In 5 Schritten zum eigenen Sales Activity Management

Wie Sie mit Sales Activity Management Ihre Vertriebsperformance optimieren können. Und, wie sie es im eigenen Betrieb implementieren.

Für Sales Teams ist es von entscheidender Bedeutung, ihre Vertriebsprozesse systematisch abzubilden. Vom ersten Kontakt bis zum Abschluss: Was läuft gut und wo gibt es Optimierungsbedarf? Alles steht und fällt mit einem realistischen Blick auf die eigenen Prozesse. Daher ist es von besonderer Bedeutung, den Fortschritt Ihrer Vertriebsaktivitäten und die dort entsprechend gesetzten Ziele genau im Auge zu behalten.

Eine der Möglichkeiten, dies zu tun, ist das Sales Activity Management.

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• Vorteile
• Einführung
• Sales Activity Management & CRM
• Zusammenfassung

Definition: Was ist Sales Activity Management?

Sales Activity Management umfasst die Identifizierung, Nachverfolgung und Optimierung wichtiger Vertriebsaktivitäten. Es lässt sich somit mit "Management der Vertriebsaktivitäten" übersetzen. Ziel ist es dabei, die Sales Performance und so letztlich auch den Umsatz zu steigern. Im Alltag sind Vertriebsmitarbeiter in der Regel hauptsächlich damit beschäftigt, Besprechungen abzuhalten, Telefonate zu führen und Leads zu bearbeiten.

Beim Sales Activity Management begibt man sich sozusagen auf eine Meta-Ebene. Es geht um das Management eben dieser Aktivitäten, wobei der Fokus auf den zielführendsten liegt. So entsteht eine effiziente, einheitliche Arbeitsweise, die auf Umsatzmaximierung abzielt (Bob Marsh, HubSpot.com, 12. April 2023).

Die Vorteile des Sales Activity Managements

Werfen wir einen Blick darauf, welche Vorteile das Management von Vertriebsaktivitäten mit sich bringen kann. 

Optimierung von Prozessen

Es wird sichergestellt, dass der Fokus auf die wichtigsten Aktivitäten gelegt wird. Indem Sie sich an Best Practices orientieren und eine eigene Erfolgsformel entwickeln, verschlanken und verbessern Sie die Prozesse Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Denn sie wissen genau, was zu tun ist, und haben klare, erfolgsversprechende Richtlinien, an denen sie sich tagtäglich orientieren können. Ein Beispiel für eine derartige Prozessoptimierung kann beispielsweise die Einführung eines Lead-Scoring-Systems sein. Vertriebsmitarbeiter werden so befähigt, vielversprechende Interessenten priorisiert anzusprechen. 

Ziele setzen und erreichen

Sich erreichbare und konkrete Ziele zu setzen, ist für jedes Projekt entscheidend, insbesondere im Bereich des Vertriebs. Stichwort: Ziele nach dem SMART-Prinzip. (S=Spezifisch, M=Messbar, A=Attraktiv, R=Realistisch, T=Terminiert).

Hier geht es sowohl um Ziele auf Mitarbeiter-Ebene, als auch um Ziele für die gesamte Abteilung. Die Nachverfolgung von Vertriebsaktivitäten hilft Ihren Mitarbeitern, ihre persönlichen und letztendlich auch die Teamziele zu erreichen. Eine genaue Nachverfolgung kann Motivation und Teamgeist steigern.

Steigerung des Umsatzes

Sales Activity Management soll letzten Endes dafür sorgen, die Sales Performance und somit auch den Umsatz zu steigern. Indem Sie die wichtigsten Aktivitäten definieren und regelmäßig überwachen, steigen die Chancen auf erfolgreiche Abschlüsse und somit auch einen höheren Umsatz.

Davon profitieren sowohl die zuständigen Vertriebsmitarbeiter (durch Provision & Co.), als auch das gesamte Unternehmen. Ein gezieltes Sales Activity Management ist somit auch im Interesse des gesamten Betriebes.

Transparenzsteigerung durch Analysen & Co.

Durch den Einsatz einer Sales Activity Management Software stellen Sie sicher, dass alle Vertriebsaktivitäten und die daraus resultierenden Ergebnisse übersichtlich abgebildet werden. Dies ermöglicht es Ihnen, zielführende Muster und Vorgehensweisen zu identifizieren. Dieses Wissen können Sie dann nutzen, um bestehende Aktivitäten zu verbessern und die Effizienz Ihrer Prozesse zu steigern.

Auch können Sie so beispielsweise leicht erkennen, wer die "Top-Performer" sind, und welche Strategien bzw. Taktiken sie nutzen. Letztlich kann so sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter sein volles Potenzial erreichen kann.

In 5 Schritten zum eigenen Sales Activity Management

Nachdem nun die Vorteile eines gezielten Sales Activity Managements verdeutlicht wurden, wollen wir einen Blick auf wichtige Bestandteile in der praktischen Umsetzung werfen.

1. Identifizieren Sie die wichtigsten Vertriebsaktivitäten

Um das Potenzial des Sales Activity Managements voll auszuschöpfen, müssen Sie herausfinden, welche Vertriebsaktivitäten für Sie am wichtigsten sind. Schließlich sind dies die Aufgaben, auf die sich Ihre Mitarbeiter hauptsächlich konzentrieren sollten. Dabei können die folgenden Punkte von Relevanz sein:

• Die Art und Weise, wie (potenzielle) Kunden angesprochen werden.
• Die Anzahl der Touchpoints, die erforderlich sind, um den Kunden vollständig durch die Vertriebspipeline zu führen (Siehe: Sales Funnel).
• Die Anzahl der neuen Leads pro Monat.

Achten Sie zudem darauf, dass alle das gleiche Softwaresystem verwenden. Das schafft Prozessübergreifende Transparenz und Standardisierung im Team. Insbesondere im Außendienst ist dabei auch eine mobile Verfügbarkeit der CRM-Software von großer Bedeutung, damit wichtige Daten auch beim Kunden vor Ort abrufbar sind..

2. Reverse Engineering des Verkaufsprozesses

Sind konkrete Ziele festgelegt, lässt sich herunterbrechen, wie diese erreicht werden können. Ein Bezug auf den zu erreichenden Jahresumsatz lässt sich so beispielsweise grob bestimmen, wie viele Deals welcher Größenordnung ein einzelner Sales Rep im Monat abschließen sollte. (Bob Marsh, HubSpot.com, 12. April 2023).

3. Unterteilung in Vertriebsgebiete

Mit Territory Management ist der Prozess gemeint, in dem ein Vertriebler bestimmte Segmente des Kundenstamms und der entsprechenden Zielgruppe verwaltet und analysiert. Dies geschieht oft auf der Grundlage des Standortes, kann jedoch auch anhand anderer Charakteristika erfolgen. Dabei spielen auch die individuellen Fähigkeiten und Erfahrungen des jeweiligen Sales-Mitarbeiters eine wichtige Rolle. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie im Artikel über das Territory Management.

4. Metriken und KPIs

Ohne Daten und Statistiken ist es unmöglich, das Potenzial ihrer Sales Activities voll auszuschöpfen. Stellen Sie also sicher, dass Sie über die relevanten Daten verfügen und analysieren Sie diese.

Auch an dieser Stelle kann eine CRM-Software Abhilfe schaffen. Übersichtliche Dashboards helfen dabei, die wichtigsten Kennzahlen stets im Blick zu behalten. So wissen Sie genau, was gut läuft, aber auch, in welchen Bereichen es Optimierungspotenziale gibt.

5. Ziele und Fortschritte (re-)evaluieren

Einmal gesteckt sind Ziele ein guter Richtwert. In Zeiten, die von schneller, externer Veränderung geprägt sind, ist es jedoch auch wichtig, die eigenen Ziele immer mal wieder zu evaluieren. Sowohl auf Mitarbeiter-Ebene, als auch für den gesamten Geschäftsbereich oder gar das Unternehmen. Dabei bedarf es auch einem globalen Blick auf den Betrieb und das Zusammenspiel der einzelnen Abteilungen untereinander.

Müssen Vertriebsziele vielleicht aktuell angepasst werden, weil der erhoffte Erfolg einer neuen Marketing-Kampagne ausgeblieben ist? Spielen andere externe Veränderungen oder vielleicht einfach saisonale Schwankungen eine Rolle? Und wie kann der betrieb am besten darauf reagieren, bzw. welche Ziele müssen vielleicht neu gesteckt werden.

Sales Activity Management mit dem CRM

Untersuchungen von Salesforce haben gezeigt, dass zunehmend nach technologischen Lösungen gesucht wird, um den Prozess des Sales Activity Managements zu unterstützen und softwareseitig voranzutreiben. Sales Leaders und Entscheidungsträger sind auf der Suche nach Möglichkeiten, Vertriebsaktivitäten digital nachzuverfolgen und zu überwachen, um das Team bestmöglich zu führen (SPOTIO.com, 13. Juni 2023).

Dabei spielen Systeme für das Customer Relationship Management (CRM) eine essenzielle Rolle. Die CRM-Software fungiert als zentrale Drehscheibe, über die Menschen kommunizieren und auf die neuesten Kundendaten zugreifen können, was sie zum perfekten Werkzeug für die Verwaltung Ihrer Vertriebsprozesse macht. 

Unternehmen auf der Suche nach einem passenden CRM-System können im Vergleichstool gezielt nach Lösungen filtern, die den Vertrieb unterstützen. Eine entsprechende Auswahl kann im liken Seitenmenü getroffen werden.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen mit dem Sales Activity Management ihre konkreten Vertriebsaktivitäten näher unter die Lupe nehmen kann. Dazu gehört die Überwachung von wichtigen Kennzahlen (KPIs) und Metriken ebenso wie der strategische Einsatz von Personal, sodass jeder Mitarbeiter sein volles Potenzial erfüllen kann.