Was ist Planungssoftware?

Eine Planungssoftware ermöglicht es Ihnen, Ihre betrieblichen Ressourcen vollumfänglich auszuschöpfen und nachhaltiger sowie kostenschonender zu wirtschaften.

Wir befinden uns im Zeitalter der Veränderung. Sowohl die Globalisierung als auch der Klimawandel prägen das 21. Jahrhundert maßgeblich. Dies hat auch Auswirkungen auf die Wirtschaft und das unternehmerische Handeln. So kann es sich kaum ein Betrieb heutzutage noch leisten, Ressourcen zu verschwenden. Einerseits ist eine ineffiziente Nutzung verfügbarer Ressourcen schlichtweg nicht wirtschaftlich. Andererseits beeinflussen nachhaltige Geschäftspraktiken zunehmend die Kaufentscheidung von Kunden.

Mithilfe einer Planungssoftware sind Betriebe in der Lage, ihre Ressourcen gezielter und vor allem effizienter zu planen und zu steuern sowie deren Verwendung zu überwachen. Auf diese Weise lassen sich freie Kapazitäten schaffen, welche dann wiederum zielführender eingesetzt werden können. Wichtig ist dabei, dass die zum Einsatz kommende Software auch zum eigenen Unternehmen passt. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit Planungssoftware befassen und aufzeigen, wie Unternehmen von der Nutzung eines geeigneten Systems profitieren können.

Inhaltsverzeichnis 

• Definition
• Vorteile
• Funktionen
• Auswahl
• Fazit

Was ist Planungssoftware? 

Eine Planungssoftware ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und alle dafür notwendigen Ressourcen gezielt zu planen und zu steuern. Dazu werden all diese Prozesse zunächst digital abgebildet. Die Daten werden auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Alle beteiligten Akteure erhalten dann über das System Zugriff darauf.

Auf diese Weise wird die Kommunikation von Mitarbeitern abteilungsübergreifend optimiert und transparenter gestaltet. Da alle Mitarbeiter mit denselben Daten im selben System arbeiten, wird Fehlern vorgebeugt. Zudem gibt es gesonderte Planungssoftware für unterschiedliche Schwerpunkte, wie beispielsweise:

• Warenwirtschaft,
• Projektmanagement,
• Personalplanung,
• Produktion oder
• Veranstaltungsmanagement.

Das Projektmanagement kann jedoch beispielsweise auch mithilfe einer CRM-Software abgewickelt werden. „CRM“ steht dabei für Customer Relationship Management; zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement oder auch Kundenpflege. Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung, mittels derer sich sämtliche Kundenbeziehungsprozesse steuern und optimieren lassen. Die Aufgabenbereiche Warenwirtschaft, Personalplanung und Produktion fallen hingegen in der Regel in das Funktionsspektrum einer ERP-Software. Sie wird auch als „Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur“ bezeichnet, da sie sich für die zentrale Verwaltung und Steuerung aller betriebseigenen Prozesse nutzen lässt.

Vorteile einer Planungssoftware 

Aus der Nutzung einer Planungssoftware können sich Unternehmen zahlreiche Vorteile ergeben. Im Folgenden wollen wir daher einmal exemplarisch einen Blick auf einige wichtige Mehrwerte werfen:

Ressourceneinsparung 

Bei der Einsparung von Ressourcen handelt es sich um den wohl wichtigsten, potenziellen Vorteil einer Planungssoftware. Sie ermöglicht es Betrieben, ihre Prozesse deutlich schlanker und effizienter und somit auch ressourcenschonender aufzusetzen. Dabei kommen unter anderem auch softwareseitige Automatisierungen zum Einsatz. Ineffizienzen und Verschwendungen lassen sich über das System gezielt aufdecken und ressourcensparender aufsetzen. Auf diese Weise lassen sich auf sämtlichen Ebenen des Unternehmen Ressourcen einsparen und stattdessen an anderer Stelle gewinnbringend einsetzen.

Optimierte Kommunikation und Kollaboration 

Darüber hinaus lassen sich mit einer Planungssoftware die Kommunikation und Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows erheblich verbessern. Durch die zentrale Ausrichtung einer Planungssoftware werden bestehende Datensilos aufgebrochen. Alle wichtigen Informationen, Daten und Dokumente stehen allen Beteiligten stattdessen auf einer zentralen Plattform zur Verfügung.

Niedrigere Fehlerquoten 

Durch die Optimierung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit lassen sich zudem Fehlerquoten erheblich senken. Durch die zentrale Ausrichtung des Systems sind alle Mitarbeiter immer auf dem neusten Stand. Durch softwareseitige Automatisierungen entfällt zudem die Notwendigkeit der manuellen Datenübertragung und doppelten Datenpflege. Auf diese Weise werden Übertragungsfehler vermieden.

Entlastung der Mitarbeiter 

Gleichsam sorgt dies dafür, dass Mitarbeiter zusätzliche Kapazitäten erhalten, um sich zielführenderen bzw. erfüllenderen Aufgaben anzunehmen. Dies sorgt wiederum dafür, dass die Attraktivität der Arbeitsplätze steigt und der Zugang zu Fachkräften verbessert wird.

Fortschrittsüberwachung 

Durch die zentrale Überwachung alle Prozesse lassen sich auch Fortschritte einfach nachvollziehen. Dabei spielen unter anderem personalisierbare Dashboards eine wichtige Rolle. Gerät ein Prozess ins Stocken, wird dies schnell ersichtlich. So können schnell und gezielt entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um eventuelle Verzögerungen zu vermeiden. So wird sichergestellt, dass Fristen und Liefertermine eingehalten werden.

Darüber hinaus lassen sich noch viele, weitere Vorteile anführen. Grundsätzlich lässt sich jedoch festhalten, dass Planungssoftware Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen erheblich optimieren kann.

5 Funktionen einer Planungssoftware

Wie bereits an früherer Stelle erwähnt gibt es gesonderte Planungssoftware für unterschiedliche Anwendungsbereiche. Aus diesem Grund lässt sich nicht gänzlich pauschalisieren, über welche Funktionen eine Planungssoftware in der Regel verfügt. Je nach Einsatz- und Aufgabenbereich können die Kernfunktionen variieren. Im Folgenden wollen wir daher einmal exemplarisch einen Blick auf einige, mögliche Funktionen einer Planungssoftware werfen, ohne dass dabei Anspruch auf Vollständigkeit erhoben wird.

Personalplanung 

Mitarbeiter gehören zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, dass diese Ressourcen zielführend eingesetzt werden. Dabei müssen sowohl eine Überlastung als auch eine mangelnde Auslastung vermieden werden. Zugleich müssen Personalressourcen so eingesetzt werden, dass jeder Mitarbeiter sein volles Potenzial ausschöpfen und seine Qualifikationen gezielt einbringen kann. Eine Personalplanungssoftware hilft Unternehmen dabei. 

Projektmanagement 

Das Projektmanagement fällt, anders als viele andere mögliche Schwerpunkte von Planungssystemen, nicht selten in den Aufgabenbereich einer CRM-Software. Projektmanagement-Software kann daher entweder als gesondertes System oder auch als Modul einer CRM-Software genutzt werden. Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, können mithilfe einer derartigen Systems alle laufenden und anstehenden Projekte im Überblick behalten. Dabei können sie softwareseitig durch ein Multi-Projektmanagement unterstützt werden. Durch Analysefunktionen; beispielsweise als Teil der CRM-Software; können Unternehmen zudem aus vergangenen Projekten lernen.

Warehouse Management (WMS) 

Warehouse Management Systeme (WMS) sind in der Lage, sämtliche Warenströme eines Unternehmens digital abzubilden. Auf diese Weise lässt sich von einer zentralen Stelle aus nachverfolgen, welche Artikel für welchen Prozess wann eingeplant sind. Im Lager lassen sich so die Bestände optimieren, da nur noch die Mengen vorgehalten werden, die auch tatsächlich benötigt werden. So lässt sich auch deutlich genauer planen, wann eine Nachbestellung aufgegeben werden muss.

Produktionsplanung

Die Lagerverwaltung ist eng mit der Produktionsplanung verbunden. Über die Produktionsplanung lassen sich alle Prozesse rund um die Fertigung von Artikeln digital darstellen und zentral steuern. Auch geben Maschinendaten Aufschluss über die derzeitige Performance. So können Rückschlüsse auf die derzeitige Auslastung der Produktion gezogen werden. Auf diese Weise lässt sich erkennen, welche Aufträge angenommen und zu welchen Zeitpunkten sie fertiggestellt werden können.

Finanzbuchhaltung und Controlling 

Darüber hinaus lassen sich auch alle finanziellen Bewegungen in einem Buchhaltungsmodul digital abbilden und von dieser Stelle aus steuern. Dies gilt sowohl für operative Buchhaltungsprozesse als auch für das strategische Controlling. Ein integriertes Reporting bzw. Berichtswesen gibt hier Aufschluss darüber, wie es um die derzeitige finanzielle Situation eines Unternehmens steht.

Auswahl der Planungssoftware 

Vielen Unternehmen fällt es nicht leicht, eine passende Planungssoftware für die eigenen Zwecke zu finden. Zu vielfältig ist der Softwaremarkt. Die Wahl eines geeigneten Systems sollte jedoch nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware kann sich letztlich nur dann entfalten, wenn sie alle betriebseigenen Prozesse auch vollumfänglich digital abbilden kann. Sofern es sich um effiziente Prozesse handelt, sollte das System immer an das Unternehmen angepasst werden und nicht umgekehrt.

Schnittstellen 

Neben dem Funktionsumfang sind auch eventuell benötigte Schnittstellen bei der Softwaresuche zu berücksichtigen. In Bezug auf eine Planungssoftware spielen dabei insbesondere CRM- und ERP-Software eine wichtige Rolle. In Kombination mit einer Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem lassen sich so sämtliche betriebliche Prozesse vollumfänglich digital abbilden und steuern.

Lastenheft erstellen 

Es wird deutlich, dass sich Unternehmen auf der Suche nach einem geeigneten Planungssystem daher zunächst intensiv mit ihren eigenen Anforderungen auseinandersetzen sollten. Diese können dann in Form eines Lastenheftes festgehalten werden. Das Lastenheft dient dann an späterer Stelle im Softwareprojekt als wichtige Entscheidungsgrundlage.

Fazit: Effizientere Geschäftsprozesse dank Planungssoftware 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Planungssoftware Geschäftsprozesse erheblich optimieren kann. Durch die effizientere Gestaltung bestehender Prozesse werden wertvolle Ressourcen eingespart, welche dann wiederum an anderer Stelle im Unternehmen zielführender eingesetzt werden können.

Auf dem Markt findet sich zudem unterschiedliche Planungssoftware für unterschiedliche Zwecke. So lässt sich für jedes Unternehmen eine geeignete Business Software identifizieren, die ihnen bei der Planung verschiedenster betrieblicher Abläufe hilft.