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Wie die CRM-Software Ihr Projektmanagement unterstützt

Mit der CRM-Software lassen sich viele Bereiche des Projektmanagements deutlich besser organisieren. Wie genau, zeigen wir Ihnen hier.

Wer an CRM-Systeme denkt, denkt unweigerlich an eine Kundenkontaktverwaltung zur Verbesserung des hauseigenen Kundenservice. Dass eine CRM-Software weit mehr kann und auch das interne Projektmanagement massiv unterstützt, wissen hingegen wenige. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal etwas genauer mit den Möglichketen einer CRM-Software für das Projektmanagement auseinandersetzen und aufzeigen, was genau ein Unternehmen aus dieser ziehen kann. Zuvor jedoch befassen wir uns mit CRM-Systemen im Allgemeinen und werfen einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise diese Anwendungen.

Das hilft uns dabei besser verstehen zu können, wo genau das Projektmanagement innerhalb der CRM-Software ansetzt und wie dieses letztlich im Kontext der Anwendung funktioniert. Im Anschluss daran gehen wir dann auf eben jenes Modul des Projektmanagements ein und stellen die konkreten Vorteile dieses Tools für Unternehmen dar. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist CRM-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung CRM wird das Customer-Relationship-Management beschrieben.

Dieses befasst sich im Kern mit der Organisation und Verwaltung aller Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um die Kunden langfristig an ihr Geschäft zu binden.

Auf sich immer weiter globalisierenden Märkten wächst der Konkurrenzdruck stetig und der Kunde rückt mehr und mehr in den Fokus des unternehmerischen Handelns. 

Kundenerwartungen gerecht werden

Die Erwartungen der Kunden lassen sich längst nicht mehr einfach durch hohe Qualität und ein gutes Preis-Leistungsverhältnisses erfüllen.

Heute bedarf es zusätzlich eines hervorragenden Kundenservices und einer ganzheitlich gestalteten Customer-Experience.

Zudem ist es wichtig auf die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden proaktiv einzugehen. 

Dazu ist es jedoch zunächst einmal wichtig die Wünsche der Kunden zu kennen.

Da kaum ein Unternehmen die eigene Kundschaft noch persönlich kennt, bedarf es anderer Mittel diese und deren Wünsche kennenzulernen. An dieser Stelle kommen CRM-Systeme ins Spiel. 

Alle Daten an einem Ort

Eine CRM-Software führt sämtliche Kunden- und Kontaktdaten auf einer zentralen Datenbank zusammen und speichert diese in speziellen Kundenakten ab.

So hat jeder Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf alle aktuellen und auch historischen Daten zu den jeweiligen Kunden. Das hilft vor Allem dem Kundenservice direkt um eingehende Kundenanfragen schneller und besser bearbeiten zu können. 

Wie ist eine CRM-Software technisch aufgebaut?

Grundsätzlich setzt sich eine CRM-Software aus einzelnen Modulen zusammen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich abdecken. Zudem kann unterschieden werden zwischen

  • analytischem Teil
  • operativem Teil
  • und kommunikativen Teil

innerhalb der CRM-Software. Der analytische Teil der CRM-Software wertet die in der Datenbank gespeicherten Daten systematisch aus und liefert neue Erkenntnisse zum Kaufverhalten der Kunden.

Der operative Teil der CRM-Software befasst sich im der Verbesserung und effizienteren Gestaltung der Geschäftsprozesse des Unternehmens in diesem Feld, während der kommunikative Teil der Lösung den Fokus auf die Kommunikation zu den Kunden legt. 

Module einer CRM-Software

Jedem dieser Teile sind verschiedene Module mit verschiedenen Funktionen zuzuordnen. In einer klassischen CRM-Software finden sich oftmals die folgenden Module an: 

  • Call Center
  • Kontaktverwaltung
  • Kundendienst
  • Marketing
  • Berichte
  • Vertrieb
  • Projektmanagement

Was ist der Unterschied zwischen Cloud und On-Premises CRM?

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module direkt, andere Unternehmen verlangen nach weit mehr Funktionen, als den hier angeführten.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs, sondern auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell der angebotenen Lösung unterscheiden sich CRM-Lösungen voneinander.

So finden sich am CRM-Markt Lösungen dieser vier Modelle:

  • Cloud-CRM
  • On-Premises-CRM
  • Gehostetes CRM
  • Hybride CRM

Klassischerweise erwarb man die Software vom Anbieter und installierte diese auf den hauseigenen Servern.

Die Wartung und Instandhaltung war dann auch Sache der Anwender. Mit dem Aufkommen der Cloud wurden fortan auch immer häufiger CRM-Systeme als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. 

Das Software-as-a-Service Modell

Die Software wird bei diesem Modell in der Cloud bereitgestellt und kann über einen entsprechenden Zugang genutzt werden.

Es bedarf keiner eigenen Server und auch die Wartung und Instandhaltung entfällt auf den Anbieter der Cloud-CRM.

Der vermeintliche Nachteil dieser Variante, die Daten verlassen das Unternehmen und werden auf Servern gespeichert, die Ihren Standort wohlmöglich im Ausland haben.

An dieser Stelle ergeben sich datenschutzrechtliche Fragen.

Kosten einer CRM-Software

Auch in Bezug auf die Kosten unterscheiden sich die beiden Varianten voneinander.

Während man bei einer On-Premises-CRM das ganze System erwirbt und dieses auf den hauseigenen Servern installiert, zahlt man bei einer CRM-Software aus der Cloud meist einen monatlichen Betrag entsprechend der genutzten Lizenzen. 

Abhängig vom Unternehmen selbst

Für welche Variante man sich letztlich entscheidet, hängt auch immer stark von den eigenen Begebenheiten und den konkreten Zielen im Unternehmen ab.

Gerade kleinere Unternehmen ohne eigene breite IT-Infrastruktur und der notwendigen Expertise in den eigenen Reihen greifen gern auf dieses Modell zurück. Nicht zu Letzt auf Grund der wegfallenden Anfangsinvestitionen. 

Wie unterstützt eine CRM-Software das Projektmanagement?

Kommen wir zum Kern dieses Artikels, dem Projektmanagement. Als Projektmanagement bezeichnet man allgemein hin das Initiieren, Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten. Viele Unternehmen arbeiten heute projektbasiert.

Teilweise auch ausschließlich. Das führt dazu, dass viele Projekte in einem Unternehmen parallel zueinander verlaufen und gemanagt werden müssen. 

Unterstützung durch die CRM-Software

Ohne entsprechende softwareseitige Unterstützung, ein kaum zu bewältigendes Unterfangen.

CRM-Software-Systeme verfügen über zahlreiche Funktionen, die das Projektmanagement in einem Unternehmen maßgeblich unterstürzen.

Werfen wir einen Blick auf ein paar dieser Funktionen und stellen dabei deren konkreten Nutzen in der Praxis heraus.

Projekte einfach und schnell planen

Zu Beginn eines jeden Projektes steht die Projektplanung. Mit der CRM-Software lassen sich Projekte einfach anlegen und in einzelne Projektbausteine gliedern. Zudem lassen sich verschiedenste Aufgaben und Meilensteine planen.

Dazu können auch Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projektaufgaben definiert werden und diesen die jeweiligen Ressourcen zugeordnet werden.

Gannt-Diagramme und weitere Tools

Ebenso ist es möglich über das System auf Gantt Diagramme zurückzugreifen und diese anzufertigen.

Gantt-Diagramme sind ein Instrument des Projektmanagements in denen sich eine zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch darstellen lässt.

So haben immer alle im Team direkt im Blick, welche Aufgaben wann anstehen und was nach zu tun ist, ehe eine Aufgabe abgeschlossen werden kann. 

Ebenfalls lassen sich sämtliche Meetings und auch Telefonkonferenzen und Termine mit der CRM-Software planen.

Das System kann alle Kalender der Beteiligten synchronisieren und automatisch nach freien Terminen suchen und diese eintragen.

Projekte bestmöglich und übersichtlich verwalten

Sind Projekte geplant, gilt es den Projektablauf zu verwalten und sicherzustellen, dass alle geplanten Schritte reibungslos ablaufen.

In der zentralen Projektverwaltung werden alle Projekte übersichtlich dargestellt.

So erhält man eine Übersicht über alle wichtigen Informationen zum Beispiel über den Status eines Projektes, den Kunden, den Budgets oder auch den einzelnen Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams. 

Ebenfalls zeigt das System direkt an, wenn es bei einem Projekt zu Verzögerungen kommt.

Sollte der zuvor definierte Zeitrahmen überschritten werden, warnt das System direkt und entsprechende Maßnahmen können schnell ergriffen werden.

Projekte abrechnen und Zeiten erfassen

In Projekten ist es immer auch wichtig genau nachzuhalten, wie viel Zeit von welchem Mitarbeiter in welches Projekt geflossen ist.

So lassen sich mit der CRM-Software Stunden direkt auf Projektaufgaben buchen.

Alle Projektteilnehmer können ganz einfach im System ihre Zeiten erfassen uns diese den unterschiedlichen Aufgaben zuordnen.

Sollte der Budgetrahmen drohen gesprengt zu werden, warnt das System eigenständig.

Integrierte Zeiterfassung für alle Mitarbeiter

So lassen sich aus den gebuchten Stunden letztlich automatisch Rechnungen erstellen.

Mit einer integrierten Zeiterfassung lassen sich alle bestätigten Stunden eines Projektes auch zu Zwischenrechnungen oder Monatsabrechnungen nutzen.

Auch Anpassungen in der Rechnungsstellung können im CRM-System individuell vorgenommen werden. 

Die wichtigsten CRM-Funktionen für das Projektmanagement

All diese Vorteile lassen sich softwareseitig durch konkrete Funktionen realisieren. Dazu zählen: 

1. Budgetierung

So ermöglichst es beispielsweise eine CRM-Software mit integrierten Budgetierungs-Funktionen, im Rahmen der Planung eine fundierte, realistische Einschätzung für das Projektbudget zu treffen. 

2. Rechnungsstellung

Funktionen aus dem Bereich der Rechnungsstellung unterstützen Unternehmen auf operativer bzw. administrativer Ebene, indem der manuelle aufwand bei der Rechnungserstellung durch softwareseitige Automatisierungen reduziert wird. 

3. Gruppenkommunikation

An Projekten sind unterschiedliche Akteure beteiligt. Funktionen zur Gruppenkommunikation schaffen Transparenz und Einheitlichkeit bei der Gruppenkommunikation, sodass alle Beteiligten zu jeder Zeit auf dem neusten Stand sind. 

4. Kundenportal

Auch die Kommunikation bzw. Interaktion mit Kunden kann über eine CRM-Software für das Projektmanagement optimiert werden.

Realisierbar ist dies beispielsweise über ein Kundenportal.

5. Planung

Die Planung legt das Fundament für ein reibungsloses Projekt.

Funktionen aus dem Bereich der Planung sollten Unternehmen dementsprechend eine Planung anhand mehrerer Funktionen ermöglichen. 

6. Stundenzettel

Manuell-erstellte Stundenzettel sind auch außerhalb des Projektmanagements ineffizient und aufgrund der manuellen Komponente fehleranfällig.

Aus diesem Grund kann eine adäquate CRM-Software unternehmen durch die Erstellung digitaler Stundenzettel unterstützen. 

7. Zeitregistrierung

Eine softwareseitige Zeitregistrierung ist nicht nur bei der Arbeitszeiterfassung zwecks Lohnbuchhaltung und Personalplanung von Relevanz.

Auch bei der Erstellung von Rechnungen ist hier die durch das System geschaffene Transparenz von Vorteil. 

8. Fortschrittsüberwachung

Um unmittelbar auf potenzielle Verzögerungen oder Probleme reagieren zu können, müssen diese zunächst bemerkt werden.

Über eine integrierte Fortschrittsüberwachung können Projektverantwortliche zu jeder Zeit nachvollziehen, ob der zeitliche Rahmen eingehalten oder Handlungsbedarf besteht. 

Fazit: Projektmanagement mit dem CRM-System übersichtlich machen

Mit einer CRM-Software lässt sich das Projektmanagement in vielen Bereichen deutlich übersichtlicher gestalten, verwalten und abschließen.

Bereits bei der Projektplanung kann auf das CRM-System und die darin enthaltenden Daten zurückgegriffen werden. So lassen sich Projekte mit diversen Vorlagen im System schnell und einfach planen. 

Während des Projektes können alle Schritte einfach und übersichtlich nachvollzogen und somit überwacht werden.

Kommt es an einer Stelle zu Verzögerungen oder droht der Budgetrahmen aus dem Ruder zu laufen, kann das System automatisch davor warnen und entsprechende Handlungsoptionen vorschlagen. 

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