßige Bereitstellung eines Berichts des aktuellen Projekterfolges hält Kunden nicht nur über den Verlauf des Projektes auf dem Laufenden, sondern signalisiert ihm gegenüber auch unternehmerisches Engagement.

3. Social CRM 

Bei Social CRM handelt es sich um die Nutzung sozialer Netzwerke zur Erweiterung und besseren Auslegung der CRM-Strategie auf deren Nutzer. Insbesondere für Agenturen, deren Portfolio Social-Media-Marketing beinhaltet, hat Social CRM einen hohen Stellenwert. Eine bloße Präsenz auf sozialen Netzwerken reicht dabei nicht aus. Vielmehr geht es darum, soziale Netzwerke auf allen Ebenen in die bestehende CRM-Strategie zu integrieren.

Kanalübergreifende Kundenkommunikation

Dabei geht es nicht nur um die Repräsentation der Agentur auf sozialen Netzwerken. Vielmehr handelt es sich um zusätzliche Kanäle, über welche Kunden mit Unternehmen in Kontakt treten können. Die Kundenkommunikation ist dabei nicht als Monolog, sondern Dialog zu verstehen. Die daraus entstehenden Daten könnten dann im analytischen CRM berücksichtigt werden, um eine möglichst vollständige 360°-Kundensicht zu erreichen.

Weitere Funktionen

Schließlich spielen auch im Agentur-Kontext viele, weitere Funktionen eine wesentliche Rolle. Darunter auch die gern genannten Kernbereiche des Customer Relationship Managements: Vertrieb/Sales, Marketing und Kundenservice.

Beschäftigte einer Versicherungsagentur arbeiten darüber hinaus beispielsweise häufig im Außendienst. In diesem Fall bedarf es einer mobil verfügbaren CRM-Software. Letztlich zeichnet sich jede Agentur durch eigene Anforderungen an eine passende CRM-Software aus.

Auswahl einer geeigneten Agentur-Software

Agenturen auf der Suche nach einer passenden Software sollten sich an erster Stelle immer intensiv mit ihren eigenen Anforderungen auseinandersetzen. Dabei geht es nicht vorrangig darum, dass die Software beispielsweise ein vermeintlich gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben sollte.

Stattdessen kommt es darauf an, dass die Software alle spezifischen CRM-Prozesse des Unternehmens über alle Kanäle hinweg umfassend abbilden können sollte. Auch sollten sich Agenturen mit dem Budget befassen. Bei lokalen Lösungen ist dabei mit einer durchschnittlich höheren Anfangsinvestition zu rechnen. Bei Cloud-Lösungen sollten Agenturen die Kosten pro Nutzer/pro Monat bedenken.

Per Software-Vergleich zum passenden Anbieter

Agentursoftware-Anbieter haben sich auf die Anforderungen der Branche spezialisiert und wissen um die Herausforderungen und potenzielle Fallstricke im Projekt. Im CRM-Vergleich haben Agenturen auf der Suche nach einer Lösung die Möglichkeit, den Markt anhand der zuvor von ihnen definierten Kriterien zu sondieren und potenzielle Anbieter herauszufiltern.

Fazit: Die richtige CRM-Software für den hektischen Agenturalltag

Es wird deutlich, dass Agenturen abgängig von ihrem jeweiligen Kerngeschäft abweichende Anforderungen an eine geeignete CRM-Software haben. So gibt es beispielsweise grundlegende Unterschiede zwischen dem Anforderungsprofil eines Immobilienmaklers und dem eines Literaturagenten.

Dienstleistungsmentalität nach außen tragen

Letztlich handelt es sich jedoch bei allen Agenturen unabhängig vom ihrer jeweiligen Spezialisierung um Dienstleister. Um eine starke Dienstleistungsmentalität gegenüber dem Kunden zu kommunizieren, sind eine ganzheitliche CRM-Strategie und somit auch die Nutzung einer geeigneten CRM-Software unabdingbar.

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