Papierloses Büro mit der CRM-Software

Eine CRM-Software mit angebundenem DMS lässt das papierlose Büro zur Realität werden. Erfahren Sie mehr über das digitale Arbeiten mit CRM und DMS.

Als erklärtes Ziel vieler Unternehmen hat sich das „papierlose Büro“ im Laufe der Zeit zu einem bekannten Schlagwort entwickelt. Obgleich die digitale Transformation in vollem Gange ist, befinden sich nach wie vor zahlreiche Unternehmen am Anfang ihrer Bemühungen. Nach wie vor werden viele Prozesse analog und manuell abgewickelt. Doch ein papierbasiertes Büro ist im Zeitalter der Digitalisierung kein Zustand, der sich langfristig aufrechterhalten lässt. Dennoch sind viele Betriebe zu festgefahren oder es mangelt schlichtweg an Expertise oder Ressourcen, um in absehbarer Zeit Abschied vom Papier nehmen zu können.

Dabei können Dokumentenmanagementsysteme (DMS) schnelle und effizient einen Ausweg bilden. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit dem papierlosen Büro bzw. dem papierlosen Arbeiten mit dem DMS beschäftigen und aufzeigen, wie Unternehmen durch eine Verknüpfung von CRM und DMS die digitale Transformation in den eigenen Betrieb tragen. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist das papierlose Büro? 

Grundsätzlich beschreibt das papierlose Arbeiten bzw. das papierlose Büro die Vermeidung der Erstellung von Dokumenten in Papierform in betrieblichen Prozessen. Um dies zu realisieren, werden Daten bzw. Informationen ausschließlich in elektronischer Form gehalten. Einerseits bedeutet dies, dass elektronisch produzierte Daten auch in elektronischen Formaten gespeichert und verarbeitet werden. Andererseits müssen jedoch auch Daten, zu ursprünglich in analoger Ausführung vorlagen, nachträglich digitalisiert und in ein elektronisches System überführt werden.

Gründe für ein papierloses Arbeiten

Es gibt zahlreiche Argumente, die für die Umstellung auf ein papierloses Büro sprechen. Einerseits lassen sich durch die Digitalisierung analoger Prozesse Arbeit einsparen und Effizienz steigern. Mitarbeiter werden maßgeblich entlastet, sodass zusätzliche Personalressourcen für zielführendere Tätigkeiten frei werden. Darüber hinaus kann ein papierloses Büro auch zum Umweltschutz beitragen. So belasten sowohl Papier als auch Tintenpatronen die Umwelt. Zudem verursachen beide Positionen zusätzliche Kosten für das Unternehmen.

Außerdem ist das papierlose Büro platzsparender. Analoge Archive beanspruchen in der Regel viel Platz. Im Zuge der Umstellung auf ein papierloses Büro lassen sich altem staubige Aktenschränke abmontieren und es wird Platz für Neues geschaffen. Zu guter Letzt wird auch die Auffindbarkeit von Dokumenten durch ein papierloses Arbeiten verbessert. Digitale Suchfunktionen wie die Volltextsuche ermöglichen es Mitarbeitern, wichtige Dokumente binnen weniger Klicks und Sekunden aufzurufen. Gleichzeitig schafft der abteilungsübergreifende, digitale Austausch von Dokumenten über das DMS prozessübergreifende Transparenz.

Zusammenfassung: Gründe für ein papierloses Büro 

  • Arbeitseinsparung
  • Effizienzsteigerung
  • Umweltschutz
  • Finanzielle Einsparungen
  • Platzersparnis und
  • Erleichterte Auffindbarkeit von Dokumenten.

So sprechen viele Argumente für die Einführung einer DMS-Software und die Umstellung auf ein papierloses Büro. Nur die Einführung selbst stellt Unternehmen nicht selten vor Schwierigkeiten.

Change Management bei der Umstellung 

Schließlich stellt die Umstellung von einem analogen auf ein papierloses Büro auch für die Mitarbeiter eine einschneidende Veränderung dar. Um diese Umstellung möglichst reibungslos zu gestalten, bedarf es einem strategischen Change Management. Elementar ist, dass Mitarbeiter möglichst früh in das Vorhaben eingeweiht werden und einen aktiven Part bei der Umstellung spielen. So erkennen sie den Mehrwert der papierlosen Büros für die eigene Arbeit und empfinden es nicht als auferlegte Zwangsmaßnahme. Strikte Top-Down-Ansätze erhöhen hingegen das Risiko für eine Ablehnung seitens der Belegschaft.

Papierloses Büro mit der CRM-Software

Damit das papierlose Büro im eigenen Betrieb zur Realität werden kann, wird eine IT-Landschaft benötigt, welche auf allen Ebenen eine digitale Kommunikation unterstützt. Eine CRM-Software mit integriertem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist hier ein guter Startpunkt. Über die Verknüpfung von DMS und CRM lassen sich beispielsweise Rechnungen binnen weniger Klicks erstellen und über eine E-Mail-Schnittstelle an den Kunden schicken.

ERP und DMS 

Grundsätzlich gilt, dass sich das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware immer erst dann entfaltet, wenn sie vollumfänglich in die bestehende IT-Infrastruktur des Betriebes eingegliedert ist. Dazu bedarf es Schnittstellen und Anbindungen. Neben dem CRM sollte auch eine Schnittstelle zwischen ERP und DMS hergestellt werden. Als Herzstück der unternehmenseigenen IT ist der ERP-Software ein besonders hoher Stellenwert zuzusprechen.

5 Funktionen für das papierlose Arbeiten 

An dieser Stelle wollen wir nun einmal einen Blick auf einige, wichtige Funktionen einer CRM-Software werfen, welche Unternehmen das papierlose Arbeiten ermöglichen bzw. sie dabei unterstützen. Ein besonderer Schwerpunkt soll dabei auf die Relevanz einer Verknüpfung von CRM, ERP und DMS gelegt werden.

1. Ordnerstruktur und Suchfunktionen 

Durch die Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems lassen sich alle Dokumente in einer vordefinierten Ordnerstruktur an zentrale Stelle speichern. Über in das System integrierte Suchfunktionen lassen sich dann einzelne Dokumente deutlich schneller auffinden. Dazu wird jedes einzelne Dokument vom System mit entsprechenden Metadaten versehen. Auch haben Mitarbeiter über das System die Möglichkeit, mittels einer Volltextsuche nach Inhalten zu filtern.

2. Revisionssichere Ablage 

Zudem hilft das DMS Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Insbesondere Speicher- und Löschfristen stehen hier im Vordergrund. Über entsprechende Automatisierungen kann zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass alle im System verwalteten Daten und Dokumente rechtskonform gehalten werden. Fordert ein Kunde die Löschung bestimmter Daten über das CRM-System an, lässt sich dies über eine Schnittstelle binnen weniger Klicks vornehmen.

3. Versionierung 

Über eine softwareseitige Versionierung wird sichergestellt, dass jeweils nur eine einzige valide Ausführung eines Dokumentes zur Verfügung steht und von Mitarbeitern bearbeitet wird. Gleichsam bleibt jede, auch durch andere Kollegen vollzogene Änderung für alle Mitarbeiter nachvollziehbar. Es wird somit auf den ersten Blick ersichtlich, welcher Mitarbeiter wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat.

4. Optical Character Recognition (OCR)

Über eine sogenannte Texterkennungssoftware lassen sich analoge Dokumente vollumfänglich digitalisieren. Anders als bei einem einfachen Scan entsteht dabei nicht nur ein Abbild des Dokumentes. Stattdessen wird auch der Inhalt des Dokumentes während des Digitalisierungsprozesses ausgelesen, sodass im System ein vollwertiges, digitales Dokument entsteht, welches sich wiederum mit Metadaten versehen, indexieren und über eine Volltextsuche auffinden lässt.

5. Rechtevergabe 

Zu guter Letzt benötigt nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente. All dies lässt sich innerhalb des Systems über eine Rollen- und Rechtevergabe steuern. So haben Mitarbeiter mit Gast-Zugängen beispielsweise deutlich restriktivere Rechte als Administratoren. Auf diese Seite wird softwareseitig sichergestellt, dass datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Gleichsam schaffen entsprechende Restriktionen auch einen Vorteil in puncto Nutzerfreundlichkeit, da nur die benötigten Funktionen auf dem Interface zur Verfügung stehen.

Umsetzung des papierlosen Büros

Doch wie können Unternehmen das papierlose Büro nun zur Realität im eigenen Betrieb werden lassen? Wie können Betriebe dafür sorgen, dass das papierlose Arbeiten von der Belegschaft angenommen und fester Bestandteil der eigenen Unternehmenskultur wird? Dazu bedarf es eines strukturierten Planes, welcher von Beginn an die eigene Belegschaft mit in den Prozess einbezieht. Die folgenden Schritte sollen Unternehmen als Leitfaden bei der Umsetzung des digitalen Arbeitens bzw. papierlosen Büros im eigenen Betrieb dienen.

1. Projektplan erstellen 

Zunächst gilt es, einen Projektplan zu erstellen. Dazu muss zunächst eine IST-Analyse durchgeführt werden. Im Rahmen dieser wird festgestellt, wie es derzeitig um die betriebseigenen Prozesse steht und wo zum Zeitpunkt der Analyse noch analog gearbeitet wird. Auf Grundlage der IST-Analyse lassen sich dann konkrete Ziele formulieren und ein Projektplan ableiten.

2. Die Belegschaft ins Boot holen 

Dann gilt es, die eigene Belegschaft mit ins Boot zu holen. Dies sollte bereits bei der Projektplanung geschehen. Wichtig ist, dass Mitarbeiter frühzeitig verstehen, warum der Bedarf zur Umstellung besteht und wie auch sie von der Umstellung zum papierloses Büro profitieren werden. Dies bekräftigt den Wunsch nach Veränderung in der Belegschaft und sorgt letztlich dafür, dass alle im Betrieb am selben Strang ziehen.

3. Wahl der Hard- und Software 

Im Anschluss können sich Unternehmen auf der Suche geeigneter Hard- und Software begeben. Jedes Unternehmen zeichnet sich letztlich durch individuelle Prozesse aus und verfügt somit auch über eigene Anforderungen an eine geeignete Software. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal stellt die Wahl des Lizenzmodells dar. Während viele Betriebe Cloud-Lösungen bevorzugen, schwören andere nach wie vor auf On-Premises Systeme. Wichtig ist außerdem, im Rahmen des Auswahlprozesses auf Schnittstellen zu achten. Schließlich muss sich die DMS-Software auch an bestehende CRM- und ERP-Lösungen anbinden lassen.

4. Ordnerstruktur definieren

Zahlreiche DMS-Lösungen verfügen über eine vordefinierte Ordnerstruktur, welche jedoch zunächst an den eigenen Betrieb angepasst werden muss. Dazu muss zunächst ein Plan aufgestellt werden. Die Umsetzung der neuen Ordnerstruktur sollte für alle beteiligten Akteure transparent und logisch nachvollziehbar gestaltet werden.

5. Regeln für den Umgang mit Dokumenten 

Schließlich müssen konkrete Handlungsanweisungen in Bezug auf die Dokumentenhandhabung definiert werden. Diese beginnen bei der Benennung von Dokumenten und reichen bis hin zur Dokumentenveränderung oder -weiterleitung. Wichtig ist, dass diese Regeln auf unternehmensebene zu einer allgemeinen Maxime erhoben werden. Auch muss deren Einhaltung regelmäßig geprüft werden.

Fazit: Papierloses Büro mit CRM und DMS

Das papierlose Büro bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Um es auch im eigenen Betrieb zur Realität werden zu lassen, bedarf es mehr als nur eines entsprechenden Scanners. Vielmehr handelt es sich um ein großes Unterfangen, welches weitreichenden Einfluss auf das gesamte Unternehmen mit all seinen Prozessen und seiner Kultur nimmt. Wichtig ist daher, dass die Führungsebene sowohl mit gutem Beispiel vorangeht, als auch die Belegschaft möglichst früh in den Change-Prozess miteinbezieht.

Die richtige Software finden 

Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass das richtige System für die eigenen Zwecke ausgewählt wird. Wichtig ist, dass das DMS alle betriebseigenen Dokumentenmanagementprozesse softwareseitig abbilden kann. Auch sollte auf die Kompatibilität mit anderen Systemen, wie beispielsweise CRM und ERP, geachtet werden.

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